Gönüllü Sosyal Güvenlik Planlarında ERISA'ya Göre Yükümlülükler Mercek Altında
1974 tarihli Çalışan Emeklilik Gelir Güvenliği Kanunu (ERISA) ve bu kanunun getirdiği güvene dayalı sorumluluklar, artık yerleşik bir gerçekliktir. Plan sponsorlarının, katılımcıların ve lehdarların menfaatlerini en iyi şekilde gözetmekle yükümlüdür. Bununla birlikte, gönüllü sosyal yardım planlarına odaklanan ERISA davalarının sayısında artan bir artış görülmektedir.
Schlichter Bogard LLC (Schlichter), son dönemde ERISA kapsamında birçok büyük işveren ile bunların çalışan sosyal hakları ve sağlık sigortası acenteleri ve danışmanlarına karşı toplu dava açmıştır. Bu davalarda, kaza, kritik hastalık ve hastane masrafları sigortası gibi gönüllü sosyal hak teklifleriyle bağlantılı olarak güvene dayalı yükümlülüğün ihlal edildiği iddia edilmektedir.
Gönüllü sosyal haklar ne zaman ERISA kapsamına girer?
Son dönemde görülen davalar, gönüllü sosyal yardım programlarının ERISA muafiyetine gerçekten hak kazanıp kazanmadıkları konusundaki incelemenin giderek yoğunlaştığını ortaya koymaktadır. Schlichter toplu davalarında davacılar, bazı işverenlerin Çalışma Bakanlığı’nın (DOL) güvenli liman şartlarını yerine getirmediklerini ve bu nedenle söz konusu planların, güvene dayalı yükümlülüklerin geçerli olduğu ERISA kapsamındaki Çalışan Refah Yardım Planları olarak değerlendirilmesine yol açtıklarını iddia etmektedir. Genel olarak, gönüllü sosyal yardım planları, DOL'un güvenli liman hükmü kapsamındaki dört kriteri de karşılıyorsa ERISA kapsamındaki planlar olarak kabul edilmez:
- İşveren prim ödemelerine katkıda bulunmaz
- İşveren, idari hizmetler için makul bir masraf geri ödemesi dışında herhangi bir tazminat almaz
- Çalışanlar için katılım tamamen gönüllülük esasına dayanmaktadır
- İşveren, maaş kesintilerini kolaylaştırmak ve sigorta şirketleri ya da acentelerin bu teklifi tanıtmasına izin vermek dışında, programı desteklememektedir
Bu koşullardan herhangi birinin yerine getirilmemesi, planın ERISA’ya tabi hale gelmesine ve buna bağlı olarak güvene dayalı sorumlulukların ve olası hukuki sorumluluk risklerinin ortaya çıkmasına neden olabilir.
İşveren Onayına İlişkin Örnekler ve Olası Sonuçlar
Bazı işveren eylemleri “onay” olarak yorumlanabilir ve bu durum, gönüllü bir planın ERISA’dan muafiyetini tehlikeye atabilir:
- İşveren markalı materyallere (örneğin, şirket adı ve logosu bulunan sosyal hak kılavuzları) gönüllü sosyal hakların dahil edilmesi, işverenin bu programı düzenlediğini, müzakere ettiğini veya onayladığını düşündürebilir
- Açık kayıt döneminde genel ücret ve yan haklar paketinin bir parçası olarak bir grup poliçesinin tanıtılması, bir destek olarak algılanabilir
- Yapılandırılmış bir kayıt platformu içinde sınırlı sayıda sosyal hak sunmak, işverenin bu hakları seçtiği ve onayladığı izlenimini yaratabilir
- Çalışanların kafeterya planı aracılığıyla gönüllü sosyal hakların ücretlerini vergi öncesi olarak ödemelerine izin vermek de
adresinde bir destek olarak değerlendirilebilir
Eğer bir destek ilişkisi tespit edilirse, plan ERISA kapsamına girebilir; bu da güvene dayalı sorumlulukları ve olası hukuki sorumluluğu beraberinde getirir.
İşverenler ve Aracılar Neden Vekil Olarak Kabul Edilebilir?
