Η διαχείριση του κόστους, όπως και άλλοι τομείς της εταιρικής διοίκησης, όπως ο προϋπολογισμός και τα οικονομικά, απαιτεί ένα εργαλείο διαχείρισης που να καθορίζει με σαφήνεια τους στόχους, τους τομείς δραστηριότητας, τους αρμόδιους, τα καθήκοντα, τις προθεσμίες και τις μεθόδους παρακολούθησης.
Σε αυτό το στάδιο, η κατάρτιση ενός σχεδίου δράσης είναι απαραίτητη. Βοηθά την εταιρεία να οργανώσει τους πολύπλοκους παράγοντες που εμπλέκονται στη διαχείριση του κόστους. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε αυτό το εργαλείο, το οποίο θα συμβάλει σημαντικά στην επιτυχία της διαχείρισης του κόστους.
Τι είναι ένα σχέδιο δράσης;
Αν σκεφτούμε την προσωπική μας ζωή και το σχέδιο αγοράς δικού μας ακινήτου, υπάρχουν διάφορα θέματα που πρέπει να διευθετήσουμε: ο χρόνος που απαιτείται για να μαζέψουμε τα χρήματα για την αγορά, η αναζήτηση ακινήτου, το κόστος της τοπογραφικής αποτύπωσης, ο καθορισμός του βέλτιστου σενάριου διαβίωσης για την αγορά, οι επιλογές χρηματοδότησης και η πρόβλεψη των δαπανών.
Ο κατάλογος θα αναλυθεί σε πιο συγκεκριμένα σημεία, δίνοντας μια καλή εικόνα της πολυπλοκότητας και της σημασίας ενός σχεδίου δράσης.
Χωρίς αυτό, η αγορά ενός ακινήτου γίνεται σίγουρα πιο περίπλοκη και επικίνδυνη, καθώς δεν υπάρχει τρόπος να προβλέψουμε και να αντιδράσουμε σε κάθε γεγονός την κατάλληλη στιγμή. Θα είμαστε πάντα σε θέση να αντιδρούμε εκ των υστέρων, και οι αποφάσεις δεν θα είναι πάντα ακριβείς. Αυτό συμβαίνει, σε ακόμη μεγαλύτερο βαθμό, στη Διαχείριση Κόστους.
Βασικά, ένα Σχέδιο Δράσης αποτελεί ένα σύστημα ελέγχου (συστημικό ή μη) όλων των αποφάσεων και δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την επίτευξη ενός συγκεκριμένου ή μακροπρόθεσμου στόχου (συνεχής διαχείριση).
Ένα σχέδιο δράσης είναι απαραίτητο για την καλύτερη λειτουργία κάθε οργανωτικής δομής. Επιτρέπει τη σύνδεση όλων των πόρων της εταιρείας – ανθρώπινου δυναμικού, οικονομικών πόρων, συστημάτων – με στόχους, οφέλη, δράσεις και προθεσμίες, καθώς και τη δημιουργία ενός οικοσύστημα που στοχεύει στην καλύτερη τεχνική και οικονομική απόδοση της δομής.
Σχέδιο δράσης – Χαρακτηριστικά
Ένα σχέδιο δράσης θα πρέπει να περιλαμβάνει:
- Σαφείς στόχοι – τόσο γενικοί όσο και συγκεκριμένοι. Για παράδειγμα, ένα Σχέδιο Δράσης Πωλήσεων μπορεί να έχει ως στόχο την αύξηση κατά 10% ετησίως και να περιλαμβάνει συγκεκριμένους στόχους με διαφορετικούς ρυθμούς ανάπτυξης ανά κατηγορία προϊόντων.
- Αντικειμενικά και μετρήσιμα οφέλη – αυτά πρέπει να συνάδουν με τις προσδοκίες της εταιρείας και να υπάρχουν τρόποι μέτρησής τους.
- Παρακολούθηση ανά δραστηριότητα/δράση – είναι πολύ σημαντικό κάθε μία να έχει συγκεκριμένους στόχους, δράσεις, προϋπολογισμό, κινδύνους και προθεσμίες και, στο σύνολό τους, να συνθέτουν ένα χρονοδιάγραμμα που να είναι σαφές για όλους.
- Υπεύθυνοι σε επίσημο επίπεδο – μην τους καθορίζετε ανά τομέα ή τμήμα· είναι σημαντικό να αναλαμβάνουν την ευθύνη συγκεκριμένα άτομα, ώστε η επικοινωνία μεταξύ των τομέων, στο πλαίσιο του χρονοδιαγράμματος, να είναι ομαλή.
