En entornos complejos en los que SAP ERP está a disposición de una base de usuarios amplia y variada, la gestión de licencias no es una cuestión baladí y, con el tiempo, puede dar lugar a problemas de desajuste entre el uso real de los distintos módulos de SAP y lo acordado contractualmente (y por lo que se paga).
Esta desalineación puede dar lugar a dos tipos diferentes de problemas, según el caso:
- La base de usuarios de la aplicación ha ido creciendo con el tiempo; y si esto no se ha comunicado a SAP ni se ha negociado adecuadamente, la empresa está pagando menos de lo que debería y podría ser objeto de auditorías específicas por parte de SAP o de alguno de sus socios, lo que acarrearía consecuencias desagradables en forma de sanciones por parte de SAP.
- Si, por el contrario, el uso real del sistema ha disminuido con el tiempo por diversas razones, o si algunos de los módulos contratados nunca se han utilizado, se da la situación contraria, es decir, la empresa está pagando más de lo que debería.
El modelo de cálculo de licencias de SAP no se basa simplemente en licencias nominales por usuario, sino que se define mediante una métrica de uso agregado denominada FUE (Full Usage Equivalent). Los usuarios se clasifican en varias categorías en función de su nivel de interacción con el sistema, y algunas categorías son «más potentes» que otras: por ejemplo, un usuario autorizado a modificar el código fuente pertenece a una clase más potente que otro usuario que solo está autorizado a leer las diversas funciones ofrecidas; por lo tanto, el primer usuario consume obviamente más FUE que el segundo.
La FUE es, en esencia, similar a una «moneda» que expresa el ámbito de actuación concedido a cada usuario; es decir, una combinación de múltiples derechos de acceso que pueden variar de un módulo a otro.
Esto explica la afirmación que figura al principio del artículo, a saber, que, si no se aborda adecuadamente, la gestión de licencias de SAP puede dar lugar, con el tiempo, a situaciones de desajuste considerable entre el uso real y las condiciones contractuales.
En este tipo de situaciones, ERA Group ayudar al cliente a analizar periódicamente el estado del uso del sistema SAP dentro de la empresa, con el fin de obtener una visión clara y actualizada de la situación.
En segundo lugar, ERA también puede ofrecer a los clientes el apoyo que necesitan para organizar mejor las negociaciones con SAP, que, al igual que todos los grandes proveedores de software, no renuncia fácilmente a sus ingresos recurrentes, ni siquiera en caso de errores, y ofrece actualizaciones tecnológicas que pueden resultar o no de interés para la empresa.
Un ejemplo muy actual es la tan publicitada actualización de SAP a la versión S/4 con el motor de base de datos HANA (SAP ha anunciado recientemente que dejará de ofrecer soporte para todas las versiones de R/3 ECCS a finales de 2027).
Por este motivo, además de disponer de datos claros y objetivos, es necesario elaborar una estrategia de negociación adecuada, con una comprensión clara de las necesidades y estrategias de su empresa en lo que respecta a la evolución de la herramienta.
