Všetky prípadové štúdie
Zlepšenie postupov pri služobných cestách zamestnancov viedlo k úspore 150 000 dolárov
Spoločnosť
Zlepšenie postupov pri služobných cestách zamestnancov viedlo k úspore 150 000 dolárov
Situácia
Náš klient je veľmi známou spoločnosťou a má pobočky po celom Novom Zélande. V rámci výkonu svojej činnosti museli zamestnanci často cestovať, pričom konkrétne osoby, ktoré mali cestovať, boli známe až tesne pred dátumom odchodu. Okrem toho sa vyskytovali aj pravidelné služobné cesty. V dôsledku zaužívaných postupov pri cestovaní sa rezervácie uskutočňovali pomerne tesne pred dátumom odchodu.
V dôsledku toho sa platili vyššie cestovné a niektoré opatrenia bolo potrebné upraviť, aby sa ľudia dostali tam, kam potrebovali. Cestovné postupy sa síce monitorovali, avšak vzhľadom na nedostatočnú podpornú infraštruktúru nebolo možné cestovné postupy a pravidlá riadne uplatňovať.
Ubytovanie sa takisto stalo improvizovaným, pričom cestujúci sa ubytovávali tam, kde sa im zapáčilo, pretože konkrétne požiadavky neboli dostatočne špecifikované voči uvedeným preferovaným dodávateľom.
Riešenie
Analýza spoločnosti ERA potvrdila cestovné vzorce v organizácii a poukázala na rôzne oblasti v procesoch, ktoré spôsobovali problémy. Výsledkom série stretnutí s kľúčovými cestujúcimi a vrcholovým vedením bolo zdokumentovanie flexibilných požiadaviek používateľov.
Oslovili sme vybraných dodávateľov, aby predložili svoje riešenia, a vybrali sme spoločnosť na správu služieb cestovania (TMC), ktorá najlepšie preukázala svoju schopnosť splniť tieto požiadavky.
Cestovné smernice boli prehodnotené v spolupráci s agentúrou TMC a online systém rezervácie ciest bol prispôsobený tak, aby vyhovoval daným požiadavkám. Vďaka tomu bolo možné zabezpečiť už známe rezervácie na podujatia, pričom údaje o cestujúcich boli potvrdené neskôr.
Postupy schvaľovania služobných ciest prešli zásadnou revíziou s cieľom zjednodušiť celý proces a umožniť využiť niektoré dlhé dodacie lehoty. Bola vytvorená databáza poskytovateľov ubytovania, ktorá zohľadňuje špecifické požiadavky.
„Výsledkom bolo zníženie výdavkov o viac ako 150 000 dolárov ročne, čo predstavovalo 13-percentné zníženie.“
