Dzięki Grupie ERA, organizacja Catholic Charities of Denver odzyskała miliony, które mogła przeznaczyć bezpośrednio na swoją działalność misyjną

Klient

Catholic Charities of Denver , wyżywienie, mieszkanie, edukację i doradztwo, a także udziela pomocy w sytuacjach kryzysowych oraz świadczy niezbędne usługi mieszkańcom północnej części Kolorado.

Jako jeden z największych spośród 167 oddziałów organizacji Catholic Charities w całych Stanach Zjednoczonych, oddział Catholic Charities of Denverkoncentruje się na szerokim spektrum działań, obejmującym między innymi: zapewnianie mieszkań po przystępnych cenach, Edukacja wczesnoszkolną, a także schroniska oraz pomoc dla kobiet, osób starszych, rodzin, krewnych, parafii i społeczności lokalnych, a także usługi doradcze.

W ciągu ostatniego roku organizacja CCD pomogła ponad 53 000 osób, zapewniła ponad 125 000 noclegów oraz wydała 400 000 posiłków. Organizacja dysponuje rocznym budżetem w wysokości 60 milionów dolarów i zatrudnia około 600 pracowników.

Wyzwanie

Brak scentralizowanych wewnętrznych zasobów kadrowych oraz zewnętrznych Zakupy / Zaopatrzenie uniemożliwił firmie CCD rozszerzenie zakresu usług, konsolidację dostawców, zwiększenie wydajności – oraz oszczędności.

Dział mieszkaniowy CCD (Archdiocesan Housing Inc., „AHI”) odpowiada za około połowę wszystkich usług świadczonych przez organizację każdego roku. AHI zarządza 30 nieruchomościami obejmującymi 1 700 lokali, O nas 500 osób. Zarządzanie obiektami stanowi jeden z głównych obszarów wydatków w ramach tego działu i wymaga zaangażowania wielu pracowników wewnętrznych, w tym techników konserwacyjnych, dozorców, sprzątaczy i innych. Organizacja współpracuje również z kilkuset zewnętrznymi dostawcami usług w zakresie konserwacji nieruchomości.

Podobnie jak wiele innych organizacji non-profit, CCD nie posiada scentralizowanego Zakupy / Zaopatrzenie który miałby wgląd w całą działalność organizacji i mógłby zidentyfikować obszary, w których dzięki efektowi skali, konsolidacji dostawców i sile nabywczej można by obniżyć koszty oraz zwiększyć wydajność i jakość usług. CFO Vottiero zdawał sobie sprawę, że Catholic Charities of Denver korzyści z utworzenia takiego działu, ale doszedł do wniosku, że być może należałoby skorzystać z pomocy podmiotu spoza organizacji.

Rozwiązanie

ERA opracowała hybrydowy model zarządzania obiektami wewnętrznymi, który pozwala nadzorować dostawców i pracowników wewnętrznych przy jednoczesnym zachowaniu rygorystycznych standardów obsługi.

Pod koniec 2020 roku firma Vottiero nawiązała współpracę z ERA Group. Zadaniem ERA Groupbyło przeanalizowanie całości wydatków agencji oraz opracowanie różnych procedur, które umożliwiłyby CCD ocenę wydatków w wielu obszarach, z których najważniejszym był sektor mieszkaniowy.

„Dzięki zaangażowaniu takiego eksperta jak ERA, który zapewnił nam Niezależny i obiektywną Niezależny , mogliśmy przyjrzeć się sposobowi wydatkowania środków oraz zidentyfikować obszary, w których traciliśmy szanse – a tego nigdy nie udałoby nam się osiągnąć samodzielnie”. — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

ERA Group ograniczenie wydatków na zewnętrznych dostawców to tylko część możliwości. Oprócz opracowania planu lepszego zarządzania dostawcami postanowiono przeanalizować wewnętrzną kadrę CCD, aby osiągnąć rzeczywisty efekt.

Firma CCD była w pełni zaangażowana w dbanie o dobro swoich pracowników, dlatego zlecanie zadań podmiotom zewnętrznym nigdy nie wchodziło w grę. Była również nieugięta w kwestii konieczności utrzymania bardzo wysokiego poziomu usług, do którego przyzwyczaili się jej mieszkańcy.