- Εφικτές προθεσμίες – αυτό αποτελεί σημαντική πρόκληση σε κάθε Σχέδιο Δράσης, αλλά οι προθεσμίες δεν πρέπει να είναι τόσο απαιτητικές ώστε να έχουν ως μόνο αποτέλεσμα ηρεμήσουν τον οργανισμό.
Η κατάρτιση ενός σχεδίου δράσης βασίζεται στα ακόλουθα ερωτήματα:
- ΤΙ πρέπει να επιτευχθεί – στόχοι (ένας ή περισσότεροι, ανάλογα με τη σημασία τους)
- Γιατί πρέπει να επιτευχθεί – ο στόχος και τα σαφή οφέλη των δράσεων·
- ΠΟΙΟΙ – οι υπεύθυνοι για το Σχέδιο και τις σχετικές δραστηριότητες·
- ΠΟΥ θα εφαρμοστεί το Σχέδιο – εταιρείες, τομείς, διαδικασίες, λογαριασμοί·
- Πότε θα τεθεί σε εφαρμογή το Σχέδιο – διάρκεια εφαρμογής του (εφάπαξ ή μόνιμη)
- ΠΩΣ θα λειτουργήσει το Σχέδιο – πώς θα επιτευχθούν οι στόχοι·
- ΠΟΣΟ θα κοστίσει το Σχέδιο – χρόνος των εργαζομένων, πόροι, συμβουλευτικές υπηρεσίες.
Όσον αφορά ένα μόνιμο Σχέδιο Δράσης, είναι πιθανό να υπάρχουν συγκεκριμένα σχέδια περιορισμένης διάρκειας. Για παράδειγμα, ένα Σχέδιο Δράσης Πωλήσεων, το οποίο περιλαμβάνει γενικές κατευθυντήριες γραμμές για το μάρκετινγκ, την κάλυψη, τις εκπτώσεις και τη δομή, μπορεί ανά πάσα στιγμή να περιλαμβάνει ένα σχέδιο για την προώθηση των πωλήσεων ενός συγκεκριμένου προϊόντος, με τους δικούς του όρους, στο οποίο συμμετέχει μέρος της ομάδας πωλήσεων και το οποίο ισχύει για περιορισμένο χρονικό διάστημα.
Τα 5 βασικά βήματα του σχεδίου δράσης για τη διαχείριση του κόστους
Εισαγωγή
Αυτό το βήμα, το οποίο είναι απαραίτητο για τη λειτουργία του σχεδίου στο σύνολό του, καθορίζει τους γενικούς και τους ειδικούς στόχους, τα αναμενόμενα οφέλη, τους εμπλεκόμενους τομείς και την προθεσμία για την επίτευξη κάθε στόχου (υπό την επιφύλαξη αναθεώρησης σε μεταγενέστερη ημερομηνία).
Στη Διαχείριση Κόστους, οι στόχοι δεν πρέπει να επικεντρώνονται αποκλειστικά στη μείωση, καθώς πρόκειται για ένα μόνιμο όργανο ελέγχου.
Για παράδειγμα:
Κύριος στόχος: παρακολούθηση και έλεγχος όλων των διοικητικών δαπανών για το 2018, ώστε να μην ξεπεραστούν οι προβλέψεις του προϋπολογισμού. Τομείς: όλοι. Προθεσμία: 31/12/2018.
Ειδικός στόχος 1: Μείωση κατά 20% του κόστους μίσθωσης οχημάτων το 2018 σε σύγκριση με το ποσό που δαπανήθηκε το 2017. Τομείς: Εμπορικός και Συντήρησης. Προθεσμία: 31/12/2018. Αναμενόμενο όφελος: εξοικονόμηση 1.000,00 R$ (20% του ποσού που δαπανήθηκε το 2017).
Ο κύριος στόχος θα αξιολογηθεί με βάση το συνολικό αποτέλεσμα όλων των επιμέρους στόχων κατά τη λήξη της διάρκειάς τους. Ωστόσο, ο υπεύθυνος διαχείρισης κόστους πρέπει να αξιολογεί περιοδικά τα αποτελέσματα αυτά σε ευρύτερο πλαίσιο, προκειμένου να διαπιστώσει εάν ο κύριος στόχος θα επιτευχθεί.
Από εδώ και πέρα, θα χρησιμοποιήσουμε τον συγκεκριμένο στόχο 1 ως παράδειγμα για τα υπόλοιπα βήματα.
