Den ökande ERISA-risken inom frivilliga förmåner

ERISA:s förvaltningsskyldigheter granskas i frivilliga pensionsplaner

Lagen om tryggad pensionsinkomst för anställda från 1974 (ERISA) är väl etablerad, liksom de förvaltningsskyldigheter som den medför. Planansvariga är skyldiga att agera i deltagarnas och förmånstagarnas bästa intresse. Det som däremot är nytt är den växande vågen av ERISA-tvister som riktar sig mot frivilliga förmånsplaner.

Schlichter Bogard LLC (Schlichter) har nyligen väckt grupptalan enligt ERISA mot flera stora arbetsgivare, samt mot deras förmedlare och konsulter inom området förmåner och sjukförsäkring. I dessa stämningsansökningar hävdas att förvaltningsplikten har åsidosatts i samband med frivilliga förmåner, däribland olycksfallsförsäkring, försäkring mot allvarlig sjukdom och sjukhusersättningsförsäkring.

När omfattas frivilliga förmåner av ERISA?

De senaste rättsprocesserna belyser den ökade granskningen av huruvida frivilliga förmånsprogram verkligen uppfyller kraven för undantag från ERISA. I grupptalan i Schlichter-målet hävdar kärandena att vissa arbetsgivare inte har uppfyllt arbetsmarknadsdepartementets (DOL) krav på ”safe harbor”, vilket har lett till att dessa planer behandlas som ERISA-reglerade förmånsprogram för anställda (Employee Welfare Benefit Plans) som omfattas av förvaltningsskyldigheter. I allmänhet anses frivilliga förmånsprogram inte omfattas av ERISA om de uppfyller alla fyra kriterierna enligt DOL:s safe harbor-bestämmelse:

1. Arbetsgivaren betalar inte in några avgifter
2. Arbetsgivaren erhåller ingen ersättning utöver skälig ersättning för administrativa tjänster
3. Deltagandet är helt frivilligt för de anställda
4. Arbetsgivaren stöder inte programmet i någon annan utsträckning än att underlätta löneavdrag och tillåta försäkringsbolag eller försäkringsmäklare att informera om erbjudandet

Om något av dessa villkor inte uppfylls kan det leda till att planen omfattas av ERISA, med allt vad det innebär i form av förvaltningsansvar och potentiellt skadeståndsansvar.

Exempel på arbetsgivarens stöd – och möjliga konsekvenser

Vissa åtgärder från arbetsgivarens sida kan tolkas som ”stöd”, vilket kan äventyra ett frivilligt pensionsprograms undantag från ERISA:

• Om frivilliga förmåner tas med i material som bär arbetsgivarens varumärke (t.ex. förmånsguider med företagets namn och logotyp) kan det ge intryck av att arbetsgivaren har ordnat, förhandlat fram eller ställt sig bakom programmet
• Att lyfta fram en gruppförsäkring som en del av det övergripande ersättnings- och förmånerpaketet under den öppna anmälningsperioden kan uppfattas som ett stöd
• Att erbjuda ett begränsat utbud av förmåner inom en strukturerad anmälningsplattform kan ge intryck av att arbetsgivaren har gjort ett urval och rekommenderar dessa
• Att låta anställda betala för frivilliga förmåner före skatt genom ett cafeteria-system kan också betraktas som ett stöd
  

Om det fastställs att det föreligger ett stöd, kan planen omfattas av ERISA – vilket medför förvaltningsskyldigheter och eventuellt skadeståndsansvar.

Varför arbetsgivare och försäkringsmäklare kan betraktas som förvaltare

Kärandena i den aktuella rättstvisten hävdar att arbetsgivarna – och i vissa fall deras förmedlare – agerar som förvaltare med förtroendeuppdrag utifrån sina roller i tillsynen och förvaltningen av pensionsplanen. De viktigaste påståendena är bland annat:

• Arbetsgivarna har beslutanderätt när det gäller förvaltningen av pensionsplanen, vilket medför en skyldighet att agera med omsorg och i deltagarnas bästa intresse
• Arbetsgivare har ett ansvar att granska leverantörernas ersättning och se till att avgifterna är rimliga
• Arbetsgivarna förväntas jämföra premier, försäkringsbolag, skadehistorik, provisioner och programmets totala värde med marknadens riktmärken
• I vissa fall ska mäklarprovisionerna ha överstigit de ersättningar som betalats ut enligt försäkringarna
• Frivilliga pensionsplaner som helt finansieras av de anställda granskades inte tillräckligt med avseende på kostnadseffektivitet eller konkurrenskraft
• Arbetsgivarna underlät att övervaka och förhandla om viktiga aspekter såsom val av försäkringsbolag, provisioner och skadekvoter

Överväganden för arbetsgivare vid hantering av frivilliga förmåner

För att minska riskerna och stärka styrningen bör arbetsgivare överväga följande:

• Inrättande av en intern rådgivande kommitté med uppgift att granska utbudet av frivilliga förmåner och säkerställa att det överensstämmer med DOL:s safe harbor-krav
• Införande av formella processer för att övervaka planens resultat, inklusive mäklarers ersättning, avgiftsstrukturer och skadekvoter
• Genomföra en grundlig granskning av leverantörer, inklusive transportörens finansiella styrka, historik när det gäller skadereglering samt servicekapacitet
• Att säkerställa full insyn i alla former av ersättning till mäklare och leverantörer, inklusive provisioner och indirekta betalningar
• Regelbundet benchmarking med marknadsalternativ för att bedöma konkurrenskraften och värdet för de anställda
• Att föra tydlig dokumentation över beslutsprocesserna för att visa på försiktighet och tillsyn
• Att tillhandahålla neutral och noggrant formulerad personalinformation för att undvika oavsiktligt stöd
• Utbildning av personal- och förmånsavdelningar i frågor som rör ERISA och förvaltningsansvar
• Säkerställa efterlevnad av gällande bestämmelser, däribland ERISA (i förekommande fall), COBRA och Affordable Care Act, samt regelbundet granska och uppdatera sammanfattande planbeskrivningar (SPD)
• Att upprätthålla ett lämpligt försäkringsskydd mot förskingring, i tillämpliga fall, för att säkerställa efterlevnad av ERISA
• Anpassa de frivilliga förmånerna till den övergripande förmånsstrategin för att undvika dubbelarbete eller luckor i täckningen

Huvudbudskap

I takt med att rättspraxis fortsätter att utvecklas bör arbetsgivare agera proaktivt när det gäller att utvärdera hur frivilliga förmåner utformas, kommuniceras och regleras. Det som tidigare betraktats som ett lågriskalternativ där den anställde själv står för kostnaden granskas nu allt noggrannare – vilket gör att en gedigen uppföljning, dokumentation och öppenhet är viktigare än någonsin.

Om oss

Marlys Schmitt är en erfaren konsultpartner hos ERA Group Minnesota. I sin roll som rådgivare och förespråkare lägger hon tyngdpunkten på att bygga upp starka relationer och leverera heltäckande lösningar för kostnadsbesparingar till sina CFO , som består av VD:ar och CFO . Under sin tid hos ERA Group har Schmitt lett granskningar av utgifter på över 20 miljoner dollar och genomfört mer än 100 kundprojekt.

‍