El verdadero coste de la inacción: cuando «más adelante» se convierte, sin que nos demos cuenta, en «nunca»

Las organizaciones eficientes no esperan demasiado para abordar las ineficiencias y mejorar los procesos, explica Ronald Batenburg en su blog especializado.

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¿Conoces esa sensación de darle una y otra vez una patada a una lata para que no se te acerque? Ese tema importante que tienes que abordar, pero al que nunca llegas porque siempre surge algo más que también es importante, o incluso más importante. Es decir, lo vas posponiendo. Una cuestión de establecer prioridades. Por supuesto.

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En el ajetreo del día a día, es habitual que los temas importantes se dejen para más adelante. Sabes que hay que cambiar algunas cosas para trabajar de forma más eficiente y ahorrar costes, pero falta tiempo o no se percibe la urgencia. Este fenómeno se conoce como el «coste de la inacción», es decir, el coste de no tomar medidas.

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El «coste de la inacción» abarca todos los costes ocultos, tanto medibles como no medibles directamente, que surgen cuando se posponen las decisiones o las mejoras. Estos pueden ser costes concretos, como el ahorro perdido, pero también costes indirectos, como la disminución de la moral de los empleados o las oportunidades perdidas. Su carácter oculto hace que muchas empresas subestimen su impacto o, sencillamente, no le den la prioridad suficiente.

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Pero, ¿en qué consisten realmente estos costes? ¿Y por qué la demora puede salir tan cara en un contexto empresarial?

¿Por qué la procrastinación sale tan cara?

Por ejemplo, en la optimización de costes, la decisión de no hacer nada suele ser la opción más cara. Los contratos con los proveedores se renuevan automáticamente, los aumentos de precios se acumulan y las facturas no se revisan a fondo. Este perjuicio financiero no deja de crecer sin que nadie se dé cuenta. Para cuando se toman medidas, a veces ya se han perdido entre miles y millones de euros en posibles ahorros.

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Muchas organizaciones citan tres motivos habituales para posponer la toma de medidas:

• «Estamos muy ocupados». Es comprensible, pero los ahorros que se posponen son beneficios que se dejan de obtener.
• «No es un gasto importante». Sin embargo, pequeñas fugas en entre 10 y 15 partidas de gastos diferentes pueden, en conjunto, generar pérdidas enormes.
• «No queremos deteriorar la relación con nuestros proveedores». A menudo no es necesario cambiar de proveedor, sino que se trata más bien de conseguir mejores condiciones contractuales, transparencia y responsabilidad.
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Consecuencias concretas del aplazamiento

Un ejemplo práctico ilustra el impacto. Un cliente potencial con una facturación anual de 150 millones de euros, con el que llevo meses en conversaciones, tiene un gasto anual de 7,5 millones de euros en una de sus categorías de costes. Para esta categoría específica, el potencial de ahorro medio es del 12 %, tal y como demuestran varios casos recientes. Esto supone, por tanto, 900 000 € anuales en costes que pueden recortarse sin pérdida de calidad. Año tras año. No comprando menos, sino mediante procesos de compra más eficientes y mejores condiciones contractuales.

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Esta situación ya existía mucho antes de que me reuniera por primera vez con la empresa. Llevaban más de dos años dando largas al asunto y, a nivel interno, se debatía si contratar a un comprador o recurrir a ayuda externa. En este caso, el «coste de la inacción» ya ascendía a más de dos millones de euros.

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Se trata, por tanto, de beneficios que se pierden por no tomar la decisión de hacer algo al respecto. Y eso que el margen de beneficio de este cliente es precisamente del 3,9 %. La decisión de abordar la optimización aumentaría, por tanto, los beneficios en un 15 %. Al fin y al cabo, la reducción de los costes en la cuenta de pérdidas y ganancias repercute directamente en los beneficios, ya que estos son el resultado de los ingresos menos los costes.

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¿Qué se puede hacer para evitar el «coste de la inacción»?

1. Analiza tus gastos: haz un análisis de los gastos de los últimos 12 meses. ¿Hay categorías que no se hayan revisado desde hace años? Esas son las que debes abordar en primer lugar.

2. Solicita una opinión independiente: a veces, el personal interno está demasiado involucrado en el tema como para detectar las ineficiencias. Una auditoría externa puede aportar nuevas perspectivas.

3. Empieza poco a poco, piensa a lo grande: las mejoras no siempre tienen por qué ser radicales. A veces, pequeños ajustes en los procesos y los contratos dan lugar a mejoras considerables.

4. Reunirse y comunicar el impacto: cuantifica los costes de la inacción para generar apoyo dentro de la organización. Cuando todos comprenden lo que cuesta el retraso, surge la urgencia.

5. Fomenta el sentido de la responsabilidad: designa a personas claramente responsables que se aseguren de que los planes de ahorro y mejora se lleven a cabo de verdad.

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El futuro empieza hoy

El mensaje de «Cost of Inaction» es claro: las organizaciones eficientes no esperan demasiado para abordar las ineficiencias y mejorar los procesos. La procrastinación es un enemigo silencioso de la rentabilidad y el crecimiento. Al final, ese «más adelante» se convierte, sin que nos demos cuenta, en un «nunca». Al controlar los costes de forma proactiva y ahorrar siempre que sea posible, se crea espacio para la innovación, el crecimiento y la satisfacción de los empleados.

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Más vale empezar a optimizar hoy mismo que lamentarse mañana por las oportunidades perdidas. ¿Qué lata vas a dar un empujón?

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