Σχεδιασμός
Σε αυτό το στάδιο, καθορίζονται όλα τα στοιχεία που σχετίζονται με τους συγκεκριμένους στόχους – δραστηριότητες, προθεσμίες, αρμόδιοι, προϋπολογισμός και σχέδια έκτακτης ανάγκης – ο ποιοτικός έλεγχος κατά τη διάρκεια της υλοποίησης της δραστηριότητας, η διαχείριση κινδύνων και οι λύσεις (εσωτερικοί και εξωτερικοί παράγοντες που ενδέχεται να επηρεάσουν την ολοκλήρωση της δραστηριότητας).
Σημαντικό: η ολοκλήρωση της δραστηριότητας δεν σημαίνει την επίτευξη του στόχου, αλλά την εκπλήρωση όλων των προϋποθέσεων για την επίτευξή του, προκειμένου να επιτευχθεί τελικά ο στόχος.
Ειδικός στόχος 1: Μείωση κατά 20% του κόστους μίσθωσης οχημάτων το 2018 σε σύγκριση με το ποσό που δαπανήθηκε το 2017. Τομείς: Εμπορικός και Συντήρησης. Προθεσμία: 31/12/2018. Αναμενόμενο όφελος: εξοικονόμηση 1.000,00 R$ (20% του ποσού που δαπανήθηκε το 2017).
Δράση 1: Έρευνα για 3 προμηθευτές. Υπεύθυνος: Jorge Cardoso (Διοίκηση). Προθεσμία: 5 Μαρτίου 2018. Προϋπολογισμός: δεν ισχύει.
Δράση 2: ανάλυση των πραγματοποιηθέντων ταξιδιών. Υπεύθυνος: Celso Furtado (Εμπορικό Τμήμα). Προθεσμία: 5 Μαρτίου 2018. Προϋπολογισμός: δεν ισχύει.
Εκτέλεση
Σε αυτό το στάδιο, οι προγραμματισμένες ενέργειες τίθενται σε εφαρμογή. Είναι σημαντικό να γίνεται ακριβής έλεγχος των κονδυλίων που διατίθενται για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων, καθώς οποιαδήποτε απόκλιση θα οδηγήσει σε επιπλέον κόστος.
Παρακολούθηση
Εδώ, κάθε δραστηριότητα παρακολουθείται λεπτομερώς από τον Υπεύθυνο Κόστους και την ομάδα του, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι δεν θα προκύψουν γεγονότα που θα εμποδίσουν την εκτέλεση ή θα προκαλέσουν απρόβλεπτες διαταραχές. Το μητρώο κινδύνων, που αναφέρθηκε στο στάδιο του Σχεδιασμού, είναι απαραίτητο ώστε οι κίνδυνοι να εντοπίζονται σε εκείνο το στάδιο (πρόβλεψη) και να γίνονται καλύτερα κατανοητοί σε αυτό το στάδιο. Ο υπεύθυνος της δραστηριότητας πρέπει να αναφέρει αμέσως οποιοδήποτε γεγονός που θα μπορούσε να θέσει σε κίνδυνο την ολοκλήρωσή της και μάλιστα να προβεί σε προσαρμογές που θα επιτρέψουν τη συνέχιση και την επίτευξή της.
Κλείσιμο
Αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να συγκεντρωθούν τα αποτελέσματα, να αξιολογηθούν ξεχωριστά, να διαπιστωθεί αν έχουν επιτευχθεί οι συγκεκριμένοι και οι κύριοι στόχοι, να εντοπιστούν οι λόγοι (κίνδυνοι) που εμπόδισαν την επίτευξή τους και δεν ήταν δυνατό να εξαλειφθούν, καθώς και να καταγραφούν τα διδάγματα που αντλήθηκαν για το επόμενο Σχέδιο Δράσης.
Χωρίς αμφιβολία, ένα σχέδιο δράσης είναι εξαιρετικά σημαντικό για την επίτευξη όλων των επιχειρηματικών στόχων.
Είναι ένας σύμμαχος που αποδεικνύει ότι, με οργανωμένο και ελεγχόμενο τρόπο, οι στόχοι μπορούν να επιτευχθούν.
Πρόκειται ουσιαστικά για μια απλή εργασία, η οποία όμως είναι περίπλοκη στην εκτέλεση, και η συνεργασία με μια εξειδικευμένη εταιρεία συμβούλων μείωσης κόστους, όπως η ERA Group, μπορεί να κάνει τη διαφορά στην επιτυχία αυτής της προσπάθειας.
Η ERA διαθέτει έμπειρους και καταρτισμένους επαγγελματίες, έτοιμους να προσφέρουν στην εταιρεία σας πλήρη υποστήριξη στην εφαρμογή της διαχείρισης κόστους.