ERA opracowała dla organizacji model hybrydowy – tzw. „zintegrowany projekt zarządzania obiektami” – w ramach którego maksymalnie wykorzystano by potencjał pracowników w całej agencji, a zarządzanie dostawcami zostało scentralizowane i powierzone zewnętrznemu podmiotowi pełniącemu funkcję zintegrowanego zarządcy obiektów (IFM). Żaden z pracowników nie zostałby zwolniony ani nie straciłby stanowiska.

W przypadku odejścia pracownika – IFM, we współpracy z CCD, dokona oceny sytuacji i ustali, czy dane stanowisko wymaga obsadzenia nową osobą, czy też wystarczy je uzupełnić godzinami pracy zapewnionymi przez IFM. Ten długoterminowy plan uwzględniał wszystkie zobowiązania organizacji wobec pracowników, a jednocześnie z czasem umożliwił wdrożenie znacznie bardziej wydajnego i opłacalnego modelu działania.

Firma ERA pomogła w zatrudnieniu odpowiedniego kierownika ds. zarządzania obiektami, który zajmuje się wszystkimi bieżącymi zadaniami związanymi z konserwacją, współpracując zarówno z pracownikami, jak i dostawcami, a także zarządza projektami inwestycyjnymi.

„To Oszczędności , który nieustannie ewoluuje, ponieważ mamy do czynienia z dynamicznym elementem – ludźmi – których staramy się odpowiednio dostosować, abyśmy mogli zacząć osiągać większe Oszczędności. Firma ERA podchodzi do tego w wyjątkowy sposób. Widzimy, jak można zwiększyć wydajność, a także jak zmiana zakresu obowiązków i możliwość spojrzenia na wszystkie nieruchomości i podmioty biznesowe może zmienić sytuację. Nigdy wcześniej nie byłem w stanie tego zrobić”. — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

CCD ma szansę osiągnąć maksymalną wydajność i oszczędności rzędu ponad 30% rocznie już w samym Ministerstwie Mieszkalnictwa, co skłoniło tę instytucję do zwrócenia się do ERA z prośbą o rozszerzenie zakresu działania na całą organizację.

Na prośbę Vottiero agencja ERA opracowała program ramowy, który ma być realizowany we wszystkich ministerstwach w celu osiągnięcia Oszczędności finansowych Oszczędności zwiększenia efektywności.

„Jeśli nie będziemy rozważnie zarządzać tym, co otrzymaliśmy, to nie tylko marnujemy pieniądze, zasoby i energię, ale także postępujemy wbrew temu, do czego zostaliśmy powołani, a mianowicie do tego, by wykorzystywać to, co otrzymaliśmy, z maksymalną wydajnością”. — Phil Vottiero, CFO Catholic Charities of Denver

Każdy dolar zaoszczędzony przez CCD pozwala tej organizacji nieść pomoc większej liczbie osób potrzebujących w ramach prowadzonych przez nią działań. Tylko dzięki projektowi zintegrowanych obiektów Catholic Charities of Denver szansę zaoszczędzić ponad 30 milionów dolarów w ciągu 10 lat.

Łączne roczne Oszczędności: 1 116 000 dolarów

• IFM: 620 000 dolarów
• Konserwacja/naprawy: 116 000 dolarów
• Usługi gastronomiczne: 103 600 dolarów
• Telekomunikacja: 93 600 dolarów
• Gospodarka odpadami: 56 700 dolarów
• Materiały biurowe i środki czystości: 54 000 dolarów
• Energetyka/usługi komunalne: 30 700 dolarów
• Technologie informacyjne: 30 000 dolarów
• Materiały drukowane i promocyjne: 11 400 dolarów

„ERA to partner, a nie dostawca. Nie da się tego wystarczająco podkreślić. Wszyscy mieliśmy w swoim życiu do czynienia z wieloma konsultantami i wykonawcami, a jest ich więcej niż wystarczająco, którzy zamiast rozwiązywać problemy, generują jeszcze więcej pracy. ERA od samego początku stworzyła model, który był łatwy do naśladowania, nie obciążał żadnej osoby ani obszaru i pozwolił nam realizować szeroki wachlarz projektów. ERA zapewniła nam ogromną szansę na realizację naszej misji poprzez wykorzystanie otrzymanych zasobów i umożliwienie nam przeznaczenia Oszczędności dodatkowe programy o dużym znaczeniu”. — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver