Dzięki Grupie ERA, organizacja Catholic Charities of Denver odzyskała miliony, które mogła przeznaczyć bezpośrednio na swoją działalność misyjną

Klient

Catholic Charities of Denver , wyżywienie, mieszkania, edukację, doradztwo oraz pomoc w sytuacjach kryzysowych i niezbędne usługi mieszkańcom północnej części Kolorado. Jako jeden z największych spośród 167 oddziałów Catholic Charities w całych Stanach Zjednoczonych, Catholic Charities of Denverkoncentruje się na szerokim spektrum działalności: obejmuje to zapewnienie przystępnych cenowo mieszkań; Edukacja wczesnoszkolną; a także schronisko, pomoc dla kobiet, seniorów, rodzin, krewnych, parafii, społeczności oraz usługi doradcze.

W ciągu ostatniego roku organizacja CCD pomogła ponad 53 000 osób, zapewniła ponad 125 000 noclegów oraz wydała 400 000 posiłków. Organizacja dysponuje rocznym budżetem w wysokości 60 milionów dolarów i zatrudnia około 600 pracowników.

Wyzwanie

Brak scentralizowanych wewnętrznych zasobów kadrowych oraz zewnętrznych Zakupy / Zaopatrzenie uniemożliwił firmie CCD rozszerzenie zakresu usług, konsolidację dostawców, zwiększenie wydajności – oraz oszczędności.

Dział mieszkaniowy CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – „AHI”) odpowiada za około połowę wszystkich usług świadczonych przez organizację każdego roku. AHI zarządza 30 nieruchomościami obejmującymi 1 700 lokali, O nas 500 osób. Zarządzanie obiektami stanowi jeden z głównych obszarów wydatków w ramach tego działu i wymaga zaangażowania wielu pracowników wewnętrznych, w tym techników konserwacyjnych, dozorców, sprzątaczy i innych. Organizacja współpracuje również z kilkuset zewnętrznymi dostawcami usług w zakresie konserwacji nieruchomości.

Podobnie jak wiele innych organizacji non-profit, CCD nie posiada scentralizowanego Zakupy / Zaopatrzenie , który miałby wgląd w całą działalność organizacji i mógłby wskazać obszary, w których można by wykorzystać efekt skali, konsolidację dostawców oraz siłę nabywczą w celu obniżenia kosztów oraz zwiększenia wydajności i jakości usług. CFO Vottiero zdawał sobie sprawę, że Catholic Charities of Denver korzyści z utworzenia takiego działu, ale doszedł do wniosku, że być może należałoby skorzystać z pomocy podmiotu spoza organizacji.

Rozwiązanie

ERA opracowała hybrydowy model zarządzania obiektami wewnętrznymi, który pozwala nadzorować dostawców i pracowników wewnętrznych przy jednoczesnym zachowaniu rygorystycznych standardów obsługi.

Pod koniec 2020 roku firma Vottiero nawiązała współpracę z ERA Group. Zadaniem ERA Group było przeanalizowanie całości wydatków agencji oraz opracowanie różnych procedur, które umożliwiłyby CCD ocenę wydatków w wielu obszarach, z których najważniejszym był sektor mieszkaniowy.

„Dzięki zaangażowaniu takiego eksperta jak firma ERA, który zapewnił nam Niezależny i obiektywną ocenę, mogliśmy przyjrzeć się sposobowi wydatkowania środków oraz zidentyfikować obszary, w których traciliśmy szanse – a tego nigdy nie udałoby nam się osiągnąć samodzielnie” – mówi Phil Votterio.

ERA Group ograniczenie wydatków na zewnętrznych dostawców to tylko część możliwości. Oprócz opracowania planu lepszego zarządzania dostawcami postanowiono przeanalizować wewnętrzną kadrę CCD, aby osiągnąć rzeczywisty efekt.

Firma CCD była w pełni zaangażowana w dbanie o dobro swoich pracowników, dlatego zlecanie zadań podmiotom zewnętrznym nigdy nie wchodziło w grę. Była również nieugięta w kwestii konieczności utrzymania bardzo wysokiego poziomu usług, do którego przyzwyczaili się jej mieszkańcy.

ERA opracowała dla organizacji model hybrydowy – tzw. „zintegrowany projekt zarządzania obiektami” – w ramach którego maksymalnie wykorzystano by potencjał pracowników w całej agencji, a zarządzanie dostawcami zostało scentralizowane i powierzone zewnętrznemu podmiotowi pełniącemu funkcję zintegrowanego zarządcy obiektów (IFM). Żaden z pracowników nie zostałby zwolniony ani nie straciłby stanowiska.

W przypadku odejścia pracownika – IFM – we współpracy z CCD – dokona oceny sytuacji i ustali, czy dane stanowisko wymaga obsadzenia nową osobą, czy też wystarczy je uzupełnić godzinami pracy zapewnionymi przez IFM. Ten długoterminowy plan uwzględniał wszystkie zobowiązania organizacji wobec pracowników, a jednocześnie z czasem umożliwił wdrożenie znacznie bardziej wydajnego i opłacalnego modelu działania.

Firma ERA pomogła w zatrudnieniu odpowiedniego kierownika ds. zarządzania obiektami, który zajmuje się wszystkimi bieżącymi zadaniami związanymi z konserwacją, współpracując zarówno z pracownikami, jak i dostawcami, a także zarządza projektami inwestycyjnymi.

„To Oszczędności , który nieustannie ewoluuje, ponieważ mamy do czynienia z dynamicznym elementem – ludźmi – których staramy się odpowiednio dostosować, abyśmy mogli zacząć osiągać większe Oszczędności” – mówi Vottiero. „ERA podchodzi do tego w wyjątkowy sposób. Widzimy, jak można zwiększyć wydajność, a także jak zmiana zakresu obowiązków oraz możliwość spojrzenia na całość nieruchomości i podmiotów biznesowych mogą zmienić obraz sytuacji. Nigdy wcześniej nie byłem w stanie tego zrobić”.

Wynik

CCD ma szansę osiągnąć maksymalną wydajność i oszczędności rzędu ponad 30% rocznie już w samym Ministerstwie Mieszkalnictwa, co skłoniło tę instytucję do zwrócenia się do ERA z prośbą o rozszerzenie zakresu działania na całą organizację.

Na prośbę Vottiero agencja ERA opracowała program ramowy, który ma być realizowany we wszystkich ministerstwach w celu osiągnięcia Oszczędności finansowych Oszczędności zwiększenia efektywności.

„Jeśli nie będziemy rozważnie gospodarować tym, co otrzymaliśmy, to nie tylko marnujemy pieniądze, zasoby i energię, ale także postępujemy wbrew temu, do czego zostaliśmy powołani, a mianowicie do tego, by wykorzystywać to, co otrzymaliśmy, z maksymalną wydajnością” – mówi Vottiero.

Każdy dolar zaoszczędzony przez CCD pozwala tej organizacji nieść pomoc większej liczbie osób potrzebujących w ramach prowadzonych przez nią działań. Tylko dzięki projektowi zintegrowanych obiektów Catholic Charities of Denver szansę zaoszczędzić ponad 30 milionów dolarów w ciągu 10 lat.

„ERA to partner, a nie dostawca” – mówi Vottiero. „Nie da się tego wystarczająco podkreślić. Wszyscy mieliśmy w swoim życiu do czynienia z wieloma konsultantami i wykonawcami, a jest ich więcej niż wystarczająco, którzy zamiast rozwiązywać problemy, generują jeszcze więcej pracy. ERA od samego początku stworzyła model, który był łatwy do zastosowania, nie obciążał żadnej konkretnej osoby ani działu i pozwolił nam realizować szeroki wachlarz projektów”.

„Program ERA dał nam ogromną szansę na realizację naszej misji poprzez wykorzystanie otrzymanych środków i umożliwienie nam przeznaczenia Oszczędności dodatkowe, przynoszące znaczące efekty działania”.

„Jeśli nie będziemy rozważnie gospodarować tym, co otrzymaliśmy, to nie tylko marnujemy pieniądze, zasoby i energię, ale także postępujemy wbrew temu, do czego zostaliśmy powołani, a mianowicie do tego, by to, co otrzymaliśmy, wykorzystywać z maksymalną wydajnością”. [Phil Votterio, CFO Catholic Charities of Denver]