Den stigande ERISA-risken i frivilliga förmåner

ERISA:s förvaltaruppgifter granskas i frivilliga förmånsplaner

Lagen om tryggad pensionsinkomst för anställda från 1974 (ERISA) är väl etablerad, liksom de förvaltningsansvar som den medför. Planens sponsorer är skyldiga att agera i deltagarnas och förmånstagarnas bästa intresse. Det som dock är nytt är en växande våg av ERISA-tvister inriktade på frivilliga förmånsplaner.

Schlichter Bogard LLC (Schlichter) har nyligen lämnat in grupptalan enligt ERISA mot flera stora arbetsgivare, såväl som deras förmedlare och konsulter inom personalförmåner och sjukförsäkring. Dessa stämningar påstår brott mot förtroendeplikt i samband med frivilliga förmånserbjudanden, inklusive olycksfalls-, allvarlig sjukdoms- och sjukhusförsäkring.

När faller frivilliga förmåner under ERISA?

Nyligen inträffade tvister belyser ökad granskning av huruvida frivilliga förmånsprogram verkligen kvalificerar för undantag från ERISA. I Schlichter-grupptalan hävdar kärandena att vissa arbetsgivare inte uppfyllde Department of Labor's (DOL) safe harbor-krav, vilket ledde till att dessa planer behandlades som ERISA-styrda anställdas välfärdsförmånsplaner, med förbehåll för förvaltningsskyldigheter. Generellt sett anses frivilliga förmånsplaner inte vara ERISA-täckta planer om de uppfyller alla fyra kriterierna enligt DOL:s safe harbor-bestämmelse:

1. Arbetsgivaren bidrar inte till premiebetalningarna
2. Arbetsgivaren får ingen annan ersättning än rimlig ersättning för administrativa tjänster.
3. Deltagande är helt frivilligt för anställda
4. Arbetsgivaren stöder inte programmet utöver att underlätta löneavdrag och tillåta försäkringsbolag eller mäklare att kommunicera erbjudandet.

Underlåtenhet att uppfylla något av dessa villkor kan leda till att planen blir föremål för ERISA, tillsammans med dess tillhörande förvaltningsansvar och potentiella ansvarsrisker.

Exempel på arbetsgivargodkännande – och potentiella konsekvenser

Vissa arbetsgivaråtgärder kan tolkas som "godkännande", vilket kan äventyra en frivillig plans undantag från ERISA:

• Att inkludera frivilliga förmåner i arbetsgivarmärkt material (t.ex. förmånsguider med företagets namn och logotyp) kan antyda att arbetsgivaren arrangerade, förhandlade fram eller godkände programmet.
• Att marknadsföra en grupppolicy som en del av det övergripande ersättnings- och förmånspaketet under öppen registrering kan ses som ett stöd
• Att erbjuda en begränsad meny med förmåner inom en strukturerad registreringsplattform kan skapa intryck av att arbetsgivare väljer och rekommenderar tjänster.
• Att tillåta anställda att betala för frivilliga förmåner före skatt genom en cafeteriaplan kan också vara
  anses godkännande

Om godkännande fastställs kan planen falla under ERISA – vilket utlöser förvaltningsansvar och potentiellt skadeståndsansvar.

Varför arbetsgivare och mäklare kan betraktas som förvaltare

Kärande i nyligen inledda rättstvister hävdar att arbetsgivare – och i vissa fall deras mäklare – fungerar som förvaltare baserat på deras roller i plantillsyn och administration. De viktigaste anklagelserna inkluderar:

• Arbetsgivare utövar diskretionär befogenhet över planadministrationen, vilket skapar en skyldighet att agera försiktigt och i deltagarnas bästa intresse.
• Arbetsgivare har ett ansvar att övervaka tjänsteleverantörers ersättning och säkerställa att avgifterna är rimliga.
• Arbetsgivare förväntas utvärdera premier, försäkringsbolag, skadeerfarenhet, provisioner och det totala programmets värde mot marknadsmässiga riktmärken.
• I vissa fall översteg påstådda mäklararvoden de utbetalda ersättningarna enligt försäkringarna.
• Frivilliga planer som helt finansieras av anställda granskades inte tillräckligt med avseende på kostnadseffektivitet eller konkurrenskraft.
• Arbetsgivarna misslyckades med att övervaka och förhandla fram viktiga delar som val av transportör, provisioner och skadekvoter.

Att tänka på för arbetsgivare vid administration av frivilliga förmåner

För att minska risker och stärka styrningen bör arbetsgivare överväga:

• Inrätta en intern rådgivande kommitté för att granska frivilliga förmånserbjudanden och bekräfta överensstämmelse med DOL:s safe harbor-krav
• Implementera formella processer för att övervaka planernas prestanda, inklusive mäklarers ersättning, avgiftsstrukturer och förlustkvoter
• Genomföra noggrann leverantörskontroll, inklusive transportörernas finansiella styrka, skadeutbetalningshistorik och servicekapacitet.
• Säkerställa full transparens i alla former av mäklar- och leverantörsersättningar, inklusive provisioner och indirekta betalningar
• Regelbundet benchmarking planer mot marknadsalternativ för att bedöma konkurrenskraft och medarbetarvärde
• Att upprätthålla tydlig dokumentation av beslutsprocesser för att visa försiktighet och tillsyn
• Tillhandahålla neutral, noggrant formulerad kommunikation med anställda för att undvika oavsiktlig rekommendation
• Utbilda HR- och förmånsteam om ERISA-konsekvenser och förvaltningsansvar
• Säkerställa efterlevnad av tillämpliga bestämmelser, inklusive ERISA (om tillämpligt), COBRA och Affordable Care Act, samt regelbundet granska och uppdatera sammanfattande planbeskrivningar (SPD)
• Upprätthålla lämplig täckning av trohetsgarantier, där så är tillämpligt, för att stödja efterlevnad av ERISA-kraven.
• Anpassa frivilliga förmåner till den bredare förmånsstrategin för att undvika dubbelarbete eller luckor i täckningen

Viktig slutsats

I takt med att rättstvister fortsätter att utvecklas bör arbetsgivare inta en proaktiv strategi för att utvärdera hur frivilliga förmåner struktureras, kommuniceras och styrs. Det som historiskt sett har behandlats som ett lågriskerbjudande som betalas av anställda granskas nu hårdare – vilket gör stark tillsyn, dokumentation och transparens viktigare än någonsin.

Om författaren

Marlys Schmitt är en erfaren konsultpartner på ERA Group i Minnesota. Som rådgivare och förespråkare fokuserar hon på att bygga starka relationer och leverera heltäckande lösningar för kostnadsbesparingar för sin VD och CFO klienter. Under hennes tid hos ERA Group Schmitt har lett granskningar av utgifter för över 20 miljoner dollar och slutfört över 100 kundprojekt.

‍