Der Kunde
Eine gemeinnützige Suppenküche, die sich der Versorgung von Menschen in Ernährungsnot widmet. Sie bietet außerdem Programme an, die die Selbstständigkeit fördern und die Lebensqualität verbessern.
Neben der Essensausgabe bietet die Organisation auch Berufsausbildungen an, die Arbeitslose auf eine Karriere im Gastgewerbe vorbereiten. Wie viele gemeinnützige Organisationen arbeitet auch diese mit begrenzten Mitteln und ist stark auf Spenden angewiesen. Die Kontrolle der Betriebskosten – insbesondere der Lebensmittelkosten – ist daher entscheidend, um sicherzustellen, dass jeder gespendete Dollar die bestmögliche Wirkung erzielt und die Mission der Organisation unterstützt.
Die Herausforderung
Fünf Jahre zuvor ERA Group Durch die Beteiligung von ERA hatte die Suppenküche eine bisherige Vertriebspartnerschaft aufgegeben, die aus Kostensicht besonders vorteilhaft gewesen wäre. Stattdessen bezog die Organisation ihre Lebensmittel von einem neuen Lieferanten, der zunächst günstigere Preise anzubieten schien. Der Wechsel wirkte anfangs vorteilhaft. Der Verkäufer bot niedrigere Einführungspreise an, um den Auftrag zu gewinnen. Da jedoch die üblicherweise von ERA gewährten Preisgarantien fehlten, stiegen die Preise mit der Zeit allmählich an.
Als ERA die Abrechnung prüfte, zahlte die Organisation rund 16,8 % mehr für Lebensmittel als unter der vorherigen Vereinbarung. Für eine gemeinnützige Organisation mit begrenzten Mitteln bedeuteten diese gestiegenen Kosten eine unmittelbare Einschränkung ihrer Fähigkeit, Mahlzeiten anzubieten und ihre Gemeinde zu unterstützen.
Die Lösung
ERA führte eine umfassende Überprüfung der Ausgaben der Suppenküche für die Verpflegung durch und leitete ein wettbewerbliches Ausschreibungsverfahren, um die Lieferantenoptionen zu bewerten.
Anstatt lediglich niedrigere Preise auszuhandeln, konzentrierte sich ERA darauf, eine Struktur zu schaffen, die die gemeinnützige Organisation vor zukünftigen Preiserhöhungen schützen sollte. Das Team arbeitete mit Einkaufsgemeinschaften zusammen, die für ihre Preisdisziplin bekannt waren und verhinderten, dass Händler nach Vertragsabschluss die Aufschläge erhöhten.
Letztendlich entschied sich der Kunde, beim bestehenden Vertriebspartner zu bleiben und zusätzlich eine Partnerschaft mit einer Einkaufsgemeinschaft einzugehen. Dadurch wurden ausgehandelte Preise und Rahmenbedingungen geschaffen, die die Möglichkeiten der Vertriebsmitarbeiter zur Margenanpassung im Laufe der Zeit einschränkten. So wurde sichergestellt, dass die gemeinnützige Organisation nicht nur unmittelbar, sondern auch langfristig, selbst nach Beendigung der Zusammenarbeit mit ERA, von wettbewerbsfähigen Preisen profitieren würde.
Das Ergebnis
Die Suppenküche erreichte einen Wert von 16,8 %. Einsparungen Die neue Struktur senkt die jährlichen Kosten für die Verpflegung. Ebenso wichtig ist die langfristige Preisstabilität. Das GPO-System verhindert, dass Großhändler ihre Gewinnspannen schrittweise erhöhen, und schützt die gemeinnützige Organisation vor den zuvor üblichen, schleichenden Preisänderungen, die die Kosten in die Höhe getrieben hatten.
Durch niedrigere Preise und strengere Preiskontrollen kann die Suppenküche die Spendenbeiträge effizienter einsetzen, sodass die Organisation mehr Mahlzeiten servieren und mehr Menschen in der von ihr betreuten Gemeinde unterstützen kann.
Detaillierte Ergebnisanalyse
16.8%
Einsparungen im Bereich Lebensmitteldienstleistungen
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