As práticas de viagens dos funcionários melhoraram, com uma redução de US$ 150.000

A situação

Nosso cliente é uma empresa de grande visibilidade pública e possui escritórios em toda a Nova Zelândia. Para conduzir seus negócios, os funcionários precisavam viajar com frequência, e os nomes dos viajantes só eram conhecidos pouco antes da data da viagem. Além disso, havia compromissos de viagem regulares. As práticas de viagem que se desenvolveram resultaram em reservas sendo feitas relativamente perto da data da viagem.

Isso resultou no pagamento de tarifas mais altas, e algumas disposições tiveram que ser alteradas para que as pessoas pudessem chegar aos seus destinos. As práticas de viagem foram monitoradas, mas, como as redes de apoio eram inadequadas, os procedimentos e políticas de viagem não puderam ser devidamente implementados.

O alojamento também passou a ser improvisado, com os viajantes se hospedando onde bem entendessem, uma vez que os requisitos específicos não haviam sido devidamente comunicados aos fornecedores preferenciais indicados.

A solução

A análise da ERA confirmou os padrões de viagem da organização e destacou as diversas áreas dos processos que estavam causando os problemas. Uma série de reuniões com os principais viajantes e a alta administração resultou na documentação de requisitos de usuário robustos.

Os fornecedores selecionados foram convidados a apresentar suas soluções, e a empresa de gestão de viagens (TMC) que melhor demonstrou sua capacidade de atender a esses requisitos foi contratada.

As políticas de viagens foram revisadas em conjunto com a agência de viagens, e o sistema de reservas de viagens on-line foi adaptado para atender às necessidades. O resultado foi que as reservas já conhecidas para os eventos puderam ser garantidas, com os dados dos viajantes a serem confirmados posteriormente.

Os processos de aprovação de viagens foram reformulados para simplificar o procedimento e permitir que se aproveitasse alguns dos prazos de espera mais longos. Foi criada uma rede de fornecedores de hospedagem, capaz de atender às necessidades específicas.

"O resultado foi uma redução nas despesas superior a US$ 150.000 por ano, o que representou uma redução de 13%."