Информациона технологија игра изузетно сложену улогу у организацијама. Потребна нам је да нам да упутства о томе када и где да обављамо производне операције; да мапира куда се средства крећу; и да идентификује области тржишта на које можемо ефикасно да циљамо. Не само да је сваки члан организације на неки начин зависан од технологије; већ системи такође обезбеђују везу са целим екосистемом у коме компанија послује.
За многе организације у Чешкој Републици и иностранству, функционисање њихових информационих система је ноћна мора. Потребне су им промене које ће подржати њихове процесе, повећати ефикасност производње или понудити робу новим купцима. Почињу да припремају план пројекта и схватају да ће морати да изврше прилагођавања користећи апликацију која ће подржати ове нове захтеве. Али чекајте – трошкови ове промене на ИТ страни почињу да расту до астрономских висина; повраћај инвестиције превазилази животни век универзума; а рок за њену имплементацију одговара овом временском хоризонту. Како је то могуће? На крају крајева, када смо имплементирали информациони систем пре пет година, видели смо колико ће нам посла уштедети; како ће повећати нашу ефикасност и постати наша неопходна подршка за све што радимо. Шта се догодило у међувремену?
Први одговор који вам пада на памет јесте да пронађете „кривца“ у вашем ИТ одељењу и међу вашим спољним добављачима; који су вас, по вашем мишљењу, „ухватили у замку“ и сада вас држе у заточеништву; исцеђују вас и не испоручују оно што вам је потребно. Нажалост, као што је често случај, овај одговор није тачан. Ова зависност је само последица нашег лошег планирања и приступа овој области. Истина је да се овде не гаси ватром; уместо тога, морамо усвојити свеобухватан приступ решењу; гледајући неколико година унапред.
Структура трошкова
Сваке године трошимо значајна средства из нашег буџета на развој информационих технологија. Која је основна структура ових трошкова?
- Приближно 20% наших трошкова одлази на хардвер и његов рад. То су трошкови за које добијамо нешто физичко; тј. на крају дана имамо „кутију“ – лаптоп; десктоп рачунар; сервер или мрежни елемент.
- Још 20% наших трошкова трошимо на софтверске технологије – оперативне системе; платформе за виртуелизацију; базе података и лиценце за одређене апликације.
- Највећи део; приближно 60% наших трошкова; троши се на системску администрацију – осигуравање да је систем функционалан и да ради у складу са нашим захтевима. То је углавном чисто људски рад; обавља га неко ко је образован у овој области. Овај део такође чини највећи износ неефикасно утрошених средстава; што је уско повезано са квалитетом људи које запошљавамо. Као конкретан пример; могу навести сопствено искуство; где је добављач неисправног система препоручио клијенту да купи хардвер и базу података више класе како би решио проблем; по цени од пет милиона чешких круна – што је било приближно двоструко више од годишњег ИТ буџета. Клијент нас је замолио да проверимо предложену процедуру; и након анализе перформанси сервера базе података; морали смо да закључимо да проблем није у технологији; већ у начину на који је код написан. Након његове измене; систем је пружио одговоре које је купац захтевао; и пет милиона није било потрошено узалуд. Узгред, ова куповина уопште не би решила проблеме.
У прве две тачке; промена добављача је могућа; и анализа нам јасно може рећи да ли ће се промена исплатити. У трећој тачки; није тако једноставно.
Како настаје зависност од нашег добављача?
Иако често размишљамо о добављачу као о спољном ентитету, можемо постати зависни и од нашег интерног добављача. То може бити, на пример, одређени програмер који је наш запослени.
Добро је схватити од самог почетка да ова зависност може бити и нездрава и симбиотска, тј. корисна за обе стране. Ипак, верујем да купац увек треба да има целокупно подручје под својом контролом, а особа из највишег менаџмента компаније мора бити одговорна за то.
Дакле; како постајемо зависни?
- Свесно – немамо знање у датој области и не исплати се одржавати га. Јасно је да ако имамо једну базу података од компаније Oracle у нашој компанији, онда је јефтиније ангажовати стручњака на неколико сати месечно да обавља задатке неопходне за њено функционисање. Ово нам штеди трошкове обуке наших запослених, а стручњак који се бави овом технологијом само у неколико организација је у стању да рутински решава ове проблеме, брзо и ефикасно.
- „ Краткорочна решења“ – краткорочна и мала решења имају карактеристику да веома брзо расту и брзо се шире по целој компанији. Почело је креирањем базе података наших постојећих и пословних партнера. После неког времена; тражили смо могућност праћења активности које спроводимо са овим контактима – па је добављач програмирао нови модул према нашим идејама; затим је дошло праћење захтева за услуге; комуникација путем EDI-ја... И одједном; мали добављач је постао добављач кључне апликације. Нико у компанији не зна тачно како то функционише; и само један програмер има представу о томе шта се тамо налази; одакле и куда подаци теку; и шта се са тим дешава.
Коришћење само једног добављача
– ако смо дефинисали услуге које добављач обавља за нас и повезани SLA (Уговор о нивоу услуге); онда се ништа не дешава. Као део консолидације добављача; највероватније смо добили повољније услове. Нажалост; 90% компанија нема појма шта њихов добављач ради за њих. Нису описане ни услуге ни SLA; и као резултат тога; изгубили су контролу над својим кључним процесима и својом ИТ подршком.
Намера добављача
– Да будем искрен, никада се нисам сусрео са оваквим случајем. Међутим, чињеница је да ако добављач склопи сарадњу са купцем који не обраћа пажњу или не посвећује енергију овој области, он може да искористи ову ситуацију и манипулише клијентом и увуче га у такав неравноправан однос.
Ризици нездраве зависности од ИТ добављача су исти као и у било ком другом случају:
Губитак контроле над роковима испоруке и квалитетом
– морамо да координирамо све наше захтеве и њихово испуњење са одређеним добављачем. Ако су преоптерећени, можда неће бити у могућности да испоруче у обиму и у року који захтевамо.
Одлазак кључне особе
– програмер који је био једини упознат са нашом апликацијом одлучио је да промени свој начин живота и отишао је да медитира у Индију. Шта можемо да урадимо поводом тога?
Немогућност конкуренције добављача
– желели бисмо да пронађемо новог добављача; али немамо појма како да организујемо такмичење јер не знамо шта да тражимо и како. Због општег задатка; нови добављач мора да урачуна ризик у цену; што њихову понуду чини скупљом. Зар то није штета?
Губитак аутономије компаније и стварање конкурентске предности
– вратимо се на почетак мог блога. Они који креирају наше системе одлучују о нашој конкурентности. Добијамо само оно што добављач може да испоручи; не оно што ми заиста желимо и захтевамо.
