ERA Group aide l'association Catholic Charities of Denver à réaffecter des millions à sa mission

Le client

Catholic Charities of Denver , de la nourriture, un logement, une éducation et des conseils, et fournit une aide d'urgence ainsi que des services essentiels aux habitants du nord du Colorado.

Comptant parmi les plus importantes des 167 antennes de Catholic Charities réparties à travers les États-Unis, Catholic Charities of Denverconcentre son action sur un large éventail de services : logement abordable, Enseignement de la petite enfance, ainsi que des services d'hébergement, d'aide aux femmes, aux personnes âgées, aux familles, aux proches, aux paroisses, à la communauté et d'accompagnement psychologique.

Au cours de l'année écoulée, le CCD a aidé plus de 53 000 personnes, a fourni plus de 125 000 nuitées d'hébergement et a servi 400 000 repas. L'organisation fonctionne avec un budget annuel de 60 millions de dollars et emploie quelque 600 personnes.

Le défi

L'absence de ressources internes centralisées en matière de gestion du personnel et Achats externes a empêché CCD d'étendre ses services, de regrouper ses fournisseurs, d'améliorer son efficacité et de réaliser des économies.

Le département du logement de la CCD (Archdiocesan Housing Inc., « AHI ») représente environ la moitié de l’ensemble des services proposés chaque année par l’organisation. AHI gère 30 immeubles comprenant 1 700 logements et accueillant À propos 500 résidents. La gestion des installations constitue l’une des principales dépenses de ce département et mobilise de nombreuses ressources internes, notamment des techniciens de maintenance, des concierges, des gardiens, des agents d’entretien et d’autres personnels. L'organisation fait également appel à plusieurs centaines de prestataires de services externes pour les services d'entretien liés aux biens immobiliers.

Comme de nombreuses associations à but non lucratif, le CCD fonctionne sans Achats centralisé Achats , capable d’avoir une vue d’ensemble de l’organisation et d’identifier les domaines où l’économie d’échelle, la consolidation des fournisseurs et le pouvoir d’achat pourraient être mis à profit pour réaliser des économies, gagner en efficacité et améliorer les services. CFO Vottiero, savait que Catholic Charities of Denver tout à gagner à se doter d’un tel service, mais il s’est rendu compte qu’il faudrait peut-être faire appel à une expertise externe.

La solution

ERA a mis en place un modèle hybride de gestion des installations internes afin de superviser les prestataires et le personnel interne tout en respectant des normes de service rigoureuses.

Fin 2020, Vottiero a fait appel à ERA Group. La mission d'ERA Group était d'examiner l'ensemble des dépenses de l'agence et de créer différents flux de travail permettant à CCD d'évaluer ses dépenses dans de nombreux domaines, le logement étant le principal.

« Le fait de faire appel à un expert tel qu’ERA, qui nous a apporté un Indépendant et un examen objectif, nous a permis d’analyser la manière dont les dépenses étaient gérées et d’identifier les opportunités que nous manquions — ce que nous n’aurions jamais pu faire par nous-mêmes. » — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

ERA Group a déterminé que la réduction des dépenses auprès des fournisseurs tiers ne représentait qu'une partie de l'opportunité. En plus d'élaborer un plan pour une meilleure gestion des fournisseurs, ils ont choisi d'examiner la main-d'œuvre interne de CCD afin d'avoir un impact réel.

CCD tenait absolument à traiter ses employés comme il se doit, c'est pourquoi l'externalisation auprès d'un tiers n'a jamais été envisagée. L'entreprise était également convaincue que le niveau de service très élevé auquel ses résidents étaient habitués devait être maintenu.

ERA a mis au point un modèle hybride pour l'organisation — un « projet de gestion intégrée des installations » — dans le cadre duquel l'affectation du personnel serait optimisée à l'échelle de l'agence et la gestion des prestataires serait centralisée auprès d'un gestionnaire tiers spécialisé dans la gestion intégrée des installations (« IFM »). Aucun employé ne serait licencié ni reclassé.

En cas de départ d'un collaborateur, l'IFM, en coordination avec le CCD, évaluera le poste concerné et déterminera s'il convient de pourvoir ce poste ou simplement de le compléter par des heures de service assurées par l'IFM. Ce plan à long terme a respecté tous les engagements pris par l'organisation envers son personnel, tout en permettant la mise en place d'un modèle beaucoup plus efficace et rentable à long terme.

ERA a contribué au recrutement d'un responsable des installations polyvalent, capable de gérer l'ensemble des opérations d'entretien quotidiennes en collaboration avec le personnel et les prestataires, ainsi que de piloter les projets d'investissement.

« Il s’agit d’un Économies en constante évolution, car nous avons un élément dynamique — les personnes — que nous essayons de réajuster afin de pouvoir commencer à réaliser certaines de ces Économies plus importantes. ERA aborde cette question d’une manière unique. Nous constatons qu’il y a des gains d’efficacité à réaliser, et que le redéfinition des responsabilités professionnelles ainsi que la capacité à avoir une vue d’ensemble des propriétés et des entités commerciales peuvent changer la donne. Je n’avais jamais pu faire cela auparavant. » — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Le CCD est en mesure d'atteindre une efficacité maximale et de réaliser des économies de plus de 30 % par an rien que pour son ministère du Logement, ce qui l'a incité à demander à l'ERA d'étendre son champ d'action à l'ensemble de l'organisation.

À la demande de M. Vottiero, l'ERA a mis en place un programme global visant à coordonner les efforts de tous les ministères afin de réaliser Économies des gains d'efficacité.

« Si nous ne gérons pas avec discernement ce qui nous est confié, non seulement nous gaspillons de l’argent, des ressources et de l’énergie, mais nous allons à l’encontre de notre vocation, qui consiste à prendre ce qui nous est donné et à l’utiliser de la manière la plus efficace possible. » — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Chaque dollar économisé par le CCD lui permet d'aider davantage de personnes dans le besoin à travers l'ensemble de ses programmes. À lui seul, le projet d'installations intégrées Catholic Charities of Denver d'économiser plus de 30 millions de dollars sur une période de dix ans.

Économies annuelles totales : 1 116 000 $

• IFM : 620 000 $
• Entretien/réparations : 116 000 $
• Restauration : 103 600 $
• Télécommunications : 93 600 $
• Gestion des déchets : 56 700 $
• Fournitures de bureau et d'entretien : 54 000 $
• Énergie/services publics : 30 700 $
• Technologies de l'information : 30 000 $
• Imprimés et matériel promotionnel : 11 400 $

« ERA est un partenaire, pas un simple prestataire. Je ne saurais trop insister là-dessus. Nous avons tous eu l’occasion de travailler avec de nombreux consultants et prestataires au cours de notre carrière, et nombreux sont ceux qui, au lieu de résoudre les problèmes, en créent davantage. Dès le départ, ERA a mis en place un modèle facile à suivre, qui n’alourdissait la charge de travail d’aucun individu ni d’aucun service, et qui nous a permis d’avancer sur un large éventail de projets. ERA nous a offert une formidable opportunité de faire avancer notre mission en nous permettant de Économies ressources Économies nous ont été confiées Économies programmes supplémentaires à fort impact. » — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver