ERA Group Proporciona uma economia de 16,8% para um refeitório comunitário no nordeste.

O cliente

Uma cozinha comunitária sem fins lucrativos dedicada a alimentar pessoas em situação de insegurança alimentar. Também oferece programas que promovem a autossuficiência e melhoram a qualidade de vida.

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Além de servir refeições, a organização oferece treinamento profissional que prepara pessoas desempregadas para carreiras no setor alimentício. Como muitas organizações sem fins lucrativos, ela opera com recursos limitados e depende muito de doações. Controlar os custos operacionais — principalmente os custos com alimentos — é fundamental para garantir que cada dólar seja utilizado da melhor forma possível para apoiar sua missão.

O desafio

Cinco anos antes de ERA Group Com o envolvimento da [empresa/organização], o refeitório comunitário deixou de ter um relacionamento com um distribuidor que seria considerado particularmente vantajoso do ponto de vista de baixo custo. Em vez disso, a organização começou a comprar de um novo fornecedor que, inicialmente, parecia oferecer preços mais baixos. A mudança pareceu benéfica a princípio. O vendedor ofereceu preços introdutórios mais baixos para garantir o negócio. No entanto, sem as proteções de preço normalmente oferecidas pela [empresa/organização], esses preços aumentaram gradualmente ao longo do tempo.

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Quando a ERA analisou a conta, a organização estava pagando aproximadamente 16,8% a mais por produtos alimentícios do que pagaria sob o acordo anterior. Para uma organização sem fins lucrativos que opera com recursos limitados, esses custos adicionais reduziram diretamente sua capacidade de servir refeições e apoiar a comunidade.

A solução

A ERA realizou uma revisão abrangente dos gastos com serviços de alimentação do refeitório comunitário e conduziu um processo competitivo de RFP (Solicitação de Propostas) para avaliar as opções de fornecedores.

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Em vez de simplesmente negociar preços mais baixos, a ERA concentrou-se em criar uma estrutura que protegesse a organização sem fins lucrativos de futuros aumentos de preços. A equipe trabalhou com organizações de compras em grupo (GPOs, na sigla em inglês) conhecidas por manterem a disciplina de preços e impedirem que os distribuidores aumentassem as margens de lucro após a assinatura dos contratos.

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Por fim, o cliente optou por manter o distribuidor existente, adicionando uma parceria com um Grupo de Compras (GPO). Isso proporcionou preços negociados e mecanismos de controle que limitaram a capacidade dos representantes de vendas de ajustar as margens ao longo do tempo. Isso garantiu que a organização sem fins lucrativos se beneficiasse de preços competitivos não apenas imediatamente, mas também no futuro, mesmo após o término do contrato com a ERA.

O resultado

O refeitório comunitário alcançou uma economia de 16,8% nos custos com serviços de alimentação anualmente. Igualmente importante, a nova estrutura proporciona estabilidade de preços a longo prazo. O modelo de GPO (Organização de Compras em Grupo) impede que os distribuidores aumentem gradualmente as margens de lucro e protege a organização sem fins lucrativos do tipo de alterações incrementais de preços que anteriormente inflacionavam os custos.

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Com preços mais baixos e controles de preços mais rigorosos, o refeitório comunitário consegue aproveitar melhor as contribuições dos doadores, permitindo que a organização sirva mais refeições e apoie mais pessoas na comunidade que atende.

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