ERA Group Catholic Charities of Denver milhões de dólares à sua missão

O cliente

Catholic Charities of Denver , alimentação, moradia, educação, aconselhamento, assistência de emergência e serviços essenciais às pessoas do norte do Colorado.

Como uma das maiores das 167 filiais da Catholic Charities nos Estados Unidos, o trabalho Catholic Charities of Denverconcentra-se em uma ampla gama de áreas de atuação, incluindo moradia acessível, education infantil, bem como serviços de abrigo, assistência a mulheres, idosos, famílias, parentes, paróquias, comunidades e aconselhamento.

No último ano, a CCD atendeu mais de 53.000 pessoas, ofereceu mais de 125.000 noites de abrigo e serviu 400.000 refeições. A organização opera com um orçamento anual de US$ 60 milhões e cerca de 600 funcionários.

O Desafio

A falta de recursos internos centralizados de mão de obra e procurement externa impediu a CCD de ampliar seus serviços, consolidar fornecedores, aumentar a eficiência — e economizar dinheiro.

O ministério de habitação da CCD (Archdiocesan Housing Inc. (“AHI”)) é responsável por aproximadamente metade de todos os serviços que a organização oferece anualmente. A AHI conta com 30 propriedades, totalizando 1.700 unidades que atendem about . about residentes. A gestão das instalações é uma das principais despesas do ministério e envolve muitos recursos internos, incluindo técnicos de manutenção, zeladores, guardas, pessoal de limpeza e outros. A organização também contrata várias centenas de prestadores de serviços externos para serviços de manutenção relacionados às propriedades.

Como muitas organizações sem fins lucrativos, a CCD opera sem uma procurement centralizada procurement que analise toda a organização e identifique onde a economia de escala, a consolidação de fornecedores e o poder de compra poderiam ser aproveitados para economizar dinheiro e aumentar a eficiência e a qualidade dos serviços. CFO Vottiero, sabia que Catholic Charities of Denver com essa função, mas percebeu que talvez fosse necessário recorrer a alguém de fora da organização.

A solução

A ERA criou um modelo híbrido de gestão de instalações internas para supervisionar fornecedores e mão de obra interna, mantendo padrões de serviço rigorosos.

No final de 2020, a Vottiero contratou ERA Group. A missão ERA Groupconsistia em analisar o conjunto dos gastos da agência e criar diferentes fluxos de trabalho que permitissem à CCD avaliar seus gastos em diversas áreas, sendo a habitação a principal delas.

“Contar com a participação de uma empresa especializada como a ERA, que trouxe independent e uma independent imparcial, nos permitiu avaliar como os gastos estavam sendo feitos e onde estávamos perdendo oportunidades — algo que nunca teríamos conseguido fazer sozinhos.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

ERA Group reduzir os gastos com fornecedores externos era apenas parte da oportunidade. Além de elaborar um plano para gerenciar melhor os fornecedores, eles decidiram analisar a força de trabalho interna da CCD para obter um impacto real.

A CCD estava totalmente empenhada em tratar bem seus funcionários, por isso a terceirização nunca foi uma opção. Além disso, a empresa insistia que o altíssimo nível de serviço a que seus residentes estavam acostumados precisava ser mantido.

A ERA elaborou um modelo híbrido para a organização — um “projeto de instalações integradas” — pelo qual a utilização dos funcionários seria maximizada em toda a agência e a gestão de fornecedores seria centralizada em um gestor de instalações integradas (IFM) terceirizado. Nenhum funcionário seria demitido ou transferido.

À medida que ocorrerem rotativas de pessoal, o IFM, em coordenação com o CCD, avaliará a função e determinará se tal cargo precisa ser substituído ou simplesmente complementado com horas de serviço prestadas pelo IFM. Esse plano de longo prazo honrou todos os compromissos da organização para com os funcionários, ao mesmo tempo em que permitiu um modelo muito mais eficiente e econômico ao longo do tempo.

A ERA ajudou a recrutar o gerente de instalações integrado ideal para lidar com todas as operações de manutenção diárias, tanto com funcionários quanto com fornecedores, e para gerenciar projetos de despesas de capital.

“Trata-se de um savings em constante evolução, pois temos um componente dinâmico — as pessoas — que estamos tentando reajustar para que possamos começar a alcançar algumas dessas savings mais significativas. A ERA tem abordado isso de uma maneira única. Estamos vendo como é possível obter ganhos de eficiência, bem como como o reposicionamento das responsabilidades de cargo e a capacidade de analisar todas as propriedades e entidades de negócios podem reformular o panorama. Eu nunca tinha conseguido fazer isso antes.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

A CCD está posicionada para alcançar o máximo de eficiência e uma economia de mais de 30% ao ano apenas no Ministério da Habitação, o que a levou a solicitar à ERA que amplie sua atuação em toda a organização.

A pedido de Vottiero, a ERA criou um programa abrangente para atuar em todos os ministérios com o objetivo de gerar savings eficiência financeira.

“Se não administrarmos com prudência o que nos é dado, além de desperdiçarmos dinheiro, recursos e energia, estaremos indo contra o que fomos chamados a fazer, que é pegar o que nos é dado e utilizá-lo com a máxima eficiência.” — Phil Vottiero, CFO Catholic Charities of Denver

Cada dólar economizado pela CCD permite que a organização ajude mais pessoas necessitadas em todas as suas iniciativas. Somente com o projeto de instalações integradas, Catholic Charities of Denver projetada a economizar mais de US$ 30 milhões ao longo de 10 anos.

savings anual total: US$ 1.116.000

• IFM: US$ 620.000
• Manutenção/reparos: US$ 116.000
• Serviços de alimentação: US$ 103.600
• Telecomunicações: US$ 93.600
• Gestão de resíduos: US$ 56.700
• Material de escritório e de limpeza: US$ 54.000
• Energia/serviços públicos: US$ 30.700
• Tecnologia da informação: US$ 30.000
• Impressão e material promocional: US$ 11.400

“A ERA é uma parceira, não uma fornecedora. Não consigo enfatizar isso o suficiente. Todos nós já trabalhamos com muitos consultores e prestadores de serviços ao longo da vida, e há muitos que acabam criando mais trabalho do que resolvendo. O que a ERA fez desde o início foi criar um modelo fácil de seguir, que não sobrecarregasse nenhum indivíduo ou área e nos permitisse avançar em uma ampla gama de projetos. A ERA nos proporcionou uma grande oportunidade de levar adiante nossa missão, aproveitando os recursos que nos foram concedidos e permitindo-nos redirecionar savings programas adicionais de alto impacto.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver