Информатичката технологија игра исклучително сложена улога во организациите. Таа ни е потребна за да ни даде упатства за тоа кога и каде да ги извршуваме производствените операции; да мапира каде се движат средствата; и да идентификува области од пазарот што можеме ефикасно да ги таргетираме. Не само што секој член на организацијата е зависен од технологијата на некој начин; туку системите исто така обезбедуваат поврзување со целиот екосистем во кој работи компанијата.
За многу организации во Чешка и во странство, функционирањето на нивните информациски системи е кошмар. Тие треба да направат промени што ќе ги поддржат нивните процеси; да ја зголемат ефикасноста на производството или да понудат стоки на нови клиенти. Тие почнуваат да подготвуваат план на проектот и сфаќаат дека ќе треба да направат прилагодувања користејќи апликација што ќе ги поддржи овие нови барања. Но, почекајте - цената на оваа промена од ИТ страна почнува да расте до астрономски височини; повратот на инвестицијата го надминува животниот век на универзумот; а рокот за нејзино спроведување одговара на овој временски хоризонт. Како е ова можно? Впрочем, кога го имплементиравме информацискиот систем пред пет години, видовме колку работа ќе ни заштеди; како ќе ја зголеми нашата ефикасност и ќе стане наша неопходна поддршка за сè што правиме. Што се случи во меѓувреме?
Првиот одговор што ви паѓа на ум е да го пронајдете „виновникот“ во вашиот ИТ оддел и меѓу вашите надворешни добавувачи; кои; според ваше мислење; ве закачиле и сега ве држат заробени; ве истиснуваат и не ви го испорачуваат она што ви треба. За жал; како што е често случај; овој одговор не е точен. Оваа зависност е само последица на нашето лошо планирање и пристап кон оваа област. Вистината е дека гаснењето пожар со оган не функционира тука; наместо тоа, треба да имаме сеопфатен пристап кон решението; гледајќи неколку години напред.
Структура на трошоци
Секоја година трошиме значителни износи од нашиот буџет за развој на информатичката технологија. Која е основната структура на овие трошоци?
- Приближно 20% од нашите трошоци се трошат на хардвер и негово работење. Ова се трошоци за кои добиваме нешто физичко; т.е. на крајот на денот; имаме „кутија“ – лаптоп; десктоп компјутер; сервер или мрежен елемент.
- Дополнителни 20% од нашите трошоци се трошат на софтверски технологии – оперативни системи; платформи за виртуелизација; бази на податоци и лиценци за специфични апликации.
- Најголемиот дел; приближно 60% од нашите трошоци; се троши на администрација на системот - обезбедување дека системот е функционален и работи според нашите барања. Ова е претежно чисто човечки труд; извршен од некој што е образован во оваа област. Овој дел, исто така, сочинува најголем износ на неефикасно потрошени средства; што е тесно поврзано со квалитетот на луѓето што ги вработуваме. Како конкретен пример; можам да го наведам сопственото искуство; каде што добавувачот на неисправен систем му препорача на клиентот да купи хардвер и база на податоци од повисока класа за да го реши проблемот; по цена од пет милиони чешки круни - што беше приближно двојно повеќе од годишниот ИТ буџет. Клиентот нè замоли да ја потврдиме предложената постапка; и откако ги анализиравме перформансите на серверот за база на податоци; моравме да заклучиме дека проблемот не е во технологијата; туку во начинот на кој е напишан кодот. Откако го модифициравме; системот ги обезбеди одговорите што ги бараше клиентот; и пет милиони не беа залудно потрошени. Патем; оваа набавка воопшто немаше да ги реши проблемите.
Во првите две точки; промената на добавувачите е можна; а анализата јасно може да ни каже дали промената ќе се исплати. Во третата точка; не е толку едноставно.
Како се јавува зависноста од нашиот добавувач?
Иако честопати го сметаме добавувачот за надворешен ентитет, можеме да станеме зависни и од нашиот внатрешен добавувач. Ова може да биде, на пример, одреден развивач кој е наш вработен.
Добро е уште од самиот почеток да се сфати дека оваа зависност може да биде и нездрава и симбиотска; т.е. корисна за двете страни. Сепак, верувам дека клиентот секогаш треба да ја има целата област под своја контрола; и лице од врвниот менаџмент на компанијата мора да биде одговорно за тоа.
Па, како да станеме зависни?
- Свесно – немаме знаење во дадена област и не вреди да го одржуваме. Јасно е дека ако имаме една база на податоци од Oracle во нашата компанија, тогаш е поевтино да ангажираме специјалист неколку часа месечно за да ги извршува задачите потребни за нејзиното работење. Ова ни заштедува трошоци за обука на нашите вработени; а специјалист кој се занимава со оваа технологија само во неколку организации е во состојба рутински да ги решава овие проблеми; брзо и ефикасно.
- „ Краткорочни решенија“ – краткорочните и малите решенија имаат карактеристика да растат многу брзо и набрзо да се шират низ целата компанија. Започна со креирање база на податоци за нашите постоечки и деловни партнери. По некое време; побаравме можност за следење на активностите што ги извршуваме со овие контакти - па добавувачот програмираше нов модул според нашите идеи; потоа дојде следењето на барањата за услуги; комуникацијата преку EDI... И одеднаш; мал добавувач стана добавувач на клучна апликација. Никој во компанијата не знае точно како функционира; и само еден програмер има идеја што има таму; од каде податоците течат од и до; и што се случува со нив.
Користење само на еден добавувач
– ако ги дефинираме услугите што добавувачот ги извршува за нас и соодветниот SLA (Договор за ниво на услуга); тогаш ништо не се случува. Како дел од консолидацијата на добавувачите, најверојатно сме добиле поповолни услови. За жал, 90% од компаниите немаат поим што нивниот добавувач прави за нив. Ниту услугите ниту SLA не се опишани; и како резултат на тоа, тие ја изгубиле контролата врз своите клучни процеси и нивната ИТ поддршка.
Намерата на добавувачот
– Да бидам искрен, никогаш не сум се сретнал со ваков случај. Сепак, фактот е дека ако добавувачот се спогоди со клиент кој не обрнува внимание или не посветува енергија на оваа област, може да ја искористи оваа ситуација и да го манипулира клиентот во таков нееднаков однос.
Ризиците од нездрава зависност од ИТ добавувач се исти како и во секој друг случај:
Губење на контролата врз роковите за испорака и квалитетот
– мора да ги координираме сите наши барања и нивното исполнување со одреден добавувач. Доколку се преоптоварени, можеби нема да бидат во можност да испорачаат во обемот и во временскиот рок што го бараме.
Заминување на клучна личност
– развивачот, кој беше единствениот запознаен со нашата апликација, одлучи да го промени својот начин на живот и замина да медитира во Индија. Што можеме да направиме во врска со тоа?
Неможност за конкуренција меѓу добавувачите
– би сакале да најдеме нов добавувач; но немаме идеја како да организираме натпревар бидејќи не знаеме што да побараме и како. Поради општата задача, новиот добавувач мора да го вклучи ризикот во цената; што ја прави неговата понуда поскапа. Не е ли тоа штета?
Губење на автономијата на компанијата и создавање конкурентска предност
– да се вратиме на почетокот на мојот блог. Оние што ги создаваат нашите системи одлучуваат за нашата конкурентност. Добиваме само она што добавувачот е во состојба да го испорача; не она што навистина го сакаме и бараме.
