ERA Group ajuda Catholic Charities of Denver reinvestir milhões na missão

O Cliente

Catholic Charities of Denver A instituição abriga, alimenta, abriga, educa, aconselha e fornece assistência emergencial e serviços essenciais para pessoas no norte do Colorado. Como uma das maiores das 167 filiais da Catholic Charities nos Estados Unidos, Catholic Charities of Denver O trabalho da [nome da organização] concentra-se em um amplo espectro de ministérios, incluindo habitação acessível e educação infantil. education Além de abrigo, serviços para mulheres, idosos, famílias, parentes, paróquias, comunidades e aconselhamento.

Ao longo do último ano, a CCD atendeu mais de 53.000 pessoas, ofereceu mais de 125.000 pernoites em abrigos e serviu 400.000 refeições. A organização opera com um orçamento anual de 60 milhões de dólares e cerca de 600 funcionários.

O Desafio

A falta de recursos humanos internos centralizados e externos procurement As práticas impediram a CCD de expandir seus serviços, consolidar fornecedores, aumentar a eficiência e economizar dinheiro.

O ministério de habitação da CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – “AHI”) é responsável por aproximadamente metade de todos os serviços oferecidos pela organização anualmente. A AHI inclui 30 propriedades com 1.700 unidades, atendendo cerca de 3.500 moradores. A gestão das instalações é uma das despesas fundamentais de todo o ministério e emprega muitos recursos internos, incluindo técnicos de manutenção, zeladores, faxineiros, pessoal de limpeza e outros. A organização também contrata centenas de fornecedores externos para serviços de manutenção relacionados às propriedades.

Assim como muitas organizações sem fins lucrativos , a CCD opera sem uma estrutura centralizada. procurement Função que analisa a organização como um todo e identifica onde escala, consolidação de fornecedores e poder de compra podem ser utilizados para economizar dinheiro e aumentar a eficiência e a qualidade dos serviços. CFO Phil Vottiero sabia Catholic Charities of Denver se beneficiaria de tal função, mas ele percebeu que talvez fosse necessário trazê-la de fora da organização.

A solução

A ERA criou um modelo híbrido de gestão de instalações internas para supervisionar fornecedores e mão de obra interna, mantendo padrões de serviço rigorosos.

No final de 2020, Vottiero trouxe ERA Group . ERA Group A tarefa de [nome da pessoa] era analisar a totalidade dos gastos da agência e criar diferentes fluxos de trabalho que permitissem ao CCD avaliar seus gastos em diversas áreas, com destaque para a habitação.

“Ter um especialista como a ERA que entre em cena e seja isso independent “Essa análise independente nos permitiu examinar como os gastos estavam sendo feitos e onde estávamos perdendo oportunidades – algo que nunca teríamos conseguido sozinhos”, afirma Phil Votterio.

ERA Group Ao perceberem que reduzir os gastos com fornecedores terceirizados era apenas parte da oportunidade, eles decidiram, além de elaborar um plano para melhor gerenciar esses fornecedores, analisar a força de trabalho interna da CCD para gerar um impacto real.

A CCD estava totalmente comprometida em tratar bem seus funcionários, portanto, terceirizar os serviços nunca foi uma opção. Além disso, a empresa insistiu que o alto nível de serviço ao qual seus moradores estavam acostumados precisava ser mantido.

A ERA concebeu um modelo híbrido para a organização — um “projeto de instalações integradas” — em que a utilização dos funcionários seria maximizada em toda a agência e a gestão de fornecedores seria centralizada em uma empresa terceirizada de gestão integrada de instalações (IFM). Nenhum funcionário seria demitido ou realocado.

À medida que a rotatividade de pessoal ocorre, o IFM (Gerente Integrado de Gestão) – em coordenação com o CCD (Centro de Desenvolvimento de Carreira) – avaliará a posição e determinará se tal função precisa ser substituída ou simplesmente complementada com horas de serviço prestadas pelo IFM. Este plano de longo prazo honrou todos os compromissos da organização com a equipe, ao mesmo tempo que permitiu um modelo muito mais eficiente e econômico ao longo do tempo.

A ERA ajudou a recrutar o gerente de instalações integrado ideal para lidar com todas as operações de manutenção diárias, tanto com funcionários quanto com fornecedores, e para gerenciar projetos de investimento de capital.

“É um programa de economia em constante evolução, porque temos um componente dinâmico — as pessoas — que estamos tentando recalibrar para que possamos começar a alcançar algumas dessas economias maiores”, diz Vottiero. “A ERA tem analisado isso de uma maneira única. Estamos vendo como é possível obter um ganho de eficiência, bem como como o reposicionamento das responsabilidades de trabalho e a capacidade de analisar propriedades e entidades comerciais em diferentes áreas podem reformular o cenário. Eu nunca tinha conseguido fazer isso antes.”

O resultado

A CCD está em posição de alcançar a máxima eficiência e uma economia de mais de 30% ao ano somente em seu ministério da habitação, o que a levou a solicitar à ERA que expanda sua atuação por toda a organização.

A pedido de Vottiero, a ERA criou um programa abrangente para atuar em todos os ministérios, visando gerar economia e eficiência financeira.

“Se não administrarmos com prudência o que nos é dado, além de desperdiçarmos dinheiro, recursos e energia, estaremos indo contra o que somos chamados a fazer, que é pegar o que nos é dado e utilizá-lo com a máxima eficiência”, diz Vottiero.

Cada dólar economizado pela CCD permite que ela auxilie mais pessoas necessitadas em todos os seus ministérios. Somente por meio do projeto de instalações integradas, Catholic Charities of Denver está em posição de economizar mais de 30 milhões de dólares ao longo de 10 anos.

“A ERA é uma parceira, não uma fornecedora”, diz Vottiero. “Não posso enfatizar isso o suficiente. Todos nós já trabalhamos com muitos consultores e empreiteiros, e muitos deles criam mais trabalho do que resolvem. O que a ERA fez desde o início foi criar um modelo fácil de seguir, que não sobrecarregasse nenhum indivíduo ou área em particular e nos permitisse avançar em uma ampla gama de projetos.”

“O ERA nos proporcionou uma enorme oportunidade de avançar em nossa missão, permitindo-nos utilizar os recursos que nos foram concedidos e reinvestir as economias em programas adicionais de alto impacto.”

"Se não administrarmos com prudência o que nos é dado, evitando o desperdício de dinheiro, recursos e energia, estaremos indo contra o que somos chamados a fazer, que é pegar o que nos é dado e utilizá-lo com a máxima eficiência." [Phil Votterio] CFO de Catholic Charities of Denver ]