4 συμβουλές για τη μείωση των επιχειρηματικών εξόδων
Η αποτελεσματική παρακολούθηση, βελτιστοποίηση και διαχείριση των επιχειρηματικών δαπανών είναι απαραίτητη, ειδικά για εταιρείες που, για τον έναν ή τον άλλο λόγο, δεν μπορούν να αφιερώσουν τον χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για την έγκαιρη και σχολαστική διαχείριση των δαπανών.
Αναφέρομαι συγκεκριμένα σε εταιρείες που εμπίπτουν σε αυτές τις κατηγορίες ή που βρίσκονται επί του παρόντος σε μια φάση της ανάπτυξής τους η οποία αντιστοιχεί σε ένα ή περισσότερα από αυτά τα σενάρια:
- Νεοφυείς επιχειρήσεις
- Εταιρείες που έχουν αναπτυχθεί ραγδαία σε σύντομο χρονικό διάστημα
- Εταιρείες με υψηλή λειτουργική απόδοση
- Οικογενειακές επιχειρήσεις
- Εταιρείες που δεν διαθέτουν ειδικό τμήμα προμηθειών
- Εταιρείες που επικεντρώνονται σε μεγάλο βαθμό σε ένα «βασικό» και κρίσιμο έργο
- Εταιρείες που αντιμετωπίζουν σημαντικά προβλήματα στη διαχείριση αλλαγών
- Εταιρείες που επικεντρώνονται στην επίλυση σημαντικών ζητημάτων σχετικά με τις παραγγελίες και τα έσοδα
Δυστυχώς, το τελευταίο σημείο ακούγεται πολύ οικείο και είναι εξαιρετικά επίκαιρο σήμερα.
Η καλύτερη λύση για αυτές τις εταιρείες θα ήταν σίγουρα να προσλάβουν μια εταιρεία συμβούλων με εκτεταμένη εμπειρία στη βελτιστοποίηση των σταθερών, γενικών και έμμεσων εξόδων· ωστόσο, αυτό δεν είναι πάντα εφικτό.
Μήπως μπροστά σε αυτές τις εταιρείες υπάρχει μόνο μια άβυσσος; Σίγουρα όχι.
Ας δούμε μερικές χρήσιμες προτάσεις.
1. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ ΣΕ ΚΑΘΕ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟ ΕΠΙΠΕΔΟ
Μερικοί από όσους με παρακολουθούν πιο στενά στο LinkedIn γνωρίζουν τον θαυμασμό που τρέφω για τον Peter Drucker, τον οποίο πολλοί θεωρούν ιδρυτή της σύγχρονης διοίκησης επιχειρήσεων. Για να παραθέσω ένα από τα διάσημα ρητά του: «Αν δεν μπορείς να το μετρήσεις, δεν μπορείς να το διαχειριστείς», το πρώτο σημείο που θα ήθελα να επισημάνω απορρέει άμεσα από αυτό.
Ωστόσο, θα ήθελα να προχωρήσω πέρα από την απλή σύσταση να παρακολουθείτε τα έξοδα της εταιρείας με εξαιρετική σχολαστικότητα. Η βασική μου πρόταση είναι ότι αυτή η δραστηριότητα δεν πρέπει να περιορίζεται αποκλειστικά στο Τμήμα Οικονομικών ή/και Διοίκησης, στον Περιφερειακό Διευθυντή ή στον Διευθυντή Περιφέρειας.
Οι υπεύθυνοι των ομάδων θα πρέπει να αφιερώνουν αρκετό χρόνο και ενέργεια στην επένδυση στο ανθρώπινο δυναμικό τους, διδάσκοντας σε κάθε μέλος της ομάδας πώς να παρακολουθεί τα έξοδα της εταιρείας που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά του. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν έξοδα που σχετίζονται με το τμήμα ποιότητας, το τμήμα ταξιδιών και επαγγελματικών μετακινήσεων, τις γενικές υπηρεσίες ή το τμήμα πληροφορικής.
Ο υπεύθυνος του τμήματος θα πρέπει να εξηγήσει στην ομάδα γιατί αυτό είναι σημαντικό, πώς να κατηγοριοποιούν τα έξοδα και πώς να εντοπίζουν ποια από αυτά μπορούν να μειωθούν ή να εξαλειφθούν.
