Vzdelávanie bez kompromisov: Ako Chisholm Institute ušetril 2,25 milióna dolárov s ERA Group

Sektor odborného vzdelávania a prípravy v Austrálii, vrátane Chisholm , čelí závažným finančným ťažkostiam. Pokles príjmov zo zahraničných študentov a neistota v oblasti vládneho financovania vyvolali naliehavú potrebu riešení v oblasti riadenia nákladov.

Inštitút napríklad zápasil s rastúcimi nákladmi na energie a telekomunikácie, ktoré pohltili značnú časť jeho rozpočtu.

Zároveň však rástli prevádzkové náklady. Od energií cez reprografické služby a čistiace prostriedky až po telekomunikácie – každodenné náklady na prevádzku viacerých kampusov narúšali finančnú stabilitu.

Predstavenstvo stanovilo jasný cieľ: posilniť finančnú sebestačnosť. Novovymenovaný CFO potreboval okamžite získať istotu a odborné znalosti potrebné na preskúmanie výdavkov vo všetkých kategóriách, na čo interné tímy nemali dostatok času ani kapacít.

Vtedy sa Chisholm na ERA Group.

Náklady, ktoré sú skryté na očiach

Nepriame náklady Chisholmboli rozdelené do deviatich kategórií – elektrická energia, telekomunikácie, priemyselné plyny, čistiace prostriedky, uniformy a osobné ochranné prostriedky, reprografické služby, kancelárske potreby, správa dokumentov a cestovné náklady.

Na prvý pohľad sa zdalo, že je všetko pod kontrolou. Bez systematického porovnávania však nezrovnalosti v cenách dodávateľov, nesúrodé zmluvy a neefektívnosť technologických platforiem viedli k tomu, že skryté nadmerné výdavky vyčerpávali rozpočty.

Úloha mala dve časti:

• Dosiahnite rýchle a výrazné úspory nákladov.
• Posilniť procesy a zmluvy s dodávateľmi s cieľom chrániť kvalitu služieb a zabezpečiť kontinuitu podnikania.

Premeniť poznatky na činy

Tím ERA Grouppod vedením hlavného konzultanta Tima Woodsa vykonal komplexnú analýzu hlavných nákladových kategórií, čím preukázal svoj dôkladný prístup a odborné znalosti v oblasti riadenia nákladov.

Údaje a porovnávacia analýza: Ceny dodávateľov a zmluvné podmienky boli porovnané s trhovými referenčnými hodnotami, čím sa odhalili nedostatky a nezrovnalosti.

Technológie a procesy: ERA identifikovala zastarané systémy a platformy, ktoré obmedzovali transparentnosť a dodržiavanie predpisov.

Racionalizácia dodávateľov: Zjednodušili sme zmluvy, zredukovali počet dodávateľov a prerokovali podmienky s cieľom zvýšiť konkurencieschopnosť a kvalitu.

Spoločenská zodpovednosť podnikov a kontinuita: V citlivých kategóriách, ako sú uniformy a osobné ochranné prostriedky, spoločnosť ERA zabezpečila súlad s inštitucionálnymi normami a zároveň dosiahla výhodnejšie podmienky.

Obzvlášť zložitú úlohu predstavovala oblasť telekomunikácií a verejných služieb. Roztrieštené staré zmluvy platné pre viaceré areály spôsobovali, že náklady boli neprehľadné a ťažko zvládnuteľné. Spoločnosť ERA zjednotila zmluvy, zaviedla prehľadnejšie štruktúry a vyjednala výhodnejšie podmienky. Výsledkom boli nielen finančné úspory, ale aj zjednodušenie riadenia pre CFO tím zodpovedný za obstarávanie.