Son dönemde görülen davalarda davacılar, işverenlerin —ve bazı durumlarda aracılarının— planın denetimi ve yönetimindeki rollerinden dolayı emanetçi olarak hareket ettiklerini savunmaktadır. Başlıca iddialar şunlardır:
- İşverenler, planın idaresi konusunda takdir yetkisini kullanır; bu da, ihtiyatlı davranma ve katılımcıların menfaatlerini gözetme yükümlülüğü doğurur
- İşverenlerin, hizmet sağlayıcıların ücretlerini takip etme ve ücretlerin makul olduğundan emin olma sorumluluğu vardır
- İşverenlerin, primleri, sigorta şirketlerini, hasar geçmişini, komisyonları ve programın genel değerini piyasa kriterleriyle karşılaştırarak değerlendirmeleri beklenmektedir
- Bazı durumlarda, komisyoncuların komisyonlarının poliçeler kapsamında ödenen tazminat tutarlarını aştığı iddia ediliyor
- Tamamen çalışanlar tarafından finanse edilen gönüllü planlar, maliyet etkinliği veya rekabet gücü açısından yeterince incelenmemiştir
- İşverenler, sigorta şirketi seçimi, komisyonlar ve hasar oranları gibi temel unsurları izlemekte ve bu konularda müzakere yapmakta yetersiz kalmışlardır
İşverenlerin Gönüllü Sosyal Yardım Programlarını Yönetirken Dikkat Etmesi Gereken Hususlar
Riski azaltmak ve yönetişimi güçlendirmek amacıyla işverenler şu hususları dikkate almalıdır:
- Gönüllü sosyal hak tekliflerini incelemek ve bunların Çalışma Bakanlığı’nın (DOL) güvenli liman şartlarına uygunluğunu teyit etmek üzere bir iç danışma komitesi kurulması
- Aracı komisyonları, ücret yapıları ve hasar oranları dahil olmak üzere plan performansını izlemek için resmi süreçlerin uygulanması
- Taşıyıcının mali gücü, hasar ödeme geçmişi ve hizmet kapasitesi dahil olmak üzere, tedarikçilere yönelik kapsamlı durum tespiti yapmak
- Komisyonlar ve dolaylı ödemeler dahil olmak üzere, tüm türdeki aracı ve satıcı ücretlerinde tam şeffaflığı sağlamak
- Rekabet gücünü ve çalışanların değerini değerlendirmek amacıyla planları piyasa alternatifleriyle düzenli olarak karşılaştırma
- İhtiyatlılık ve denetim ilkelerini ortaya koymak amacıyla karar alma süreçlerine ilişkin net bir belgeleme sistemi sürdürmek
- İstenmeyen bir destek algısı yaratmamak için tarafsız ve özenle kaleme alınmış çalışan bildirimleri sunmak
- İnsan kaynakları ve sosyal haklar ekiplerine ERISA'nın getirdiği sonuçlar ve güvene dayalı sorumluluklar konusunda eğitim verilmesi
- ERISA (uygulanabilirse), COBRA ve Uygun Fiyatlı Sağlık Hizmetleri Yasası dahil olmak üzere ilgili mevzuata uyumu sağlamak ve Plan Özet Açıklamalarını (SPD'ler) düzenli olarak gözden geçirmek ve güncellemek
- Uygun olduğu durumlarda, ERISA mevzuatına uyumu desteklemek amacıyla uygun tutarda sorumluluk sigortası kapsamını sürdürmek
- Gönüllü sosyal hakları, kapsamdaki çakışmaları veya eksiklikleri önlemek amacıyla genel sosyal haklar stratejisiyle uyumlu hale getirmek
Önemli Nokta
Hukuki ihtilaflar giderek artarken, işverenler gönüllü sosyal hakların nasıl yapılandırıldığını, iletildiğini ve yönetildiğini değerlendirirken proaktif bir yaklaşım benimsemelidir. Geçmişte düşük riskli ve çalışanlar tarafından karşılanan bir hizmet olarak görülen bu haklar, günümüzde daha sıkı bir incelemeye tabi tutulmaktadır; bu durum, etkin denetim, belgeleme ve şeffaflığı her zamankinden daha önemli hale getirmektedir.
Yazar hakkında
Marlys Schmitt, ERA Group deneyimli bir danışmanlık ortağıdır. Bir danışman ve destekçi olarak, CEO ve CFO için sağlam ilişkiler kurmaya ve kapsamlı maliyet kontrolü çözümleri sunmaya odaklanmaktadır. ERA Group görev süresi boyunca Schmitt, 20 milyon doların üzerinde bir harcama incelemesine öncülük etmiş ve 100’ün üzerinde müşteri projesini başarıyla tamamlamıştır.
