Rastući rizik od ERISA-e kod dobrovoljnih davanja

Fiducijarne dužnosti ERISA-e pod lupom u dobrovoljnim planovima davanja

Zakon o sigurnosti prihoda zaposlenih u penziji iz 1974. (ERISA) je dobro uspostavljen, kao i fiducijarne odgovornosti koje on nameće. Sponzori plana su dužni djelovati u najboljem interesu učesnika i korisnika. Međutim, ono što je novo jeste rastući talas parnica u vezi s ERISA-om usmjerenih na dobrovoljne planove davanja.

Schlichter Bogard LLC (Schlichter) je nedavno podnio kolektivne tužbe prema ERISA-i protiv nekoliko velikih poslodavaca, kao i njihovih brokera i konsultanata za beneficije za zaposlene i zdravstveno osiguranje. U ovim tužbama se navodi kršenje fiducijarne dužnosti u vezi s dobrovoljnim ponudama beneficija, uključujući osiguranje za nesreće, kritične bolesti i bolničko osiguranje.

Kada dobrovoljne beneficije spadaju pod ERISA?

Nedavni sudski sporovi naglašavaju pojačanu istragu o tome da li se programi dobrovoljnih beneficija zaista kvalifikuju za izuzeće od ERISA-e. U kolektivnim tužbama Schlichter, tužitelji tvrde da određeni poslodavci nisu ispunili zahtjeve sigurne luke Ministarstva rada (DOL), što je uzrokovalo da se ovi planovi tretiraju kao Planovi dobrobiti zaposlenih kojima upravlja ERISA, podložni fiducijarnim obavezama. Općenito, planovi dobrovoljnih beneficija se ne smatraju planovima pokrivenim ERISA-om ako ispunjavaju sva četiri kriterija prema odredbi o sigurnoj luci DOL-a:

1. Poslodavac ne doprinosi uplatama premija
2. Poslodavac ne prima nikakvu naknadu osim razumne naknade za administrativne usluge
3. Učešće je potpuno dobrovoljno za zaposlene
4. Poslodavac ne podržava program osim što omogućava odbitke od plate i dozvoljava osiguravateljima ili brokerima da komuniciraju o ponudi

Neispunjavanje bilo kojeg od ovih uslova može rezultirati time da plan bude podložan ERISA-i, zajedno sa svojim povezanim fiducijarnim odgovornostima i potencijalnom izloženošću odgovornosti.

Primjeri odobrenja poslodavca - i potencijalne posljedice

Određene radnje poslodavca mogu se protumačiti kao „odobrenje“, što može ugroziti izuzeće dobrovoljnog plana od ERISA-e:

• Uključivanje dobrovoljnih pogodnosti u materijale s oznakom poslodavca (npr. vodiče za pogodnosti s nazivom i logotipom kompanije) može sugerirati da je poslodavac organizirao, pregovarao ili podržao program.
• Promoviranje grupne politike kao dijela ukupnog paketa naknada i beneficija tokom otvorenog upisa može se smatrati podrškom
• Nudenje ograničenog menija pogodnosti unutar strukturirane platforme za upis može stvoriti privid odabira i podrške poslodavca.
• Omogućavanje zaposlenima da plaćaju dobrovoljne beneficije prije oporezivanja putem plana kafeterije također može biti
  smatrano odobrenjem

Ako se utvrdi odobrenje, plan može potpasti pod ERISA-u – što pokreće fiducijarne odgovornosti i potencijalnu odgovornost.

Zašto se poslodavci i brokeri mogu smatrati fiducijarima

Tužitelji u nedavnim parnicama tvrde da poslodavci - a u nekim slučajevima i njihovi posrednici - funkcioniraju kao fiducijari na osnovu svojih uloga u nadzoru i administraciji plana. Ključne optužbe uključuju:

• Poslodavci vrše diskreciono ovlaštenje nad upravljanjem planom, stvarajući obavezu da djeluju razborito i u najboljem interesu učesnika.
• Poslodavci imaju odgovornost pratiti naknade pružatelja usluga i osigurati da su cijene razumne
• Od poslodavaca se očekuje da procijene premije, osiguravatelje, iskustvo s odštetnim zahtjevima, provizije i ukupnu vrijednost programa u odnosu na tržišne vrijednosti.
• U nekim slučajevima, provizije brokera su navodno premašivale isplaćene odštetne zahtjeve po polisama osiguranja.
• Dobrovoljni planovi koje su u potpunosti finansirali zaposleni nisu bili adekvatno provjereni u pogledu isplativosti ili konkurentnosti
• Poslodavci nisu uspjeli pratiti i pregovarati o ključnim elementima kao što su odabir osiguravatelja, provizije i omjeri gubitaka

Razmatranja za poslodavce pri upravljanju dobrovoljnim beneficijama

Da bi ublažili rizik i ojačali upravljanje, poslodavci bi trebali razmotriti:

• Osnivanje internog savjetodavnog odbora za pregled ponuda dobrovoljnih beneficija i potvrdu usklađenosti sa zahtjevima sigurne luke Ministarstva rada.
• Implementacija formalnih procesa za praćenje uspješnosti plana, uključujući naknade brokera, strukture naknada i stope gubitaka
• Provođenje temeljite analize dobavljača, uključujući finansijsku snagu prijevoznika, historiju isplate šteta i mogućnosti pružanja usluga.
• Osiguravanje potpune transparentnosti svih oblika kompenzacije brokera i dobavljača, uključujući provizije i indirektna plaćanja
• Periodično upoređivanje planova s ​​tržišnim alternativama kako bi se procijenila konkurentnost i vrijednost za zaposlenike
• Održavanje jasne dokumentacije o procesima donošenja odluka kako bi se demonstrirala razboritost i nadzor
• Pružanje neutralne, pažljivo formulirane komunikacije sa zaposlenima kako bi se izbjeglo nenamjerno odobravanje
• Obuka HR i timova za beneficije o implikacijama ERISA-e i fiducijarnim odgovornostima
• Osiguravanje usklađenosti s važećim propisima, uključujući ERISA (ako je primjenjivo), COBRA i Zakon o pristupačnoj zdravstvenoj zaštiti, te redovno pregledavanje i ažuriranje Sažetih opisa plana (SPD)
• Održavanje odgovarajućeg pokrića garancijom vjernosti, gdje je to primjenjivo, radi podrške usklađenosti s ERISA-om
• Usklađivanje dobrovoljnih beneficija sa širom strategijom beneficija kako bi se izbjeglo dupliranje ili praznine u pokrivenosti

Ključni zaključak

Kako se sudski sporovi nastavljaju razvijati, poslodavci bi trebali zauzeti proaktivan pristup u procjeni načina na koji su dobrovoljne beneficije strukturirane, komunicirane i upravljane. Ono što se historijski tretiralo kao niskorizična ponuda koju plaćaju zaposleni sada je pod pojačanim nadzorom - što strog nadzor, dokumentaciju i transparentnost čini važnijim nego ikad.

O autoru

Marlys Schmitt je iskusna konsultantska partnerica kompanije ERA Group u Minnesoti. Kao savjetnica i zagovornica, njen fokus je na izgradnji snažnih odnosa i pružanju sveobuhvatnih rješenja za ograničavanje troškova za svog izvršnog direktora i CFO klijenata. Tokom njenog mandata u ERA Group Schmitt je vodio preglede troškova u vrijednosti od preko 20 miliona dolara i završio preko 100 klijentskih projekata.

‍