Из претходних чланака знамо не само како да се упустимо у нездраву зависност од ИТ добављача и какве проблеме нам то ствара, већ и како да избегнемо такву зависност . Али шта треба да урадите ако сте већ у овој ситуацији и треба да се извучете? Можете сазнати у последњем делу ове серије од три дела.
1. Прегледајте свој уговор са добављачем
Уговор је основни документ који поставља границе у којима ћемо пословати. Проверите важност уговора и услове под којима можете раскинути сарадњу. Посебно је важно проверити како су дефинисане процедуре за предају система, услуга и документације. Пажљиво размотрите да ли би било повољније да се прво договорите о измени уговора; како би услови били поштени за обе стране. Добављач ће бити спреман на уступке како би вас задржао као купца.
Имајте на уму да је потребан одређени временски период за примопредају између старог и новог добављача. Предложите процедуру за организацију примопредаје; које кораке треба предузети и у ком временском оквиру.
2. Разјасните зашто желите да промените добављача
Главно је да ваше пословање настави да функционише након промене добављача. Јасно опишите зашто желите да промените добављача и које ризике ова промена носи са собом. Додавање користи и трошкова на листу ставки учиниће вашу одлуку јаснијом.
Ако добављач не испуњава ваше захтеве, сазнајте зашто. Да ли је то зато што нисте у могућности да дате јасна упутства? Да ли мењате своје захтеве несистематски? Ако откријете да је ваша организација у великој мери крива за проблеме, онда промена добављача неће решити проблем. Само ћете пребацити проблем са једног добављача на другог.
3. Направите детаљан списак ИТ средстава
Листа мора да садржи хардвер; мрежну топологију; софтвер; и све апликације које подржавају ваше пословање. Морате бити сигурни да тачно знате шта преносите. Да ли постоје делови који нису под вашом контролом и не можете да извезете своје податке; на пример?
Нема ништа горе него заборавити компоненту током примопредаје, а затим немати права приступа њој; на пример.
4. Проверите своје знање о свим подацима за приступ
Као део свог програма управљања ризицима, свака компанија треба да чува све податке о приступу својим системима и више у безбедној, запечаћеној коверти, на пример. Добра је идеја проверити барем једном годишње да ли су ове информације функционалне и потпуне. Дешавало се више пута да након одласка администратора или запосленог добављача, нико није могао да приступи одређеном систему.
5. Именовати особу одговорну за транзицију
Да би се осигурала глатка транзиција, препоручујем да се именује одређена особа која ће бити одговорна за транзицију. Или та особа или њени подређени у тиму морају бити у стању да планирају транзицију и осигурају да се план транзиције поштује. Ова јединствена тачка је решавање проблема и спречавање неспоразума, и нико не би требало да има право да их заобиђе.
6. Направите резервну копију података
Физички проверите да ли имате резервне копије свих ваших података и, што је најважније, да ли сте у могућности да извучете и користите податке у случају проблема. Резервна копија чија структура података није позната и не можете је користити је, наравно, бескорисна.
7. Пазите да не забрањујете запошљавање стручњака добављача
Већина добављача има строгу забрану да њихови запослени буду запослени од стране клијента у њиховим уговорима. Док је у прошлости било уобичајено да купци преваре запослене који су били укључени у развој или администрирање њихових система, данас су ове праксе обично веома добро покривене уговорима. Штавише, уштеде трошкова често се обију о главу смањењем заменљивости и доводе до повећаних оперативних ризика.
8. Пазите на могуће прекиде у производњи током прелазног периода
У фебруару 2018. године, ланац ресторана брзе хране KFC морао је да затвори 900 ресторана у Уједињеном Краљевству јер нису имали пилетину. Више од недељу дана није било могуће доставити пилетину. Прекид је узрокован променом логистичког партнера на DHL у новембру 2017. године. Колико су уштедели на логистици и колико их је коштао овај прекид?
Чак и уз најбоље планирање могу се појавити проблеми; и неопходно је узети у обзир ову могућност и припремити планове за непредвиђене ситуације за враћање у претходно стање.
Промена добављача ИТ услуга није једноставна ствар; и потребно је пажљиво размислити када то учинити. Надам се да вам је овај чланак дао основну идеју о томе како да планирате и спроведете такву промену.
