У првом делу серије разговарали смо о томе како можемо постати нездраво зависни од нашег добављача и, пре свега, које проблеме то може проузроковати нашој компанији.
Данас ћемо погледати шта можемо учинити да избегнемо такву зависност.
1. Задржите власништво над процесима и системским знањем и плановима за њихов развој
Ако одлучите да не желите да бринете о ИТ-у и дајете општа упутства свом ИТ добављачу, на најбољем сте путу ка зависности. Оно што вас може изненадити јесте да овај приступ често ствара проблеме самом добављачу, јер након неког времена захтеви клијента почињу да се преклапају и испреплићу, а испуњавање нових захтева постаје велики проблем за добављача.
За компанију која жели да остане конкурентна, важно је да посматра ИТ као алат за подршку, побољшање и мерење својих процеса. Није тешко схватити како то учинити, јер данас имамо довољно методологија и стандарда који нам омогућавају да одржимо преглед процеса и спроведемо ефикасно планирање:
- Пословна архитектура – начин описивања циљева организације; начини на које се ови циљеви постижу кроз пословне процесе; и како се ови процеси могу подржати технологијом. За више информација погледајте чланак „Немојте се заглавити“ у лошој пословној архитектури. Два најпознатија приступа пословној архитектури могу се наћи на веб страницама The Open Group и Zachmann .
- Опис процеса – најпознатији и најшире коришћени стандарди су које је креирала Open Management Group (www.omg.org). Описивање процеса према BPMN (Business Process Model and Notation) спецификацији омогућава менаџменту компаније да лако чита и евидентира процесе који се одвијају у њиховој компанији.
- Корисничка документација – ово не мора бити документ који је написао добављач и ставио у фиоку да скупља прашину. Добар приступ је снимање видео записа који корисницима показују како да користе апликацију у свом свакодневном раду; тиме се поједностављује подршка за производ и обука за нове кориснике. Видео снимци често трају само неколико минута и описују све што треба да знате да бисте ефикасно користили систем. На пример, погледајте водич за коришћење Јамера у истраживачком пројекту или водич како да наручите робу из онлајн продавнице .
Све стандарде и методологије прати свеобухватна документација и студијски материјали који детаљно описују сваку област. По мом искуству, исплати се ангажовати стручњака који ће одабрати делове методологије који су погодни за одређену компанију.
Ако обрадите своје знање у стандардизованом облику, не само да ћете имати алат за дискусију о темама које воде ка унапређењу компаније, већ ћете стећи и сигурност да ћете пронаћи заједнички језик са великом већином ваших тренутних и потенцијалних добављача.
Ако желите нешто да промените у својим процесима и току информација, почните тако што ћете направити промене у организацији рада, било на нивоу модела или кроз пилот експеримент – тестирајте да ли ће промена донети очекиване користи. Затим израчунајте користи од промене и трошкове њене имплементације. Ако је све како треба, почните са модификовањем система, а ако не, можете зауставити акцију без икаквих проблема. Када ово потпуно поверите спољном добављачу, мало ко има храбрости да заустави пројекат у који смо већ уложили ресурсе.
2. Подаци морају бити ваши под свим околностима
Подаци се чувају код нашег добављача; сада смо се посвађали са њима и рекли су нам да су подаци њихови... Нажалост, ова ситуација није толико неуобичајена колико бисте можда помислили. Не дешава се често са добављачима услуга у облаку и хостинга; као што људи често претпостављају; али најчешће са системима развијеним по мери; где се подаци чувају унутар црне кутије коју у потпуности контролише добављач.
Ово је традиционални начин држања купца под контролом добављача. Проблем се генерално може решити на два начина – директном контролом података или обезбеђивањем поузданог начина њиховог добијања у употребљивом формату.
На пример; услуга за управљање имејл контактима које добијамо регистрацијом на веб-сајту нашег добављача. Први приступ је осигурати да се подаци реплицирају у нашим сопственим системима; а други је редовно преузимање информација сачуваних у системима добављача и њихово чување код нас „за сваки случај“.
Чак и у нашем сопственом систему; где је складиштење података добро документовано; методологија извоза података у стандардну табелу; базу података или XML може значајно олакшати интеграцију новог система. Важно је успоставити процедуре за екстракцију података; верификацију да је извоз функционалан; и да је формат добро документован; јер је критични тренутак када треба да преузмемо податке управо најгори тренутак за откривање да извоз не ради или да су савршено извезени подаци кодирани у формату са којим не можемо да радимо.
Горе наведене захтеве треба проверити приликом прихватања било какве нове функционалности или измена система од добављача.
3. Задржите права интелектуалне својине на апликације
Власништво над апликацијама састоји се од власништва над изворним кодом или дизајном апликације. Ако немамо контролу над изворним кодом, ризикујемо да када желимо да променимо добављача, откријемо да постојећи добављач поседује критични део кода и неће бити спреман да га пружи бесплатно. Ово можемо избећи тако што ћемо јасно дефинисати власништво у уговору; навести да је код развијен као резултат тражених измена искључиво наше власништво; или да су ове измене креиране под лиценцом која нам дозвољава да их користимо и дистрибуирамо бесплатно.
Чак и ако смо уговорно осигурали власништво, то не значи да ће нам добављач са којим ћемо раскинути уговор одобрити приступ коду. Из тог разлога, веома је препоручљиво да систем за контролу изворног кода, вики и други документи буду сачувани код треће стране и да партнер буде обавезан да чува податке на одређеном месту и у одређено време како бисмо имали приступ актуелним верзијама.
