Vet du verkligen hur mycket kortbetalningar kostar dig?

Inom hotell- och restaurangbranschen avsätter hotell en betydande del av sina utgifter för att förbättra gästupplevelserna genom personal, Wi-Fi och tvätt. Även om dessa direkta kostnader granskas noggrant går indirekta kostnader som avgifter för handelskort ofta obemärkta förbi. Även om kreditkortsavgifter är ett av de enklaste sätten att göra transaktioner har de blivit alltmer kostsamma och komplicerade under det senaste decenniet. 

De mer framgångsrika fastighetsägarna ställer sig kontinuerligt grundläggande frågor, såsom: "Vad är de totala kostnaderna för hantering av handelskort?" Denna fråga kan enkelt besvaras genom att ta ett månatligt hanteringsutdrag och dividera de TOTALA hanteringsavgifterna med det månatliga försäljningsbeloppet; ofta kallat effektiv hanteringsfrekvens. Som regel bör den effektiva frekvensen för ett väl hanterat handelskort, när kunden fysiskt använder sitt kort (genom att trycka på eller sätta in det i terminalen), vara mindre än 2,40 %. Transaktioner med kortuppgifter som tas online eller via telefon bör vara under 2,70 %. 

Kortleverantörer tjänar främst pengar på rabatten som betalas baserat på transaktionsvolymer och andra administrativa avgifter som kan tillföra värde eller inte. Tyvärr är detta ofta det primära fokuset när fastighetsförvaltare eller ägare förhandlar om ett bearbetningsavtal på grund av felaktig information om prisstrukturer som fasades ut för drygt ett decennium sedan. Även om det fortfarande är viktigt att förhandla om dessa kostnader, representerar de vanligtvis mindre än 20 % av de totala bearbetningskostnaderna. Avgifterna som kortleverantörerna tar ut genom sina utbytes- och kortleverantörsavgifter är över 80 % av de totala bearbetningskostnaderna.

Många tror att förmedlingsavgifter är fasta, men det finns många sätt som transaktioner kan kvalificera sig för en lägre förmedlingskostnad, särskilt för online- och manuellt inmatade transaktioner. Dessa kan ha en oproportionerligt stor inverkan på de totala bearbetningskostnaderna jämfört med den kostnad som tillskrivs bearbetningsföretaget.  

Till exempel skickas transaktioner med företagskort som görs under ordinarie öppettider vanligtvis in i en batchprocess varje kväll. Denna process är ofta automatiserad, men vissa föredrar fortfarande att göra det manuellt. Om processen av någon anledning försenas i mer än två dagar kommer det att leda till att den genomsnittliga växlingsavgiften för alla lagrade transaktioner ökar med 60–75 %. Även om kostnaden för var och en av de över 400 växlingarna är fast har fastighetsförvaltaren mer kontroll över vilken växlingsavgift som tillämpas än de flesta tror. Ett annat exempel är att inlämning av momsbeloppet för företagskortstransaktioner kan sänka växlingskostnaden med 25–30 %. För fastighetsägaren är skillnaden att man undviker en betydande kostnadspåföljd eller får en betydande vinst i behandlingskostnader. 

Vad nu då?

Det finns många fler aspekter av att optimera avgifter för handlarkort; och en fokuserad studie av historisk användning och avgiftstrender skulle ge värdefull information. insikter Även om många hotell- eller motellägare har god koll på hur man hanterar avgifter för handlarkort i hotellets driftskostnader, är det viktigt att regelbundet granska de olika områden som nämns i den här artikeln, även om den effektiva räntan vanligtvis har legat under den genomsnittliga risken på 2,40 % för detaljhandelstransaktioner eller 2,70 % för betalningar som görs online eller manuellt. Personalförändringar är mycket vanliga inom hotell- och restaurangbranschen, och att anta att den nyanställda kommer att behandla kort korrekt kan vara ett dyrt misstag. 

Om den effektiva räntan är högre än vad som anges bör du bekräfta att du har alla korrekta policyer och rutiner för att behandla korttransaktioner för att undvika straffavgifter för utbytesavgifter och kortmärkesavgifter. Om du är osäker på någon aspekt av denna kostnadskategori kan du kontakta en ERA-konsult för att utvärdera dina kostnader för ditt handelskort. Du kommer åtminstone att få en objektiv bedömning av dina kostnader för handelskort och en Oberoende en rapport som visar att du gör allt rätt inom detta område. Avgifter för handlarkort kan snabbt öka; och att ha sinnesro i att du har optimerat denna kostnad eller att ha en resurs som kan hjälpa dig dit kan ge den sinnesroen, oavsett om det är du själv eller styrelsen.