Θα εκπλαγείτε από το πόσο ενεργά θα συμμετάσχουν οι υπάλληλοί σας σε αυτή τη διαδικασία, προτείνοντας δικές τους ιδέες για την περαιτέρω βελτιστοποίηση του κόστους.
Και ο διευθυντής του τμήματος θα έχει επιτέλους έναν τομέα δαπανών υπό έλεγχο και έναν ακόμη λόγο να επιβραβεύσει τους πιο άξιους υπαλλήλους.
Αυτή η απλή ενέργεια, επομένως, αποφέρει στον οργανισμό πολλά αλληλένδετα οφέλη:
- Έλεγχος και βελτιστοποίηση των δαπανών·
- Μείωση των αποβλήτων·
- Ενδυνάμωση του προσωπικού·
- Μια σταθερή βάση για την εφαρμογή ενός προγράμματος επιβράβευσης.
2. ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΤΕ ΤΗΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ, ΠΟΥ ΕΙΝΑΙ ΦΙΛΟΣ ΜΑΣ
Οι πιο σύγχρονα οργανωμένες εταιρείες χρησιμοποιούν συστήματα ERP ή/και άλλα συστήματα τα οποία, χάρη σε ειδικές ενότητες ή πλήρως εξειδικευμένες λειτουργίες, επιτρέπουν την παρακολούθηση ολόκληρης της διαδικασίας προμηθειών.
Ορισμένες εταιρείες, ωστόσο, είτε από επιλογή είτε για διάφορους λόγους, δεν χρησιμοποιούν αυτά τα εξειδικευμένα και προηγμένα συστήματα.
Στο αντίθετο άκρο βρίσκεται το παλιό καλό φύλλο υπολογισμών του Excel — ή ακόμα και κάποιο συμβατό εναλλακτικό πρόγραμμα.
Ανάμεσα σε αυτά τα δύο άκρα, υπάρχει μια ολόκληρη γκάμα εργαλείων, τόσο δωρεάν όσο και freemium (δηλαδή, δωρεάν για τις βασικές λειτουργίες και επί πληρωμή ανάλογα με τις πιο προηγμένες επιλογές που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε, ακόμη και σε μεταγενέστερο στάδιο).
Η πρότασή μου είναι να δοκιμάσετε μία ή περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές και, σύμφωνα με όσα αναφέρθηκαν στο προηγούμενο σημείο, να διασφαλίσετε ότι θα τις χρησιμοποιούν όλα τα επίπεδα της οργάνωσης. Σε αυτή την περίπτωση, θα είναι σημαντικό να συμφωνήσετε σχετικά με το εργαλείο που θα χρησιμοποιηθεί, έτσι ώστε τα διάφορα τμήματα να χρησιμοποιούν το ίδιο εργαλείο. Αυτό θα διευκολύνει την ομαδική εργασία και την επακόλουθη σύγκριση των δεδομένων μεταξύ των διαφόρων τμημάτων, η οποία θα γίνεται από το διοικητικό τμήμα.
Είναι εύκολο να βρείτε παραδείγματα τέτοιων πακέτων, πραγματοποιώντας αναζήτηση στο Google με λέξεις-κλειδιά όπως «Δωρεάν λογισμικό διαχείρισης εξόδων», «Δωρεάν πρότυπα διαχείρισης εξόδων» κ.λπ.
3. ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΚΟΡΥΦΗ ΠΡΟΣ ΤΑ ΚΑΤΩ
Η τρίτη πρόταση είναι να κατηγοριοποιήσετε τα έξοδα όχι μόνο ανά είδος —για παράδειγμα, «Έξοδα ταξιδιού», «Αποστολές υλικών» κ.λπ.— αλλά κυρίως να δημιουργήσετε μια πρώτη ομαδοποίηση σε μακροεπίπεδο, χωρίζοντάς τα σε:
- Σταθερά ή μεταβλητά έξοδα
- Έξοδα που σχετίζονται με τα προϊόντα (κόστος παραγωγής) ή Γενικά/Διοικητικά Έξοδα
Επομένως, θα είναι σημαντικό να εφαρμοστεί η καταλληλότερη στρατηγική για την ελαχιστοποίηση των σταθερών δαπανών προς όφελος των μεταβλητών (ή για τη μετατροπή των σταθερών δαπανών σε μεταβλητές) και, ομοίως, για τη μέγιστη δυνατή μείωση των γενικών και διοικητικών δαπανών που δεν σχετίζονται συγκεκριμένα με την παραγωγή ενός αγαθού ή μιας υπηρεσίας.
