Dzięki Grupie ERA, organizacja Catholic Charities of Denver odzyskała miliony, które mogła przeznaczyć bezpośrednio na swoją działalność misyjną

Klient

Catholic Charities of Denver Zapewnia schronienie, wyżywienie, zakwaterowanie, edukację, doradztwo oraz zapewnia pomoc doraźną i niezbędne usługi mieszkańcom północnego Kolorado. Jako jeden z największych oddziałów organizacji charytatywnej Catholic Charities w Stanach Zjednoczonych, Catholic Charities of Denver Praca koncentruje się na szerokim spektrum ministerstw, w tym na mieszkalnictwie socjalnym, wczesnym dzieciństwie Edukacja ; a także usługi schroniskowe, dla kobiet, seniorów, rodzin, krewnych, parafian, społeczności i poradnictwa.

W ciągu ostatniego roku CCD udzieliło pomocy ponad 53 000 osób, zapewniło ponad 125 000 noclegów i wydało 400 000 posiłków. Organizacja dysponuje rocznym budżetem w wysokości 60 milionów dolarów i zatrudnia około 600 pracowników.

Wyzwanie

Brak scentralizowanych wewnętrznych zasobów pracy i zasobów zewnętrznych Zakupy / Zaopatrzenie praktyki te uniemożliwiały CCD skalowanie usług, konsolidację dostawców, zwiększenie wydajności — i oszczędzanie pieniędzy.

Posługa mieszkaniowa CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI”)) odpowiada za około połowę wszystkich usług oferowanych przez organizację każdego roku. AHI obejmuje 30 nieruchomości z 1700 lokalami, obsługując około 3500 mieszkańców. Zarządzanie obiektami jest jednym z głównych kosztów w posłudze i angażuje wiele zasobów wewnętrznych, w tym techników utrzymania ruchu, sprzątaczy, woźnych, sprzątaczek i innych. Organizacja współpracuje również z kilkuset zewnętrznymi dostawcami usług w zakresie konserwacji nieruchomości.

Podobnie jak wiele organizacji non-profit , CCD działa bez scentralizowanej struktury Zakupy / Zaopatrzenie funkcja obejmująca całą organizację i określająca, gdzie można wykorzystać skalę, konsolidację dostawców i siłę nabywczą, aby zaoszczędzić pieniądze, zwiększyć wydajność i jakość usług. CFO Phil Vottiero wiedział Catholic Charities of Denver skorzystałby na takiej funkcji, ale zdał sobie sprawę, że może trzeba będzie powierzyć ją komuś spoza organizacji.

Rozwiązanie

ERA stworzyła hybrydowy model wewnętrznego zarządzania obiektami, aby nadzorować dostawców i pracowników, przy jednoczesnym zachowaniu rygorystycznych standardów świadczenia usług.

Pod koniec 2020 roku Vottiero sprowadził ERA Group . ERA Group Zadaniem CCD było przyjrzenie się całości wydatków agencji i stworzenie różnych przepływów pracy, które umożliwiłyby CCD ocenę wydatków w wielu obszarach, przede wszystkim w obszarze mieszkalnictwa.

„Przybycie eksperta takiego jak ERA i bycie tym, kim Niezależny „Z tego punktu widzenia ta odrębna analiza pozwoliła nam przyjrzeć się sposobowi wydawania pieniędzy i temu, gdzie traciliśmy szanse — czego nigdy nie bylibyśmy w stanie osiągnąć, działając samodzielnie” — mówi Phil Votterio.

ERA Group Zdecydowali, że ograniczenie wydatków na dostawców zewnętrznych to tylko część możliwości. Oprócz opracowania planu lepszego zarządzania dostawcami, zdecydowali się zbadać wewnętrzną siłę roboczą CCD, aby wywrzeć realny wpływ.

CCD w pełni angażowało się w rzetelne traktowanie pracowników, dlatego zlecenie usług podmiotowi zewnętrznemu nigdy nie wchodziło w grę. Firma stanowczo domagała się utrzymania bardzo wysokiego poziomu usług, do którego przywykli jej mieszkańcy.

