Kartlı ödemelerin size ne kadara mal olduğunu gerçekten biliyor musunuz?

Konaklama sektöründe oteller, personel, Wi-Fi ve çamaşırhane hizmetleri yoluyla konuk deneyimini iyileştirmek için giderlerinin önemli bir kısmını bu alanlara ayırmaktadır. Bu doğrudan maliyetler titizlikle incelenirken, kart işlem ücretleri gibi dolaylı giderler genellikle gözden kaçmaktadır. İşlem yapmanın en kolay yollarından biri olmasına rağmen, kredi kartı işlem ücretleri son on yılda giderek daha pahalı ve karmaşık hale gelmiştir. 

Başarılı işletme sahipleri sürekli olarak kendilerine temel sorular sorarlar; örneğin: "Kart işlemlerinin toplam maliyeti nedir?" Bu soruya, aylık işlem ekstresini alıp TOPLAM işlem ücretlerini aylık satış tutarına bölerek kolayca cevap verilebilir; buna genellikle Etkin İşlem Oranı denir. Kural olarak, müşterinin kartını fiziksel olarak kullandığı (terminale dokundurduğu veya taktığı) iyi yönetilen bir ticari kartın Etkin Oranı %2,40'tan az olmalıdır. Kart bilgilerinin çevrimiçi veya telefonla alındığı işlemler ise %2,70'in altında olmalıdır. 

Kart işlem sağlayıcıları, gelirlerini esas olarak işlem hacmine bağlı olarak ödenen komisyonlardan ve değer katıp katmayacağı belirsiz diğer idari ücretlerden elde ederler. Ne yazık ki, on yıldan fazla bir süre önce kaldırılmış olan fiyatlandırma yapılarına ilişkin yanlış bilgiler nedeniyle, emlak yöneticileri veya sahipleri bir işlem anlaşması müzakere ederken genellikle bu konuya odaklanırlar. Bu maliyetleri müzakere etmek hala önemli olsa da, bunlar genellikle toplam işlem maliyetlerinin %20'sinden azını oluşturur. Kart markalarının takas ve kart markası ücretleri yoluyla tahsil ettiği ücretler, toplam işlem maliyetlerinin %80'inden fazlasını oluşturur.

Birçok kişi, banka arası işlem ücretlerinin sabit olduğunu düşünür; ancak işlemlerin, özellikle de çevrimiçi ve manuel olarak girilen işlemlerin, daha düşük bir banka arası işlem ücretine tabi tutulabilmesi için pek çok yol vardır. Bunlar, işlem sağlayıcısına atfedilen maliyete kıyasla toplam işlem maliyetleri üzerinde çok büyük bir etkiye sahip olabilir.  

Örneğin; normal çalışma saatleri içinde gerçekleştirilen kartlı işlemler genellikle her akşam toplu bir işlemle gönderilir. Bu süreç çoğu zaman otomatiktir; ancak bazıları hâlâ manuel olarak yapmayı tercih eder. Bu süreç herhangi bir nedenle iki günden fazla gecikirse; depolanan tüm bu işlemlerin ortalama işlem ücreti %60-75 oranında artar. 400'den fazla interchange ücretinin her biri sabit olsa da, mülk yöneticisi, çoğu kişinin düşündüğünden daha fazla kontrol sahibi olup hangi interchange oranının uygulanacağını belirleyebilir. Bir başka örnek ise, ticari kart işlemleri için satış vergisi tutarını bildirmek, interchange maliyetini %25-30 oranında düşürebilir. Mülk sahibi için fark, önemli bir maliyet cezasından kaçınmak ya da işlem maliyetlerinde önemli bir kazanç elde etmektir. 

Şimdi ne olacak?

Kart işlem ücretlerini optimize etmenin pek çok yönü vardır; geçmişteki kullanım ve ücret eğilimlerine odaklanan bir inceleme, değerli bilgiler sağlayacaktır. Birçok otel veya motel sahibi, tesisin işletme giderleri içindeki kart işlem ücretleri kısmını iyi yönetebilse de, bu makalede bahsedilen çeşitli alanları düzenli olarak gözden geçirmek çok önemlidir; Etkin Oran, perakende işlemler için genellikle %2,40 veya çevrimiçi ya da manuel olarak girilen ödemeler için %2,70 eşik değerinin altında olsa bile. Konaklama sektöründe personel değişiklikleri çok yaygındır; yeni işe alınan kişinin kart işlemlerini doğru bir şekilde yapacağını varsaymak pahalıya mal olabilecek bir hata olabilir. 

Ancak, eğer uygulanan oran belirtilenin üzerindeyse, takas ve kart markası ücretlerine ilişkin ceza oranlarından kaçınmak için kart işlemlerini yürütmeye yönelik tüm doğru politika ve prosedürlere sahip olduğunuzdan emin olmalısınız. Bu maliyet kategorisinin herhangi bir yönüyle ilgili emin değilseniz, bir ERA danışmanıyla iletişime geçerek işletmenizin kart maliyetlerini değerlendirebilirsiniz. En azından, işletmenizin kart giderlerine ilişkin objektif bir değerlendirme ve bu alanda her şeyi doğru yaptığınızı gösteren bağımsız bir rapor alacaksınız. Ticari kart ücretleri hızla artabilir; bu maliyeti optimize ettiğinizden emin olmak veya bunu başarmanıza yardımcı olacak bir kaynağa sahip olmak, ister kendiniz ister yönetim kurulu olsun, size huzur verebilir.