Δεν υπάρχει κάποιος συγκεκριμένος κανόνας που να ισχύει σε κάθε περίπτωση για την επίτευξη αυτής της αλλαγής, όπως και η συγκεκριμένη πρόταση πρέπει να θεωρηθεί ως γενική κατευθυντήρια γραμμή.
Στην πραγματικότητα, δεν είναι δυνατόν να προσδιοριστεί εκ των προτέρων αν είναι σίγουρα καλύτερο για μια συγκεκριμένη επιχείρηση να έχει περισσότερα μεταβλητά ή σταθερά έξοδα (και κατά πόσο), αλλά η γενική αρχή της προτίμησης των μεταβλητών εξόδων έναντι των σταθερών αποτελεί συχνά τη βάση για τη διαχείριση μιας επιχείρησης που στοχεύει στην επίτευξη ενός πιο σταθερού μικτού περιθωρίου κέρδους —δηλαδή, με λιγότερες διακυμάνσεις που οφείλονται στις μεταβολές της παραγωγής.
4. ΕΞΕΤΑΣΤΕ ΚΑΘΕ ΠΡΟΪΟΝ Ή ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΗΣ ΕΠΙΛΟΓΗΣ «ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ Ή ΑΓΟΡΑ»
Αυτή η επιλογή, η οποία θα αποκτήσει στρατηγικό χαρακτήρα, θα οδηγήσει στη λήψη απόφασης για κάθε προϊόν ή υπηρεσία που παρέχει η εταιρεία (ή που χρησιμοποιεί η εταιρεία στο πλαίσιο της αλυσίδας αξίας της) ως προς το αν είναι προτιμότερο να το παράγει εσωτερικά ή να το προμηθεύεται —εν όλω ή εν μέρει— από εξωτερικούς προμηθευτές.
Τα κριτήρια που διέπουν την αξιολόγηση διαφέρουν, όχι μόνο για κάθε εταιρεία που εμπλέκεται, αλλά και για κάθε προϊόν και υπηρεσία της ίδιας εταιρείας.
Σε αυτό το πλαίσιο, δεν σκοπεύω να προτείνω ποια είναι η καλύτερη λύση (δεν είναι δυνατόν να το κάνω εδώ!), αλλά μάλλον να σας υπενθυμίσω ότι μέρος της αξιολόγησης θα πραγματοποιηθεί με ποσοτικούς όρους. Με άλλα λόγια, θα πρέπει να κατανοήσουμε και να υπολογίσουμε ποιες επενδύσεις θα απαιτηθούν για την εσωτερική παραγωγή και ποια έξοδα θα προκύψουν για την εξωτερική προμήθεια όσων πρέπει να ανατεθούν σε τρίτους.
Ο λόγος για τον οποίο αυτή η απόφαση στρατηγικού επιπέδου συνδέεται άρρηκτα με τη βελτιστοποίηση του κόστους μπορεί να συνοψιστεί ως εξής:
- Η βελτιστοποίηση των εταιρικών δαπανών θα απελευθερώσει πρόσθετους οικονομικούς πόρους, οι οποίοι θα μπορούν στη συνέχεια να διατεθούν στις επενδύσεις που απαιτούνται για την «παραγωγή».
- Η βελτιστοποίηση των σταθερών, γενικών και έμμεσων εταιρικών εξόδων θα οδηγήσει στην καλύτερη δυνατή επιλογή προμηθευτή, καθιστώντας πιο οικονομικά αποδοτική την εξωτερική ανάθεση ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, ώστε η εταιρεία να μπορεί να επικεντρωθεί στις βασικές της δραστηριότητες.
Επομένως, η απόφαση μεταξύ «παραγωγής» ή «αγοράς» δεν θα εξαρτάται αποκλειστικά από το εμπορικό σήμα ή από την πραγματική ή την αντιληπτή ποιότητα, ούτε θα αποτελεί απλώς θέμα καθαρού κόστους παραγωγής· αντίθετα, πρέπει να θεωρείται ένας ποσοτικά εφικτός στόχος, ο οποίος εξαρτάται επίσης από την ικανότητα της εταιρείας να βελτιστοποιεί τα κόστη της και να επιλέγει προμηθευτές που προσφέρουν την καλύτερη σχέση ποιότητας-κόστους που διατίθεται στην αγορά.
