Οι έξυπνες προμήθειες πρέπει να αποτελούν βασική στρατηγική για την εξοικονόμηση κόστους τροφίμων

Καθώς το κόστος των τροφίμων συνεχίζει να αυξάνεται σε ολόκληρη τη χώρα, οι οργανισμοί στρέφονται όλο και περισσότερο προς τις στρατηγικές προμηθειών ως ένα ισχυρό μέσο ελέγχου του προϋπολογισμού, χωρίς να υποβαθμίζουν την ποιότητα των γευμάτων που παρέχονται στους μαθητές.

ERA Group συνεργάζεται ERA Group πολλά χρόνια στενά με σχολεία και μονάδες φροντίδας ηλικιωμένων, όπου οι πιο έξυπνες πρακτικές προμηθειών έχουν οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση πόρων, βελτιώνοντας παράλληλα την λειτουργική αποδοτικότητα· συχνά πρόκειται για εξοικονόμηση ύψους εκατοντάδων χιλιάδων ευρώ.

Η σπατάλη τροφίμων και ο σχεδιασμός των μενού συχνά βρίσκονται στο επίκεντρο της προσοχής· ωστόσο, η προμήθεια είναι αυτή που κάνει τη διαφορά. Δεν πρόκειται για περικοπές δαπανών, αλλά για πιο έξυπνες αγορές, καλύτερες διαπραγματεύσεις και λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων.

Δύο μοντέλα· κοινές πιέσεις

Οι οργανισμοί λειτουργούν συνήθως σύμφωνα με ένα από τα δύο μοντέλα εστίασης: την εξωτερική ανάθεση της εστίασης, όπου ανατίθεται σε εξωτερικό πάροχο η παροχή γευμάτων, ή την εσωτερική εστίαση, όπου ο οργανισμός απασχολεί το δικό του προσωπικό κουζίνας.

Η εξωτερική ανάθεση θεωρείται συχνά ως η απλούστερη και λιγότερο προβληματική επιλογή· ωστόσο, θα ήθελα να επισημάνω ότι απαιτεί συνεχή και τακτική εποπτεία.

Ακόμη και όταν υπάρχει ήδη εταιρεία τροφοδοσίας, είναι απαραίτητο να παρακολουθούμε στενά την απόδοσή της. Σε ένα οικοτροφείο με το οποίο συνεργαζόμαστε εδώ και 7 χρόνια, εξετάζουμε τακτικά αναλυτικές αναφορές —αριθμός γευμάτων, διαθέσιμα αποθέματα, απορρίμματα— και εισάγουμε τα δεδομένα αυτά σε πίνακες ελέγχου και αναφορές που παρακολουθούν τις τάσεις απόδοσης και επισημαίνουν έγκαιρα τυχόν προβλήματα.

Η εσωτερική τροφοδοσία, από την άλλη πλευρά, προσφέρει μεγαλύτερο έλεγχο, αλλά μπορεί να γίνει πολύ πιο περίπλοκη, ειδικά όταν πρόκειται για μεγάλο αριθμό προμηθευτών.

Σε μια περίπτωση, υποστηρίζουμε ένα σχολείο που συνεργάζεται με περισσότερους από 26 διαφορετικούς προμηθευτές υπηρεσιών εστίασης. Αν και καταφέραμε να μειώσουμε τον αριθμό τους σε 20, εξακολουθεί να είναι υψηλός. Σε σύγκριση, συνεργαζόμαστε με μια μονάδα φροντίδας ηλικιωμένων και καταφέραμε να τον περιορίσουμε σε μόλις οκτώ ή εννέα βασικούς προμηθευτές.

Έξι στρατηγικές προμηθειών που αποφέρουν αποτελέσματα

Καθώς οι προϋπολογισμοί συρρικνώνονται και οι τιμές αυξάνονται, ERA Group τους οργανισμούς να υιοθετήσουν διάφορες πρακτικές στρατηγικές για να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις δαπάνες τους για τρόφιμα:

• Συγκέντρωση προμηθευτών: Η συνεργασία με πολλούς προμηθευτές σε διάφορες κατηγορίες οδηγεί συχνά στην απώλεια εκπτώσεων λόγω όγκου και στην αύξηση των εξόδων αποστολής. Συνιστάται στις επιχειρήσεις να προβαίνουν σε έλεγχο των υφιστάμενων προμηθευτών τους και να εξετάζουν το ενδεχόμενο συγκέντρωσής τους, προκειμένου να επιτύχουν καλύτερες τιμές και να μειώσουν τα διοικητικά έξοδα. Συχνά, οι επιχειρήσεις δεν αξιοποιούν πλήρως τη διαπραγματευτική τους δύναμη.
• Σύναψη συμφωνιών μακροπρόθεσμης τιμολόγησης: Η σύναψη συμβολαίων διάρκειας 6–12 μηνών με καθορισμένες περιόδους τιμολόγησης μπορεί να εξασφαλίσει σταθερότητα στις τιμές και να βελτιώσει την πρόβλεψη. Οι συμφωνίες θα πρέπει να περιγράφουν με σαφήνεια τις προσδοκίες, όπως βασικά θέματα όπως η τιμή, η προστασία των τιμών, η παράδοση, οι προσδοκίες ως προς την ποιότητα και οι πολιτικές υποκατάστασης.