Spoločnosť ERA počas celého projektu zabezpečovala prevádzkové prechody. Vďaka tomu, že priamo riadila spoluprácu s dodávateľmi a odovzdávanie zmlúv, projekt si vyžiadal len minimálnu účasť vedenia a zamestnancov Chisholm– čo bolo kľúčovým faktorom pre zachovanie zamerania na poskytovanie vzdelávania. Kľúčovú úlohu v tomto procese zohrali CFO tím zodpovedný za obstarávanie, ktorí poskytovali cenné postrehy a spätnú väzbu.

Spoločnosť ERA dosiahla v deviatich kategóriách priemernú úsporu vo výške viac ako 30 %, čo zodpovedá ročnej úspore vo výške 2,25 milióna dolárov.

Rozpis výsledkov obsahoval:

• V niektorých kategóriách môžete ušetriť až 55 %.
• V ostatných prípadoch boli výsledky skromnejšie, ale významné – dosiahli 15 %.
• Celkovo pevnejšia a udržateľnejšia nákladová štruktúra, overená počas 24 mesiacov prostredníctvom monitorovania agentúrou ERA.

„Podarilo sa nám tiež zaviesť lepšie procesy, zvýšiť kvalitu dodávok, vylepšiť zmluvy s dodávateľmi a modernizovať technologické platformy takmer vo všetkých výdavkových kategóriách. To všetko sa podarilo s minimálnou časovou náročnosťou pre vedenie a zamestnancov, čo im celý proces výrazne uľahčilo.“ — Tim Woods, hlavný konzultant, ERA Group

Riešenia spoločnosti ERA priniesli nielen podstatné úspory, ale aj niečo menej hmatateľné, avšak rovnako cenné: istotu. CFO predstavenstvo teraz mali istotu, že náklady sú prehľadné, pod kontrolou a strategicky riadené, čo ich zbavilo bremena finančnej neistoty a poskytlo im pocit istoty.

Dlhodobá hodnota: istota, nielen úspory

Neustála úloha spoločnosti ERA svedčí o našom záväzku voči finančnej stabilite Chisholm. Prostredníctvom monitorovania výkonnosti dodávateľov, overovania úspor a podávania správ vedeniu spoločnosť ERA zabezpečuje, že Chisholm finančnú stabilitu aj napriek vonkajším neistotám, čím poskytuje pocit istoty a buduje dôveru v budúcnosť inštitútu.

Tento projekt zároveň umožnil vrcholovému vedeniu sústrediť sa na hlavnú úlohu Chisholm– poskytovanie kvalitného vzdelávania – namiesto toho, aby sa zaoberalo kontrolou nákladov, čo prinieslo pocit úľavy a istoty ohľadom budúcnosti inštitútu.

Táto transformácia má:

• Väčšia finančná nezávislosť.
• Zvýšená transparentnosť dodávateľov a dodržiavanie predpisov.
• Zjednodušené postupy a znížená administratívna záťaž.
• Zabezpečili sme kvalitu služieb a zároveň dosiahli výrazné úspory.

„Okrem úspor v dolároch je najvýznamnejšou výhodou istota – vedomie, že náklady sú prehľadné, pod kontrolou a strategicky riadené.“ — vedenie Chisholm

Investovanie do vzdelávania prostredníctvom kontroly nákladov

Pre Chisholm partnerstvo s ERA dokázalo, že úspory nákladov a kvalita vzdelávania môžu ísť ruka v ruke. Strategickým riešením nepriamych nákladov spoločnosť ERA dosiahla ročné úspory v hodnote miliónov a zároveň posilnila procesy z dlhodobého hľadiska.

Vďaka úsporám vo výške 2,25 milióna dolárov, priemernému zníženiu nákladov o viac ako 30 % a väčšej dôvere vo vedenie môže inštitút teraz venovať viac prostriedkov svojim študentom a svojmu poslaniu.

Pre vedúcich pracovníkov v oblasti vzdelávania, ktorí čelia podobným tlakom, je ponaučenie jasné: v každej organizácii sa skrývajú príležitosti. ERA ich vyhľadáva, zabezpečuje a stará sa o to, aby boli trvalé.