Las obligaciones fiduciarias de la ley ERISA, en el punto de mira en los planes de prestaciones voluntarios
La Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974 (ERISA) está plenamente consolidada, al igual que las responsabilidades fiduciarias que impone. Los promotores de los planes están obligados a actuar en el mejor interés de los participantes y beneficiarios. Lo que sí es nuevo, sin embargo, es la creciente oleada de litigios relacionados con la ERISA que se centran en los planes de prestaciones voluntarios.
Schlichter Bogard LLC (Schlichter) ha presentado recientemente demandas colectivas en virtud de la ley ERISA contra varias grandes empresas, así como contra sus corredores y consultores de prestaciones para empleados y seguros médicos. Estas demandas alegan incumplimientos del deber fiduciario en relación con las ofertas de prestaciones voluntarias, incluidos los seguros de accidentes, enfermedades graves e indemnización por hospitalización.
¿En qué casos se rigen las prestaciones voluntarias por la ley ERISA?
Los litigios recientes ponen de manifiesto un mayor escrutinio en torno a si los programas de prestaciones voluntarias realmente cumplen los requisitos para quedar exentos de la ley ERISA. En las demandas colectivas del caso Schlichter, los demandantes alegan que determinados empleadores no cumplieron los requisitos de la cláusula de salvaguardia del Departamento de Trabajo (DOL), lo que provocó que dichos planes fueran tratados como planes de prestaciones sociales para empleados regulados por la ley ERISA, sujetos a obligaciones fiduciarias. En general, los planes de prestaciones voluntarias no se consideran planes cubiertos por la ERISA si cumplen los cuatro criterios establecidos en la disposición de puerto seguro del DOL:
- La empresa no contribuye al pago de las primas
- El empleador no recibe ninguna compensación, salvo el reembolso razonable de los gastos administrativos
- La participación es totalmente voluntaria para los empleados
- La empresa no respalda el programa más allá de facilitar las deducciones de nómina y permitir que las aseguradoras o los corredores informen sobre la oferta
El incumplimiento de cualquiera de estas condiciones podría dar lugar a que el plan quede sujeto a la ley ERISA, con las responsabilidades fiduciarias y los posibles riesgos de responsabilidad civil que ello conlleva.
Ejemplos de avales de empleadores —y posibles consecuencias—
Ciertas actuaciones del empleador pueden interpretarse como un «respaldo», lo que puede poner en peligro la exención de un plan voluntario de la ley ERISA:
- La inclusión de prestaciones voluntarias en materiales que llevan la marca de la empresa (por ejemplo, guías de prestaciones con el nombre y el logotipo de la empresa) puede dar a entender que la empresa ha organizado, negociado o respaldado el programa
- Promover una póliza colectiva como parte del paquete global de remuneración y prestaciones durante el periodo de inscripción abierta puede interpretarse como un respaldo
- Ofrecer una gama limitada de prestaciones dentro de una plataforma de inscripción estructurada puede dar la impresión de que la empresa las ha seleccionado y respalda
- Permitir a los empleados pagar prestaciones voluntarias antes de impuestos a través de un plan de cafetería también puede considerarse, según la Comisión de Valores y Bolsa (
), un respaldo.
Si se determina que existe un respaldo, el plan podría quedar sujeto a la ley ERISA, lo que daría lugar a responsabilidades fiduciarias y a una posible responsabilidad civil.
Por qué los empleadores y los corredores pueden considerarse fiduciarios
Los demandantes en litigios recientes sostienen que los empleadores —y, en algunos casos, sus intermediarios— actúan como fiduciarios debido a sus funciones en la supervisión y administración de los planes. Entre las principales alegaciones se incluyen:
- Los empleadores ejercen una facultad discrecional sobre la administración del plan, lo que les impone la obligación de actuar con prudencia y en el mejor interés de los participantes
- Los empleadores tienen la responsabilidad de supervisar la remuneración de los proveedores de servicios y garantizar que sus honorarios sean razonables
- Se espera que las empresas evalúen las primas, las aseguradoras, el historial de siniestros, las comisiones y el valor global del programa en comparación con los parámetros de referencia del mercado
- En algunos casos, las comisiones de los corredores habrían superado las indemnizaciones pagadas en virtud de las pólizas
- Los planes voluntarios financiados íntegramente por los empleados no se sometieron a un análisis adecuado en cuanto a su rentabilidad o competitividad
- Las empresas no supervisaron ni negociaron aspectos clave como la selección de aseguradoras, las comisiones y los índices de siniestralidad
Aspectos que deben tener en cuenta los empleadores a la hora de gestionar las prestaciones voluntarias
Para mitigar los riesgos y reforzar la gobernanza, las empresas deberían tener en cuenta lo siguiente:
- Creación de un comité consultivo interno para revisar la oferta de prestaciones voluntarias y verificar que se ajusta a los requisitos de exención de responsabilidad del Departamento de Trabajo (DOL)
- Implantar procesos formales para supervisar el rendimiento de los planes, incluyendo la remuneración de los intermediarios, las estructuras de comisiones y los índices de siniestralidad
- Llevar a cabo un exhaustivo proceso de diligencia debida de los proveedores, que incluya la solidez financiera de las aseguradoras, su historial de pago de siniestros y su capacidad de prestación de servicios
- Garantizar la total transparencia en todas las formas de remuneración de los intermediarios y proveedores, incluidas las comisiones y los pagos indirectos
- Comparativa periódicamente Comparativa con las alternativas del mercado para evaluar la competitividad y el valor para los empleados
- Mantener una documentación clara de los procesos de toma de decisiones para demostrar prudencia y control
- Redactar comunicaciones para los empleados de forma neutral y con cuidado para evitar cualquier respaldo involuntario
- Formación de los equipos de recursos humanos y prestaciones sobre las implicaciones de la ley ERISA y las responsabilidades fiduciarias
- Garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable, incluidas la ley ERISA (si procede), la ley COBRA y la Ley de Asistencia Asequible, así como revisar y actualizar periódicamente las descripciones resumidas del plan (SPD)
- Mantener una cobertura adecuada de seguro de responsabilidad civil por malversación, cuando proceda, para garantizar el cumplimiento de la ley ERISA
- Armonizar las prestaciones voluntarias con la estrategia general de prestaciones para evitar duplicidades o lagunas en la cobertura
Conclusión principal
A medida que la jurisprudencia sigue evolucionando, las empresas deben adoptar un enfoque proactivo a la hora de evaluar cómo se estructuran, comunican y regulan las prestaciones voluntarias. Lo que históricamente se ha considerado una oferta de bajo riesgo, sufragada por los empleados, está siendo ahora objeto de un mayor escrutinio, lo que hace que una supervisión rigurosa, una documentación adecuada y la transparencia sean más importantes que nunca.
Quiénes somos autor
Marlys Schmitt es una socia consultora con amplia experiencia de ERA Group Minnesota. En su faceta de asesora y defensora, su objetivo es establecer relaciones sólidas y ofrecer soluciones integrales de contención de costes a sus CFO , entre los que se encuentran directores generales y CFO . Durante su trayectoria en ERA Group, Schmitt ha dirigido revisiones de gastos por valor de más de 20 millones de dólares y ha completado más de 100 proyectos para clientes.
