Att frigöra dolda värden: Hur Kostnadsoptimering hos leverantörer Kostnadsoptimering dig en konkurrensfördel

De ekonomiska motvindarna är verkliga – och de förvärras

Varje CFO COO detta känner igen känslan: marginaler som var hanterbara för arton månader sedan är nu under press från alla håll. Löneökningarna fortsätter att öka snabbare än produktivitetsvinsterna. Råvarupriserna är fortfarande höga och volatila. Energikostnaderna har skjutit i höjden. Kostnaderna för frakt, lagerhållning, försäkring och teknik stiger alla. Och nu, utöver allt detta, tillför osäkerheten kring tullar och handelspolitik ytterligare en riskfaktor till er leveranskedja.

Alla duktiga ledare vidtar åtgärder, men är de traditionella lösningarna – att höja priserna, minska personalstyrkan eller skjuta upp investeringar – verkligen värda de nackdelar de medför? Att höja priserna innebär en risk för kundbortfall på en konkurrensutsatt marknad. Omstruktureringar påverkar ofta arbetsmoralen negativt och leder till förlust av företagskunskap. Ändå förbiser de flesta ledningsgrupper en kraftfull och smidig åtgärd som ligger rätt framför ögonen på dem: deras befintliga leverantörsbas och driftsbudget.

Företag som optimerar leverantörskostnaderna nöjer sig inte med att bara skära ned på utgifterna – de fokuserar på den totala ägandekostnaden och värdeskapandet på lång sikt

Den blinda fläcken enligt Pareto-principen som de flesta ledningsgrupper missar

De flesta organisationer tillämpar strikta Inköp på de 20 % av leverantörerna som står för 80 % av de totala utgifterna – de strategiska leverantörerna. Viktiga råvaror, kapitalvaror och centrala serviceavtal hanteras av särskilda team, genom konkurrensutsatta upphandlingar och regelbundna avtalsöversyner.

Men de återstående 20 procenten av utgifterna – Inköp kallar ”tail spend” – visar en helt annan bild. Detta segment är vanligtvis fördelat på hundratals leverantörer och omfattar många kostnadskategorier, såsom MRO-förnödenheter, logistik, uniformer, telekom, försäkringar, avfallshantering, kontorskostnader osv. Leverantörerna inom dessa kategorier hanteras nästan alltid på ett bristfälligt sätt. Interna chefer hanterar dessa leverantörsrelationer som en bisyssla, benchmarking är knapphändiga och antagandet kvarstår att Besparingar helt enkelt inte är värd ansträngningen.

Den uppfattningen är felaktig – och kostsam. ERA Groupkunduppdrag inomBranscher Tillverkning, Hälso- och sjukvård, Finansiella tjänster och ideella organisationer visarBranscher att Besparingar på 10–30 % Besparingar uppnås inom kategorierna för ”tail spend”. Möjligheten är oberoende av företagets storlek och bransch, och Besparingar kan vara avgörande för verksamheten.

Varför även starka företag går miste om intäkter

Det vore lätt att tro att bristande resultat när det gäller leverantörskostnader är ett tecken på dålig ledning. I själva verket är hindren av strukturell karaktär – och de drabbar även de mest välfungerande organisationerna.

Internt har funktionschefer som ansvarar för kategorier av indirekta utgifter sällan någon djupgående expertis inom dessa marknader. En Inköp är skicklig på Inköp kan ha begränsad insikt i kostnadsdrivarna bakom logistikavtal eller telekomprissättning. Till detta kommer att insynen i de faktiska utgifterna ofta är ofullständig – företagskort döljer inköpsdata, fakturor behandlas utan strategisk granskning och få organisationer kan snabbt svara på frågan: ”Vad spenderade vi egentligen hos leverantör X över alla platser och kategorier förra året?”

På leverantörssidan är situationen lika tydlig. Leverantörerna är erfarna prissättningsspecialister. De segmenterar sina kunder, skyddar Marginal möjligt och utnyttjar informationsasymmetrin till sin fördel. Det är inte alla kunder som får samma pris. Paketlösningar döljer ofta de verkliga kostnaderna. Och även om det lägsta angivna priset är lätt att jämföra, är den totala ägandekostnaden – inklusive kvalitet, tillförlitlighet, bearbetningskostnader och omarbetningar – betydligt svårare att bedöma utan djupgående produktkunskap och resurser.

