ERA Group unterstützt Catholic Charities of Denver bei der Rückführung von Millionenbeträgen in ihre Arbeit

Der Kunde

Catholic Charities of Denver Menschen in Nord-Colorado Catholic Charities of Denver , Verpflegung, Wohnraum, Bildung, Beratung sowie Nothilfe und wichtige Dienstleistungen. Als einer der größten der 167 Ortsverbände von Catholic Charities in den Vereinigten Staaten konzentriert sich die Arbeit Catholic Charities of Denverauf ein breites Spektrum an Hilfsangeboten: Dazu gehören bezahlbarer Wohnraum, frühkindliche Bildungswesen sowie Unterkünfte, Frauen-, Senioren-, Familien-, Verwandtschafts-, Pfarr-, Gemeinde- und Beratungsdienste.

Im vergangenen Jahr unterstützte CCD über 53.000 Menschen, bot über 125.000 Übernachtungsmöglichkeiten und stellte 400.000 Mahlzeiten bereit. Die Organisation verfügt über ein Jahresbudget von 60 Millionen US-Dollar und beschäftigt rund 600 Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Fehlende zentrale interne Personalressourcen und unzureichende externe Beschaffungspraktiken hinderten CCD daran, Dienstleistungen zu skalieren, Lieferanten zu konsolidieren, die Effizienz zu steigern und somit Kosten einzusparen.

Das Wohnungsbaureferat von CCD (Archdiocesan Housing, Inc („AHI“)) verantwortet etwa die Hälfte aller Dienstleistungen, die die Organisation jährlich anbietet. AHI umfasst 30 Immobilien mit 1.700 Wohneinheiten, die etwa 3.500 Bewohner versorgen. Das Facility Management gehört zu den zentralen Ausgaben im gesamten Bereich und setzt zahlreiche interne Ressourcen ein, darunter Wartungstechniker, Hausmeister, Reinigungskräfte, Haushälter und weitere. Die Organisation beauftragt zudem mehrere hundert externe Dienstleister für immobilienbezogene Wartungsdienstleistungen.

Wie viele gemeinnützige Organisationen verfügt auch CCD nicht über eine zentrale Beschaffung , die den gesamten Organisationsbereich im Blick hat und erkennt, wo durch Skaleneffekte, Lieferantenkonsolidierung und Kaufkraft Einsparungen erzielt sowie die Effizienz und das Dienstleistungsangebot verbessert werden könnten. CFO Vottiero war sich bewusst, dass Catholic Charities of Denver von einer solchen Funktion profitieren Catholic Charities of Denver , erkannte jedoch, dass diese möglicherweise von außerhalb der Organisation kommen müsste.

Die Lösung

ERA hat ein hybrides internes Facility-Management-Modell etabliert, um externe Dienstleister und interne Mitarbeiter zu steuern und dabei strenge Servicestandards einzuhalten.

Ende 2020 beauftragte Vottiero ERA Group. Die Aufgabe ERA Group bestand darin, die gesamten Ausgaben der Behörde zu analysieren und verschiedene Arbeitsabläufe zu entwickeln, die es CCD ermöglichen, ihre Ausgaben in vielen Bereichen zu bewerten, wobei der Wohnungsbau im Vordergrund stand.

„Dass ein Experte wie ERA hinzugezogen wurde und diese Unabhängig sowie diese externe Überprüfung einbrachte, ermöglichte es uns, einen Blick darauf zu werfen, wie die Ausgaben getätigt wurden und wo uns Chancen entgingen – etwas, das wir alleine niemals hätten erreichen können“, sagt Phil Votterio.

Die ERA Group stellte fest, dass die Reduzierung der Ausgaben für Drittanbieter nur einen Teil der Möglichkeiten darstellte. Um eine wirklich signifikante Wirkung zu erzielen, entschied man sich, zusätzlich zur Entwicklung eines Plans für ein besseres Partnermanagement auch die interne Belegschaft von CCD unter die Lupe zu nehmen.

Da CCD fest entschlossen war, seiner Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern gerecht zu werden, kam ein Outsourcing an Drittanbieter zu keinem Zeitpunkt infrage. Zudem bestand das Unternehmen darauf, dass das extrem hohe Serviceniveau, an das die Bewohner gewöhnt waren, unvermindert fortgeführt werden müsse.