ERA opracowała hybrydowy model dla organizacji – „zintegrowany projekt obiektów” – w którym maksymalizowano wykorzystanie pracowników w całej agencji, a zarządzanie dostawcami było scentralizowane w zewnętrznym, zintegrowanym menedżerze obiektów („IFM”). Żaden pracownik nie zostałby zwolniony ani przeniesiony.

W miarę rotacji kadr – IFM, we współpracy z CCD, oceni stanowisko i ustali, czy dane stanowisko wymaga zastąpienia, czy też po prostu uzupełnienia godzinami pracy zapewnionymi przez IFM. Ten długofalowy plan uwzględniał wszystkie zobowiązania organizacji wobec pracowników, umożliwiając jednocześnie znacznie bardziej wydajny i opłacalny model w dłuższej perspektywie.

ERA pomogła nam w rekrutacji odpowiedniego menedżera ds. zintegrowanych obiektów, który zająłby się wszystkimi codziennymi operacjami konserwacyjnymi, zarówno pracownikami, jak i dostawcami, a także zarządzałby projektami wydatków kapitałowych.

„To ewolucja oszczędności program, ponieważ mamy dynamiczny komponent — ludzi — którego próbujemy skalibrować, abyśmy mogli zacząć osiągać niektóre z tych większych celów oszczędności „– mówi Vottiero. – ERA podchodzi do tego w wyjątkowy sposób. Widzimy, jak można zwiększyć wydajność, a także jak reorganizacja obowiązków służbowych i możliwość przeglądania danych z różnych nieruchomości i podmiotów gospodarczych może zmienić sytuację. Nigdy wcześniej nie byłem w stanie tego zrobić”.

Wynik

CCD jest w stanie osiągnąć maksymalną efektywność i ponad 30% oszczędności rocznie tylko w swoim ministerstwie mieszkalnictwa, co skłoniło firmę do zwrócenia się do ERA o rozszerzenie zasięgu działalności w całej organizacji.

Na prośbę Vottiero ERA stworzyła program parasolowy, który ma na celu współpracę wszystkich ministerstw w celu realizacji celów finansowych oszczędności i wydajności.

„Jeśli nie będziemy rozsądnie gospodarować tym, co nam dano, oprócz marnowania pieniędzy, zasobów i energii, to będziemy działać wbrew naszemu powołaniu, które polega na przyjmowaniu tego, co nam dano, i wykorzystywaniu tego z maksymalną wydajnością” – mówi Vottiero.

Każdy zaoszczędzony dolar CCD pozwala im pomagać większej liczbie potrzebujących w ramach swoich posług. Tylko dzięki zintegrowanemu projektowi obiektów, Catholic Charities of Denver jest w stanie zaoszczędzić ponad 30 milionów dolarów w ciągu 10 lat.

„ERA jest partnerem, a nie dostawcą” – mówi Vottiero. „Nie sposób tego wystarczająco podkreślić. Wszyscy pracowaliśmy w przeszłości z wieloma konsultantami i wykonawcami, a wielu z nich tworzy więcej pracy niż rozwiązuje. Od samego początku ERA dążyła do stworzenia modelu, który byłby łatwy do wdrożenia, nie obciążałby żadnej osoby ani obszaru i pozwalał nam realizować szeroki wachlarz projektów”.

„ERA zapewniła nam ogromną szansę na realizację naszej misji, wykorzystując powierzone nam zasoby i umożliwiając nam ponowne rozmieszczenie oszczędności „w dodatkowe programy o dużym wpływie”.

„Jeśli nie będziemy rozsądnie gospodarować tym, co nam dano, poza marnowaniem pieniędzy, zasobów i energii, działamy wbrew temu, do czego zostaliśmy powołani, czyli do brania tego, co nam dano, i wykorzystywania tego z maksymalną efektywnością”. [Phil Votterio, CFO z Catholic Charities of Denver ]