4. Системска интеграција уместо проширења функционалности
API-ји веб сервиса (интерфејси за програмирање апликација) сада су уобичајена карактеристика у многим комерцијалним и апликацијама отвореног кода. То значи да су све карактеристике или функције доступне корисницима апликација такође доступне за употребу између различитих система и апликација.
Коришћењем протокола и стандарда за дефинисање овог интерфејса; ове услуге представљају јединствено средство комуникације и платформу; апликација написана на једном језику или на једном оперативном систему је доступна системима написаним на потпуно другачији начин. Подаци се преносе у заједничком формату; као што су XML или JSON; а кодне базе оба система остају потпуно независне.
Данас сваки корисник може да замисли како изгледа системска интеграција. На крају крајева, сви користимо веб апликације које су интегрисане једна са другом – на пример, Google календар са Google контактима и Gmail-ом. Ако одлучимо да почнемо да користимо други календар уместо постојећег, потребно је само да га повежемо са постојећим подацима. Овај метод промене система није могућ ако имамо сопствени систем, који смо првобитно купили само за рачуноводство, а постепено смо од добављача развили CRM модул, сервисни модул итд.
Иста логика важи и за интеграцију са системима које пружају као услугу добављачи услуга у облаку (SaaS – Софтвер као услуга). Коришћење веб сервиса одваја појединачне апликације једну од друге; чинећи цео систем флексибилнијим и транспарентнијим. Напротив; фиксне везе између различитих модула олакшавају добављачу да повећа нашу зависност од њих; повећавају сложеност кода; а флексибилност система је једнака најмање флексибилном делу.
5. Покушајте да минимизирате модификације стандардног система
Покушајте да имплементирате потребан систем са минималним изменама стандардне имплементације. Обично нисте први купац добављача. Покушајте да максимално искористите искуство добављача са другим клијентима током имплементације. Вероватно ћете бити изненађени колико ефикасније неки процеси могу бити имплементирани или да ће одређени подаци које смо раније превидели постати наша конкурентска предност.
Ако су нам потребне веће измене у функционалности апликације, то може значајно да искомпликује прелазак на нове верзије у будућности, а сваки прелаз ће бити изазован у смислу развоја и имплементације.
6. Користите више добављача
Покушајте сами да управљате целокупним дизајном, развојем, имплементацијом и радом система и не препуштајте то добављачу. Добра је идеја да одвојите пословне аналитичаре од програмера; на пример. Добра је идеја да систем тестирају тестери који су ван развојног тима. Они ће ефикасније обавити посао; а вероватноћа да ћете добити беспрекоран производ је много већа. Ако је нека друга страна одговорна за рад (нпр. добављач услуга у облаку); уверите се да ће они подстаћи програмере да испоруче производ који минимизира проблеме у раду система.
7. Наведите поступак раскида уговора; укључујући казне за добављача
Како је прекид сарадње дефинисан у уговору? Отказни рок од три месеца; након чега престајете да плаћате, а добављач престаје да пружа подршку? То је крајње неадекватно.
Потребно је навести коју документацију и у ком квалитету добављач мора да вам достави; или директно новом добављачу; током отказног рока. Ако сте обезбедили права интелектуалне својине на дизајн; изворни код и друге делове документације поменуте у тачки 3; тим боље. Приликом закључивања уговора са добављачем; добра је идеја да проверите са компанијама које су освојиле 2. и 3. место шта ће им бити потребно ако желе да преузму развој и одржавање од победника.
8. Обавестите добављаче о будућим плановима развоја
Радите на дугорочном партнерству са својим добављачима. Ако редовно разговарате о својим плановима развоја и стратешким питањима са њима, а не само о тренутним променама у функционалности, добављач може дати предлоге који ће створити системску архитектуру која је стабилна, ефикасна и исплатива, не само за ваше тренутне захтеве, већ и за будуће захтеве. Да бисте разјаснили своје захтеве, можете користити, на пример, MuSCoW методу, која дели захтеве у следеће категорије:
- Мора се имати – мора се имати
- Требало је – требало је
- Могао сам – било би лепо имати
- Нећу имати овај пут – не мора имати у овом тренутку
9. Прикупите идеје и мишљења од других странака
Немојте се заглавити на једном месту; пратите трендове; тражите најбоље приступе и праксе; и пратите све. Ангажујте компанију да добијете треће мишљење – они ће проценити ваше одлуке и са техничке и са стратешке перспективе. Не мора бити скупо. А такве консултације се исплате јер ће вам помоћи да избегнете грешке. Из мог искуства; знам за случај где је добављач приморао купца да уложи неколико милиона круна у решавање проблема који је сам изазвао; а консултант је утврдио да та инвестиција уопште неће решити проблем јер је проблем био негде другде.
Консултант вам може помоћи да дефинишете своју стратегију; креирате потражњу; процените опције; и сагледате ствари из неочекиваног угла. Такође вам може помоћи да извршите ревизију својих добављача и осигурате најбољи могући исход за вас. Консултант треба увек да има на уму да желите да будете независни од одређеног добављача и да препознајете вредност свог знања као конкурентску предност.
Прави избор добављача се односи на управљање ризицима
Верујем да након читања овог чланка имате јаснију представу о томе како да своје добављаче претворите у партнере у вашем успеху, а не да постанете њихов вазал. Спречавање непријатних ситуација подразумева доследно управљање ризицима и избор решења која уравнотежују тренутне захтеве са будућом флексибилношћу. Придржавајући се горе наведених принципа, осигураћете прави избор добављача и нових система.