ERA entwickelte für die Organisation ein Hybridmodell – ein „integriertes Facility Management Projekt“ –, wodurch die Auslastung der Mitarbeiter agenturweit maximiert und das Lieferantenmanagement bei einem externen integrierten Facility Manager („IFM“) zentralisiert würde. Es würden keine Mitarbeiter entlassen oder versetzt.

Bei Personalwechseln wird das IFM in Abstimmung mit dem CCD die betreffende Position prüfen und entscheiden, ob diese Stelle neu besetzt oder lediglich durch Dienststunden des IFM ergänzt werden muss. Dieser langfristige Plan hielt alle Verpflichtungen der Organisation gegenüber den Mitarbeitern ein und ermöglichte gleichzeitig im Laufe der Zeit ein wesentlich effizienteres und kostengünstigeres Modell.

ERA unterstützte bei der Rekrutierung eines geeigneten integrierten Facility Managers, der die gesamte operative Instandhaltung mit internen Mitarbeitern und externen Dienstleistern abwickelt und Investitionsprojekte steuert.

„Es handelt sich um ein sich weiterentwickelndes Einsparungen , da wir eine dynamische Komponente haben – die Menschen –, die wir neu ausrichten wollen, damit wir beginnen können, einige dieser größeren Einsparungen zu erzielen“, sagt Vottiero. „ERA hat sich damit auf einzigartige Weise befasst. Wir erkennen, wie sich Effizienzgewinne erzielen lassen und wie eine Neuzuweisung von Aufgaben sowie die Fähigkeit, über Standorte und Geschäftseinheiten hinweg zu blicken, das Gesamtbild verändern können. Das war mir zuvor noch nie möglich.“

Das Ergebnis

CCD wurde so aufgestellt, dass maximale Effizienzsteigerungen und jährliche Einsparungen von über 30 % allein im Bereich der sozialen Wohnprojekte realisiert werden können. Dies gab den Ausschlag für die Entscheidung, die Zusammenarbeit mit der ERA Group auf die gesamte Organisation auszuweiten.

Auf Wunsch von Phil Vottiero hat ERA ein Dachprogramm entwickelt, das über alle Fachbereiche (Ministries) hinweg arbeitet, um finanzielle Einsparungen und Synergieeffekte zu erzielen.

„Wenn wir mit dem, was uns gegeben wurde, nicht umsichtig umgehen, verschwenden wir nicht nur Geld, Ressourcen und Energie, sondern handeln auch entgegen unserer Berufung, nämlich das, was uns gegeben wurde, zu nehmen und es mit größtmöglicher Effizienz zu nutzen“, sagt Vottiero.

Jeder Dollar, den CCD einspart, ermöglicht es der Organisation, mehr bedürftigen Menschen in ihren verschiedenen Hilfsprogrammen beizustehen. Allein durch das integrierte Gebäudeprojekt ist Catholic Charities of Denver in der Lage, über 10 Jahre hinweg mehr als $30 Millionen einzusparen.

„ERA ist ein Partner, kein Anbieter“, sagt Vottiero. „Das kann ich gar nicht genug betonen. Wir haben alle schon mit vielen Beratern und Auftragnehmern zusammengearbeitet, und es gibt mehr als genug, die mehr Arbeit verursachen, als sie lösen. ERA hat von Anfang an ein Modell entwickelt, das leicht zu befolgen war, keine einzelne Person oder Abteilung überlastete und es uns ermöglichte, bei einer Vielzahl von Projekten voranzukommen.“

„ERA bot uns eine großartige Gelegenheit, unsere Mission voranzutreiben, indem wir die uns zur Verfügung gestellten Ressourcen nutzen und Einsparungen weitere wirkungsvolle Programme umleiten konnten.“

„Wenn wir mit dem, was uns anvertraut wurde, nicht umsichtig umgehen, verschwenden wir nicht nur Geld, Ressourcen und Energie, sondern handeln auch entgegen unserer Berufung, nämlich das, was uns gegeben wurde, anzunehmen und es so effizient wie möglich einzusetzen.“ [Phil Votterio, CFO Catholic Charities of Denver]