ERA Group unterstützt Catholic Charities of Denver bei der Rückführung von Millionenbeträgen in ihre Arbeit

Der Kunde

Catholic Charities of Denver Sie bietet Obdach, Nahrung, Unterkunft, Bildung, Beratung und leistet Nothilfe sowie wichtige Dienstleistungen für Menschen in Nord-Colorado. Als eine der größten der 167 Niederlassungen von Catholic Charities in den Vereinigten Staaten Catholic Charities of Denver Die Arbeit von [Name] konzentriert sich auf ein breites Spektrum an Aufgabenbereichen: darunter bezahlbarer Wohnraum; frühkindliche Betreuung Bildungswesen sowie Unterkünfte, Frauenhäuser, Senioreneinrichtungen, Familien-, Verwandtschafts-, Pfarrgemeinde-, Gemeinde- und Beratungsdienste.

Im vergangenen Jahr unterstützte CCD über 53.000 Menschen, bot über 125.000 Übernachtungsmöglichkeiten und stellte 400.000 Mahlzeiten bereit. Die Organisation verfügt über ein Jahresbudget von 60 Millionen US-Dollar und beschäftigt rund 600 Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Fehlende zentrale interne Personalressourcen und unzureichende externe Beschaffungspraktiken hinderten CCD daran, Dienstleistungen zu skalieren, Lieferanten zu konsolidieren, die Effizienz zu steigern und somit Kosten einzusparen.

Das Wohnungsbaureferat von CCD (Archdiocesan Housing, Inc („AHI“)) verantwortet etwa die Hälfte aller Dienstleistungen, die die Organisation jährlich anbietet. AHI umfasst 30 Immobilien mit 1.700 Wohneinheiten, die etwa 3.500 Bewohner versorgen. Das Facility Management gehört zu den zentralen Ausgaben im gesamten Bereich und setzt zahlreiche interne Ressourcen ein, darunter Wartungstechniker, Hausmeister, Reinigungskräfte, Haushälter und weitere. Die Organisation beauftragt zudem mehrere hundert externe Dienstleister für immobilienbezogene Wartungsdienstleistungen.

Wie viele gemeinnützige Organisationen arbeitet auch CCD ohne zentrale Steuerung. Beschaffung Eine Funktion, die das gesamte Unternehmen betrachtet und prüft, wo Skaleneffekte, die Konsolidierung von Anbietern und Einkaufsmacht genutzt werden können, um Kosten zu sparen und Effizienz und Service zu steigern. CFO Phil Vottiero wusste Catholic Charities of Denver würde von einer solchen Funktion profitieren, aber er erkannte, dass sie möglicherweise von außerhalb der Organisation kommen müsste.

Die Lösung

ERA hat ein hybrides internes Facility-Management-Modell etabliert, um externe Dienstleister und interne Mitarbeiter zu steuern und dabei strenge Servicestandards einzuhalten.

Ende 2020 brachte Vottiero ERA Group Die ERA Group Die Aufgabe bestand darin, die Gesamtausgaben der Behörde zu prüfen und verschiedene Arbeitsabläufe zu entwickeln, die es dem CCD ermöglichten, seine Ausgaben in vielen Bereichen zu bewerten, wobei der Wohnungsbau einer der wichtigsten war.

„Dass ein Experte wie ERA kommt und das kann, ist etwas Besonderes.“ Unabhängig „Diese separate Überprüfung ermöglichte es uns, einen Blick darauf zu werfen, wie die Ausgaben getätigt wurden und wo wir Chancen verpassten – etwas, das wir alleine niemals hätten erreichen können“, sagt Phil Votterio.

Die ERA Group stellte fest, dass die Reduzierung der Ausgaben für Drittanbieter nur einen Teil der Möglichkeiten darstellte. Um eine wirklich signifikante Wirkung zu erzielen, entschied man sich, zusätzlich zur Entwicklung eines Plans für ein besseres Partnermanagement auch die interne Belegschaft von CCD unter die Lupe zu nehmen.

Da CCD fest entschlossen war, seiner Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern gerecht zu werden, kam ein Outsourcing an Drittanbieter zu keinem Zeitpunkt infrage. Zudem bestand das Unternehmen darauf, dass das extrem hohe Serviceniveau, an das die Bewohner gewöhnt waren, unvermindert fortgeführt werden müsse.

