Naarmate we verder de 21e eeuw ingaan, wordt automatisering steeds gangbaarder en onmisbaar voor het succes van uw bedrijf. Nu bedrijven te maken hebben met een toenemende hoeveelheid gegevens en steeds strengere regelgeving, is documentbeheer een belangrijk aandachtspunt geworden voor directeuren en CEO’s die concurrerend willen blijven en aan de regelgeving willen voldoen. Volgens Inside Small Business kan kunstmatige intelligentie (AI) de verwerking van gegevens efficiënter maken, gegevens sneller analyseren en de bescherming van uw bedrijf tegen beveiligingsinbreuken vergroten.
Het voordeel van AI bij documentbeheer
Aangezien dit een van de meest arbeidsintensieve aspecten van een organisatie is, is het geen verrassing dat AI-tools zich op documentbeheer hebben gericht. Het staat erom bekend een nauwgezet proces te zijn dat een gedegen organisatie, categorisering en terugvinding vereist. Kortom: het kost veel tijd.
Door AI-software, zoals deep learning, in uw bedrijf te implementeren, kunnen veel taken worden geautomatiseerd, waardoor menselijke fouten worden verminderd en medewerkers tijd besparen. Door parameters toe te voegen, kan generatieve AI gegevens voor u opschonen, inconsistenties verwijderen en een robuustere database opbouwen. Daarnaast helpt het bij het analyseren Inzichten overzichtelijke datavisualisaties te creëren, zoals cirkeldiagrammen en grafieken.
Bijvoorbeeld: het omgaan met essentiële informatie is van cruciaal belang in veel Sectoren, waaronder Gezondheidszorg, en deze informatie wordt ook gebruikt om betere innovaties te ontwikkelen. Zo wordt deep learning ingezet om de doorlooptijd van diagnoses te verkorten. Johnson & Johnson, het gezondheids- en gezinsbedrijf, ontwikkelt samen met AI-bedrijven, de Mayo Clinic en het gezondheidssysteem van de Universiteit van Californië in San Francisco software die kan helpen bij het opsporen van het risico op pulmonale hypertensie bij een patiënt door middel van twee cardiovasculaire tests: transthoracaal echocardiogram (TTE) en elektrocardiogram (ECG). Deze tests genereren beelden en elektrische activiteit van het hart; en met behulp van AI wordt verondersteld dat deze technologie helpt om hypertensie eerder op te sporen.
Verbeterde gegevensopvraging en toegankelijkheid
Het opvragen en de toegankelijkheid van gegevens worden beschouwd als enkele van de meest waardevolle toepassingen van AI binnen het documentbeheer. Informatieopvraagsystemen kunnen binnen enkele seconden een database doorzoeken en documenten identificeren. Sectoren de juridische sector, de financiële sector, de overheid, Gezondheidszorg en de energie- en nutssector behoren tot de strengste gebieden op het gebied van documentbeheer. Deze afdelingen hebben behoefte aan accurate en precieze informatie met weinig ruimte voor fouten. Zoektijd is cruciaal; en semantisch zoeken, een AI-procedure die zich richt op de intentie in plaats van op trefwoorden, kan zorgen voor grotere nauwkeurigheid en procedures verbeteren.
Bijvoorbeeld: Uber is de app voor ritdelen die een revolutie teweeg heeft gebracht in het vervoer van A naar B. Hun AI-algoritme voorspelt de vraag en coördineert klanten en medewerkers door passagiers en chauffeurs aan elkaar te koppelen, terwijl de reistijd wordt verkort.
Automatisering ter verbetering van naleving en governance
Een cruciaal aandachtspunt bij documentbeheer is de naleving van wettelijke voorschriften. Zonder nauwgezette naleving loopt uw bedrijf een groter risico op financiële aansprakelijkheid. Automatisering heeft voor een doorbraak gezorgd door documenten te controleren op naleving van de regelgeving en door inconsistenties te signaleren of te corrigeren. Door uw kennis op het gebied van naleving up-to-date te houden, kan uw team de tools in realtime aanpassen om het risico op boetes te verminderen.
Bijvoorbeeld: De Amerikaanse overheid maakt gebruik van luchtfoto’s om onroerend goed in steden te beoordelen. Met behulp van AI kan deze sector gegevens verzamelen, bewerken en bijhouden om het onderhoud en de reparatiewerkzaamheden in het gebied te verbeteren.
Aangedreven door AI Inzichten analyses
Data en analyses bieden ondernemers de meest veelbelovende groeimogelijkheden. Door gebruik te maken van deep learning verkrijgen bedrijven waardevolle Inzichten dataverzameling. Zo kunnen veranderingen in organisatorische patronen worden opgespoord, waardoor bedrijven worden beschermd tegen mogelijke fraude of financieel wanbeheer.
Met Aangedreven door AI Inzichten het eenvoudiger om procedures te volgen, uw diensten of producten te verbeteren en de operationele efficiëntie te verhogen. Deze Inzichten een strategisch voordeel dat uw bedrijf naar groei stuwt wanneer ze op de juiste manier worden ingezet.
Bijvoorbeeld:John Deere heeft baanbrekend werk verricht op het gebied van AI voor de landbouwsector en maakt gebruik van computervisie en machine learning om onkruid in gewassen te herkennen en het gebruik van niet-residueel herbicide met meer dan twee derde te verminderen. In dit geval ondersteunt AI het landbouwproces door tijd en middelen te besparen en de impact op het milieu te verminderen.
De gegevensbeveiliging verbeteren
Helaas komen beveiligingsinbreuken steeds vaker voor, en in veel Sectoren de hierboven genoemde, is een optimale gegevensbeveiliging van cruciaal belang. Moderne firewallsystemen met AI-technologie beschermen gegevens door de toegang te controleren, afwijkingen op te sporen en uw beveiligingsteam in realtime te waarschuwen bij verdachte activiteiten. Houd er bij het zoeken naar een externe tool rekening mee dat uw bedrijf slechts zo sterk is als zijn zwakste schakel, en dat de kans op datalekken groter is als u geen grondig onderzoek doet.
Bijvoorbeeld: om klanten te beschermen lopen banken voorop bij de ontwikkeling van AI-gegevensbeveiliging. Om voortdurend te verbeteren werkt Goldman Sachs momenteel aan een tool die 40% van de code schrijft. Dankzij generatieve AI in combinatie met getrainde professionals die toezicht houden op dit systeem, bouwen ingenieurs een sterker en veiliger systeem, terwijl ze meer aandacht kunnen besteden aan andere projecten.
Vooruitblik: de toekomst van AI in documentbeheer
AI is een voortdurend evoluerend fenomeen binnen bedrijven en zal zich in de loop van de tijd blijven aanpassen. Voorspellende analyses die anticiperen op behoeften op het gebied van documentbeheer of systemen die de volledige levenscyclus van documenten beheren, zijn enkele AI-procedures die steeds geavanceerder zullen worden dan de vorige versie. Deze processen worden ontwikkeld door middel van natuurlijke taalverwerking, machine learning en deep learning. Steeds meer organisaties implementeren de huidige AI-processen en passen hun bedrijfsvoering aan om beter aan te sluiten bij de behoeften van hun klanten. Het gebruik van AI wordt in rap tempo de standaardpraktijk en er zullen nog meer voordelen volgen.