• Bekräftelsebias: Bekräftelsebias får team att anta att den nuvarande prissättningen är konkurrenskraftig, trots att den inte har jämförts med marknaden på flera år.
• Tröghet i leverantörsrelationer: Långvariga leverantörsrelationer är visserligen värdefulla, men kan bli kostsamma om de fortsätter utan regelbundna översyner, däribland en utvärdering av den totala ägandekostnaden.
• Begränsningar med inköpsorganisationer: Inköpsorganisationer erbjuder ett bra pris för den genomsnittliga kunden, men inte alltid det bästa möjliga priset för varje företags specifika behov – för att uppnå optimala priser krävs en skräddarsydd lösning.
• Brist på jämförelseunderlag: Utan externa jämförelsetal har företagen helt enkelt ingen aning om vad som anses vara ”bra” inom de flesta kostnadskategorierna.

Leverantörerna vet hur man kan sänka dina kostnader. Men de kommer inte att dela med sig av den informationen av sig själva, om inte rätt frågor ställs av rätt personer.

Argumenten för extern expertis

Det är här spelreglerna förändras. För att skapa lika villkor gentemot leverantörerna krävs tre saker som de flesta interna team inte utan vidare kan tillhandahålla: branschspecifik marknadsinformation, förhandlingskompetens inom dussintals utgiftskategorier samt tid att genomföra en noggrann och strukturerad process.

En erfaren extern rådgivare erbjuder alla dessa tre fördelar. Framför allt är de Oberoende leverantörerna – vilket innebär att deras enda mål är att
säkerställa ett bra resultat för er, inte att upprätthålla en affärsrelation med leverantören. Denna oberoende ställning förändrar dynamiken i varje förhandling. Leverantörerna vet att de har att göra med en motpart som förstår deras kostnadsstrukturer, har tillgång till externa jämförelsedata och kommer att utforma en konkurrensutsatt process som kräver verkligt bästa pris.

De mest framgångsrika samarbetena ger inte bara Besparingar. De skapar istället en modell som går att upprepa: utgifterna analyseras och kategoriseras, behoven definieras tydligt, antaganden valideras, marknaderna bearbetas strategiskt och resultaten följs upp mot en referensnivå. Besparingar – och säkerställs sedan genom kontinuerlig övervakning, avtalskontroller och resultatuppföljning som förhindrar den oundvikliga återgången till leverantörsfördelaktiga priser.

ERA Group dokumenterat denna process i kunduppdrag inom bland annat Tillverkning, Finansiella tjänster, Hälso- och sjukvård, ideella organisationer samt livsmedels- och dryckesbranschen. Resultaten uppgår genomgående till mellan 100 000 och över 5 miljoner dollar i årliga Besparingar uppdrag – och omfattar ofta operativa förbättringar som sträcker sig långt utöver det ursprungliga uppdraget.

Kostnaden för att vänta

För företag som brottas med dagens Marginal Kostnadsoptimering hos leverantörerna inte något långsiktigt projekt som kan skjutas upp till nästa kvartal. Varje månad som går utan en strukturerad granskning är en månad då onödiga kostnader rinner ut genom dörren. Besparingar där. Jämförelsedata finns. Metoden är beprövad.

Frågan är bara om det är just er organisation som kommer att ta tillvara på den – eller om ni låter era konkurrenter hinna före.

Är du redo att upptäcka ditt dolda värde?
ERA Group med företagsledare för att identifiera nya möjligheter till Besparingar ger resultat på resultaträkningen. Sedan 1992 har vi hjälpt tusentals kunder att uppnå förstklassiga resultat, förbättra den operativa effektiviteten och upprätthålla Besparingar sikt.

Vårt Globalt nätverk konsulter tillför mervärde till ert team genom djupgående produktkategorikunskap, benchmarking i realtid och expertis inom ett stort antal leverantörskategorier. Vår principBesparingar, ingen avgift” innebär att ni inte betalar något för våra tjänster om vi inte lyckas hitta Besparingar.

‍