Од претходните статии, знаеме не само како да станеме нездраво зависни од ИТ добавувачите и какви проблеми ни предизвикува тоа; туку и како да избегнеме таква зависност . Но, што треба да направите ако веќе сте во оваа ситуација и треба да излезете? Можете да дознаете во последниот дел од оваа серија од три дела.
1. Прегледајте го вашиот договор со добавувачот
Договорот е фундаментален документ што ги поставува границите во кои ќе работиме. Проверете ја важноста на договорот и условите под кои можете да ја прекинете соработката. Особено е важно да проверите како се дефинирани процедурите за предавање на системот, услугите и документацијата. Внимателно размислете дали би било поповолно прво да се договори промена на договорот; за да бидат условите фер за двете страни. Добавувачот ќе биде подготвен да направи отстапки за да ве задржи како клиент.
Имајте предвид дека е потребен одреден временски период за примопредавање помеѓу старите и новите добавувачи. Предложете постапка за тоа како ќе се организира примопредавањето; кои чекори треба да се преземат и во кој временски рок.
2. Објаснете зошто сакате да ги промените добавувачите
Главната работа е вашиот бизнис да продолжи да функционира по промената на добавувачот. Јасно опишете зошто сакате да ги промените добавувачите и какви ризици носи оваа промена. Додавањето на придобивките и трошоците на списокот ќе ја направи вашата одлука појасна.
Ако добавувачот не ги исполнува вашите барања, откријте зошто. Дали е тоа затоа што не сте во можност да дадете јасни упатства? Дали ги менувате вашите барања несистематски? Ако откриете дека вашата организација е во голема мера виновна за проблемите, тогаш менувањето на добавувачите нема да го реши проблемот. Само ќе го префрлите проблемот од еден добавувач на друг.
3. Создадете детален список на ИТ средства
Листата мора да вклучува хардвер; мрежна топологија; софтвер; и сите апликации што го поддржуваат вашиот бизнис. Треба да бидете сигурни дека точно знаете што пренесувате. Дали има делови што не се под ваша контрола и не можете да ги извезете вашите податоци; на пример?
Нема ништо полошо од тоа да заборавите компонента за време на предавањето, а потоа да немате права за пристап до неа; на пример.
4. Потврдете го вашето познавање на сите податоци за пристап
Како дел од својата програма за управување со ризици, секоја компанија треба да ги чува сите податоци за пристап до своите системи и друго во безбеден, запечатен плик; на пример. Добра идеја е да се проверува барем еднаш годишно дали овие информации се функционални и комплетни. Се случило повеќе од еднаш по заминувањето на администратор или вработен во добавувачот, никој да не може да пристапи до одреден систем.
5. Назначете лице одговорно за транзицијата
За да се обезбеди непречена транзиција, препорачувам да се номинира одредено лице кое ќе биде одговорно за транзицијата. Или ова лице или неговите подредени во тимот мора да бидат способни да ја испланираат транзицијата и да обезбедат дека планот за транзиција се следи. Оваа единствена точка е решавање на проблеми и спречување на недоразбирања и никој не треба да има право да ги заобиколи.
6. Направете резервна копија на вашите податоци
Физички проверете дали имате резервни копии од сите ваши податоци и, најважно од сè, дека сте во можност да ги извлечете и користите податоците во случај на проблеми. Резервна копија каде што не ја знаете структурата на податоците и не можете да ја користите е, секако, бескорисна.
7. Внимавајте на забраната за вработување на специјалисти од добавувачот
Повеќето добавувачи имаат строга забрана нивните вработени да бидат вработени од страна на клиентот во нивните договори. Иако во минатото беше вообичаено клиентите да ги привлечат вработените кои беа вклучени во развојот или администрацијата на нивните системи, денес овие практики обично се многу добро покриени со договори. Покрај тоа, заштедите на трошоци честопати се враќаат наопаку со намалување на заменливоста и доведуваат до зголемени оперативни ризици.
8. Внимавајте на можни прекини во производството за време на транзицискиот период
Во февруари 2018 година, синџирот ресторани за брза храна KFC мораше да затвори 900 ресторани во Обединетото Кралство бидејќи немаа пилешко. Повеќе од една недела не беше можно да се достави пилешко. Прекинот беше предизвикан од промена на логистичкиот партнер во DHL во ноември 2017 година. Колку заштедија на логистика и колку ги чинеше овој прекин?
Дури и со најдобро планирање, можат да се појават проблеми; и потребно е да се земе предвид оваа можност и да се подготват планови за непредвидени ситуации за враќање во претходната состојба.
Промената на вашиот ИТ добавувач не е едноставна работа; и треба внимателно да размислите кога да го направите тоа. Се надевам дека оваа статија ви даде основна идеја за тоа како да планирате и имплементирате таква промена.
