Cuando se trata de reducir gastos, adoptar una mentalidad diferente podría dar lugar a resultados distintos.
Si nos preguntáramos: «¿Qué haría yo si fuera el dueño de la empresa?», seguramente se nos ocurrirían todo tipo de respuestas, ideas y proyectos posibles, no solo para nosotros mismos, sino para todos los directivos y ejecutivos de la empresa. Un enfoque general para poner en práctica esta mentalidad podría consistir en considerar dos estrategias:
1. Adopta la «mentalidad de empresario»
2. Crear una «torre de control central de gastos»
1. Adopta la mentalidad de un empresario
Los empleados de toda la organización pueden adoptar una mentalidad de empresario para controlar los gastos y generar un impacto inmediato y eficaz.
Esta mentalidad implica evaluar constantemente el Ahorros total Ahorros que se esconde detrás de cada categoría de gastos y preguntarse continuamente: «¿Por qué hacemos siempre lo que hacemos?», «¿Qué haría yo si fuera el propietario o el inversor de este negocio?».
Para inculcar la mentalidad de empresario, el director general debe ser considerado el líder del cambio en la empresa, responsable de impulsar un replanteamiento radical del modelo operativo, liderando tanto con el ejemplo como con las palabras, y llevando a cabo una serie de medidas operativas que demuestren su compromiso con la transformación de toda la organización.
Ejemplos:
– Participar activamente en las reuniones de revisión del equipo sobre Reducción de costes contribuir a agilizar la toma de decisiones.
– Inculcar el principio de que todo contrato debe evaluarse desde la perspectiva de un inversor-propietario.
– Definir y acordar los objetivos con los directivos y las partes interesadas, y recibir incentivos para alcanzarlos.
– Reevaluar las necesidades y volver a estimar la demanda.
– Revisar los pedidos pendientes y reabrir las negociaciones de todos los contratos vigentes.
– Informar a la organización sobre el avance de la transformación y reiterar con frecuencia el compromiso personal con el programa.
2. Crear una «torre de control de costes»
Una «torre de control de costes» es un método centralizado para gestionar los gastos indirectos o «no esenciales». Es aquí donde la mentalidad debe pasar de«voy a gastar hasta el último céntimo de mi presupuesto»a«no dispongo de presupuesto y solo gastaré cuando sea imprescindible».
Los directivos de la empresa podrían, por ejemplo, utilizar la «Torre de control de gastos» para supervisar el avance de sus iniciativas de la siguiente manera:
– Optimiza la base de datos de proveedores y pregúntate: «¿Por qué siguen existiendo los proveedores históricos?», y céntrate en aquellos que puedan considerarse «socios» en el contexto actual.
– Suspender todos los gastos «por si acaso» y los gastos «superfluos», como la adquisición de nueva tecnología, los viajes promocionales y de participación, los costes de marketing y patrocinio, y la contratación de pólizas de seguro con mayor cobertura, etc.
– Racionalizar los gastos que «siempre hemos tenido», como los gastos de representación de empleados y directivos, los teléfonos móviles a cargo de la empresa o los vehículos de la empresa.
– Analizar para eliminar, renegociar o evaluar si todos los proveedores considerados «necesarios» —como Servicios profesionales, suscripciones, consultores, formadores, etc.— resultan realmente útiles.
– Haz que Optimización de costes sea Optimización de costes prioridad para todo el equipo administrativo.
Según nuestra experiencia, la implantación de una «torre de control de gastos» suele generar Ahorros entre el 15 % y el 30 % en gastos indirectos durante los primeros meses tras su puesta en marcha.
Un ejemplo práctico
Colaboramos con JCDecaux, una empresa del sector publicitario que cuenta con una flota de cientos de vehículos de empresa para uso personal, que los empleados utilizan para desplazarse y mantener las numerosas marquesinas de autobús situadas en centros comerciales y otros espacios públicos. Mediante la optimización de las políticas, la renegociación de los contratos con los proveedores y la evaluación de las necesidades específicas, la iniciativa de racionalización de la flota de vehículos dio lugar a una Reducción de costes anual sostenida Reducción de costes 16 % y a la implantación de indicadores clave de rendimiento (KPI) para ayudar a supervisar y mantener estas mejoras.