ERA entwickelte für die Organisation ein Hybridmodell – ein „integriertes Facility Management Projekt“ –, wodurch die Auslastung der Mitarbeiter agenturweit maximiert und das Lieferantenmanagement bei einem externen integrierten Facility Manager („IFM“) zentralisiert würde. Es würden keine Mitarbeiter entlassen oder versetzt.

Bei Personalwechseln prüft das IFM in Abstimmung mit dem CCD die jeweilige Position und entscheidet, ob diese neu besetzt oder durch vom IFM geleistete Arbeitsstunden ergänzt werden muss. Dieser langfristige Plan berücksichtigt alle Verpflichtungen des Unternehmens gegenüber den Mitarbeitenden und ermöglicht gleichzeitig ein deutlich effizienteres und kostengünstigeres Modell.

ERA unterstützte bei der Rekrutierung eines geeigneten integrierten Facility Managers, der die gesamte operative Instandhaltung mit internen Mitarbeitern und externen Dienstleistern abwickelt und Investitionsprojekte steuert.

„Es ist ein sich entwickelnder Prozess.“ Einsparungen Das Programm, weil wir eine dynamische Komponente haben – die Menschen –, die wir neu ausrichten wollen, um einige dieser größeren Ziele zu erreichen. Einsparungen „ERA hat das auf eine ganz eigene Art und Weise betrachtet“, sagt Vottiero. „Wir sehen, wie sich Effizienzgewinne erzielen lassen und wie die Neuausrichtung von Aufgabenbereichen und die Betrachtung verschiedener Objekte und Geschäftseinheiten das Gesamtbild verändern können. Das war mir vorher nie möglich.“

Das Ergebnis

CCD wurde so aufgestellt, dass maximale Effizienzsteigerungen und jährliche Einsparungen von über 30 % allein im Bereich der sozialen Wohnprojekte realisiert werden können. Dies gab den Ausschlag für die Entscheidung, die Zusammenarbeit mit der ERA Group auf die gesamte Organisation auszuweiten.

Auf Wunsch von Phil Vottiero hat ERA ein Dachprogramm entwickelt, das über alle Fachbereiche (Ministries) hinweg arbeitet, um finanzielle Einsparungen und Synergieeffekte zu erzielen.

„Wenn wir das, was uns gegeben ist, nicht umsichtig verwalten und dabei nicht Geld, Ressourcen und Energie verschwenden, handeln wir entgegen unserer eigentlichen Aufgabe, nämlich das, was uns gegeben ist, bestmöglich zu nutzen“, sagt Vottiero.

Jeder Dollar, den CCD einspart, ermöglicht es der Organisation, mehr bedürftigen Menschen in ihren verschiedenen Hilfsprogrammen beizustehen. Allein durch das integrierte Gebäudeprojekt ist Catholic Charities of Denver in der Lage, über 10 Jahre hinweg mehr als $30 Millionen einzusparen.

„ERA ist ein Partner, kein Lieferant“, sagt Vottiero. „Das kann ich gar nicht genug betonen. Wir alle haben im Laufe der Zeit mit vielen Beratern und Auftragnehmern zusammengearbeitet, und viele von ihnen verursachen mehr Arbeit, als sie lösen. ERA hat von Anfang an ein Modell entwickelt, das leicht verständlich ist, niemanden überlastet und uns die Bearbeitung einer Vielzahl von Projekten ermöglicht.“

„ERA bot uns eine großartige Gelegenheit, unsere Mission voranzutreiben, indem es uns ermöglichte, die uns zur Verfügung gestellten Ressourcen neu einzusetzen.“ Einsparungen in zusätzliche wirkungsvolle Programmangebote.“

„Wenn wir das uns Anvertraute nicht umsichtig verwalten und dabei nicht nur Geld, Ressourcen und Energie verschwenden, handeln wir entgegen unserer eigentlichen Aufgabe, nämlich das Anvertraute bestmöglich zu nutzen.“ [Phil Votterio] CFO von Catholic Charities of Denver ]