Παρακολούθηση της απόδοσης των προμηθευτών:

ERA Group την εφαρμογή απλών πινάκων αξιολόγησης, εκθέσεων ή τριμηνιαίων ανασκοπήσεων για την αξιολόγηση της απόδοσης των προμηθευτών με βάση την τιμολόγηση, την ακρίβεια των παραδόσεων και την ποιότητα των υπηρεσιών. Οι μακροχρόνιες σχέσεις θα πρέπει να επανεξετάζονται τακτικά, προκειμένου να διασφαλίζεται η διαρκής προσφορά αξίας.

Έχω σημειώσει μεγάλη επιτυχία χρησιμοποιώντας τη μέθοδο της συγκριτικής αξιολόγησης. Αν και είναι δύσκολο να πραγματοποιηθεί συγκριτική αξιολόγηση μεταξύ ομοτίμων, εκτός αν εμπλακεί ένας τρίτος όπως εγώ, έχουμε εντοπίσει σημαντικά εσωτερικά σημεία αναφοράς που μας επιτρέπουν να παρέχουμε μια πιο εμπεριστατωμένη μέτρηση της απόδοσης.

Βελτίωση των διαδικασιών διαχείρισης αποθεμάτων και παραγγελιών:

Μία από τις μεγαλύτερες δυσκολίες που αντιμετωπίσαμε αφορά την παρακολούθηση των δεικτών SOH. Όσον αφορά τις εταιρείες εξωτερικής τροφοδοσίας, θα έπρεπε να παρέχουν τακτικά αναφορές και στοιχεία σχετικά με τους δείκτες SOH. Για τις εσωτερικές λειτουργίες, το θέμα είναι λίγο πιο περίπλοκο και συχνά οι οργανισμοί δεν διαθέτουν τους απαραίτητους πόρους. Οι δείκτες SOH παίζουν σημαντικό ρόλο, ειδικά αν παρακολουθείτε το κόστος ανά ημέρα νοσηλείας ή το κόστος ανά γεύμα.

Εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα ευαισθητοποίησης σχετικά με το κόστος:

Η αποτελεσματικότητα των στρατηγικών προμηθειών εξαρτάται από την αποτελεσματικότητα των ατόμων που τις εφαρμόζουν. Οι οργανισμοί θα πρέπει να επενδύουν στην εκπαίδευση του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για τις παραγγελίες και την παραλαβή, ενθαρρύνοντας την επαγρύπνηση όσον αφορά τις ανωμαλίες στις τιμές και τη συμμόρφωση των προμηθευτών.

Ομαδικές αγορές

Τα προγράμματα ομαδικών αγορών αποτελούν μια ευκαιρία που δεν αξιοποιείται επαρκώς στους τομείς της εκπαίδευσης και των μη κερδοσκοπικών οργανισμών. Αν και οι περισσότεροι από εμάς γνωρίζουμε την ύπαρξή τους, συχνά παραβλέπονται στον καθημερινό προγραμματισμό των προμηθειών, ενώ μπορούν να αποτελέσουν ένα αποτελεσματικό εργαλείο.

Η βασική ιδέα είναι απλή: συγκεντρώνοντας τη ζήτηση μαζί με άλλους φορείς, όπως για παράδειγμα σχολεία, οι οργανισμοί μπορούν να έχουν πρόσβαση σε τιμές και όρους που συνήθως προορίζονται για πολύ μεγαλύτερες οντότητες. Αυτές οι συλλογικές συμφωνίες μπορούν να μειώσουν σημαντικά το κόστος ανά μονάδα, να απλοποιήσουν τη διαδικασία υποβολής προσφορών και να ελαφρύνουν το διοικητικό φόρτο που συνεπάγεται η αναζήτηση και η διαχείριση προμηθευτών. Πέρα από την εξοικονόμηση κόστους, βελτιώνουν επίσης τη συνέπεια στην ποιότητα των προϊόντων και στην παροχή υπηρεσιών, προσφέροντας στους μικρότερους φορείς ένα ισχυρό μέσο για την εξισορρόπηση των όρων ανταγωνισμού.

Το μόνο μειονέκτημα των προγραμμάτων ομαδικών αγορών είναι ότι οι οργανισμοί παραχωρούν μέρος του ελέγχου τους στην ομάδα· και· το να πείσεις όλους να κάνουν το σωστό μπορεί να μοιάζει με το να μαζέψεις γάτες· αυτό λειτουργεί μόνο αν η ομάδα καταφέρει να τηρήσει την υπόσχεσή της.

Επίδραση στην πραγματική ζωή

Αυτές οι πρακτικές αλλαγές μπορούν να συσσωρευτούν γρήγορα.

«Σε ένα σχολείο, η εφαρμογή αυτών των αρχών προμηθειών οδήγησε σε ετήσια εξοικονόμηση δεκάδων χιλιάδων ευρώ — και αυτό, επιπλέον, με παράλληλη βελτίωση των υπηρεσιών και της ποιότητας, ακόμη και από μακροχρόνιους προμηθευτές»

Μια αυξανόμενη ανάγκη για πιο έξυπνα συστήματα

Καθώς οι οικονομικές πιέσεις συνεχίζονται, οι έξυπνες προμήθειες αναδεικνύονται όχι μόνο ως μέτρο εξοικονόμησης κόστους, αλλά και ως βασικό στοιχείο της βιώσιμης εστίασης.