Οι υπηρεσίες καθαρισμού και υγιεινής συγκαταλέγονται στις πιο βασικές για τις επιχειρήσεις.
Στην περίπτωση γυμναστηρίων, σούπερ μάρκετ και εστιατορίων, για παράδειγμα, η επένδυση αυτή μπορεί να έχει ακόμη μεγαλύτερη προτεραιότητα. Εκτός από το εργατικό δυναμικό, αυτός ο τύπος υπηρεσιών απαιτεί τη χρήση μιας σειράς υλικών για την ορθή λειτουργία του, τα οποία αποτελούν μέρος του κόστους. Ακολουθούν μερικά απλά μέτρα που μπορείτε να εφαρμόσετε για να μειώσετε το κόστος καθαρισμού και απολύμανσης στην επιχείρησή σας. Αν και για πολλούς οι υπηρεσίες καθαρισμού και απολύμανσης φαίνονται αόρατες στις επιχειρήσεις, αποτελούν δραστηριότητα υψίστης σημασίας στην καθημερινή ζωή.
Σε επιχειρήσεις όπως σούπερ μάρκετ, γυμναστήρια, κλινικές και εστιατόρια, ο καθαρισμός και η υγιεινή είναι θεμελιώδεις για την εικόνα της επιχείρησης στο σύνολό της.
Οι ομάδες διατηρούν τις κατάλληλες συνθήκες υγιεινής σε όλες τις εγκαταστάσεις, προάγοντας έτσι την ευημερία και την ποιότητα ζωής των εργαζομένων και των στελεχών. Τα περιποιημένα περιβάλλοντα παρακινούν τους ανθρώπους και τους κάνουν να αισθάνονται άνετα. Επιπλέον, συμβάλλουν στη διαμόρφωση μιας θετικής εικόνας της εταιρείας στα μάτια των πελατών και των συνεργατών.
Ωστόσο, πρόκειται για έναν τομέα διαχείρισης που περιλαμβάνει διάφορα στοιχεία:
- Δομικοί πόροι: εξοπλισμός διαφόρων μεγεθών, ανάλογα με το μέγεθος και το είδος των δραστηριοτήτων της εταιρείας·
- Προϊόντα: στην αγορά υπάρχει μεγάλη ποικιλία προϊόντων για διαφορετικές εφαρμογές και ειδικές απαιτήσεις·
- Ανθρώπινο δυναμικό: εξειδικευμένο και καταρτισμένο προσωπικό·
- Εκπαίδευση: συνεχής εκπαίδευση των ομάδων·
- Νερό και ενέργεια: πρόκειται για έναν τομέα που συνήθως παρουσιάζει υψηλή κατανάλωση.
Όπως μπορούμε να διαπιστώσουμε, για κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία υπάρχουν και άλλες πτυχές – συντήρηση εξοπλισμού, έξοδα καταγγελίας συμβολαίων, έλεγχος κατανάλωσης – που καθιστούν τον τομέα της Καθαριότητας και της Υγιεινής πολύπλοκο, πράγμα που σημαίνει ότι, στην πράξη, μπορεί να λειτουργήσει ως μια εταιρεία μέσα στην εταιρεία.
Πώς μπορείτε να διαπιστώσετε αν τα έξοδα καθαρισμού και υγιεινής της εταιρείας σας είναι λογικά; Και πότε συνειδητοποιούμε ότι είναι υψηλά και πρέπει να περιοριστούν;
Ας δούμε 6 συμβουλές για τη μείωση του κόστους των υπηρεσιών καθαρισμού και υγιεινής στις επιχειρήσεις.
Η σημασία του Σχεδίου Διαχείρισης για τις Υπηρεσίες Καθαρισμού στις επιχειρήσεις
Ο τομέας της καθαριότητας και της υγιεινής αποτελείται συνήθως από μια ομάδα εργαζομένων που δραστηριοποιούνται σε ολόκληρη την εταιρεία, είτε κατά τις ώρες λειτουργίας είτε σε βάρδιες, οπότε απαιτείται προγραμματισμός για να διασφαλιστεί η όσο το δυνατόν πιο αποδοτική αξιοποίηση των πόρων:
- Να χαρτογραφήσετε σωστά τις περιοχές και τις ανάγκες·
- Αποφύγετε τον καθαρισμό σε ακατάλληλες ώρες·
- Αντιμετωπίστε άμεσα τις καταστάσεις έκτακτης ανάγκης·
- Δημιουργήστε υγιείς σχέσεις με τους άλλους συναδέλφους.
Όλα αυτά έχουν ως στόχο την επίτευξη των βέλτιστων επιδόσεων και αποτελεσμάτων προς όφελος του περιβάλλοντος. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να παρέχονται οδηγίες σχετικά με την ορθολογική χρήση των προϊόντων, τη σωστή λειτουργία του εξοπλισμού, τις σωστές διαδικασίες σε κάθε τομέα, μεταξύ άλλων.
Ένα αποτελεσματικό σχέδιο διαχείρισης θα πρέπει να καθορίζει:
- Πώς θα καθαρίζονται οι χώροι της εταιρείας και με ποια συχνότητα;
- Προϊόντα, εξοπλισμός, χρονοδιαγράμματα και διαδικασίες·
- Το πρόγραμμα καθαρισμού και απολύμανσης – χώροι, ημέρες και ώρες για τον τακτικό και τον περιστασιακό καθαρισμό·
- Ο κατάλογος των εργαζομένων·
- Διαδικασίες για τη χρήση και την αποθήκευση εξοπλισμού και προϊόντων καθαρισμού·
- Πολιτική για την ορθολογική χρήση του νερού και της ενέργειας·
- Κώδικας δεοντολογίας εντός των εγκαταστάσεων της εταιρείας·
- Οδηγίες για τη χρήση στολών και εξοπλισμού ασφαλείας·
- Μηνιαίος προϋπολογισμός για όλα τα λειτουργικά έξοδα της περιοχής·
- Έλεγχοι και δείκτες απόδοσης.
Όπως σε κάθε τομέα μιας επιχείρησης, η επιτυχία του τομέα Καθαρισμού και Υγιεινής εξαρτάται από μια προσεκτική διαχείριση που αξιολογεί την εξέλιξη των διαφόρων σχετικών δαπανών.
Πώς μπορούμε να μειώσουμε το κόστος των υπηρεσιών καθαρισμού της εταιρείας;
Παρά την αναγκαιότητα και την πολυπλοκότητα των δραστηριοτήτων και του κόστους του τομέα καθαρισμού και υγιεινής, υπάρχουν πολλές καλές επιλογές για τη μείωση του κόστους:
1. Να ενημερώνεστε συνεχώς για τις τιμές των προϊόντων καθαρισμού
Αυτός είναι ένας κανόνας που περιλαμβάνεται σε όλα τα εγχειρίδια διαχείρισης κόστους, αλλά εδώ είναι ακόμη πιο σημαντικός. Υπάρχουν πολλά διαφορετικά είδη, μάρκες και ποιότητες, οπότε είναι απαραίτητο να διερευνήσετε προσεκτικά τις επιλογές που υπάρχουν στην αγορά και να μάθετε πώς να αγοράζετε σε μεγάλες ποσότητες στην καλύτερη τιμή.
2. Επενδύστε στην εκπαίδευση των εργαζομένων
Είναι απαραίτητο οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν τα προϊόντα και τον εξοπλισμό καθαρισμού με τον πιο αποδοτικό τρόπο, ώστε να επιτυγχάνεται η βέλτιστη και αποδοτική χρήση του νερού και της ενέργειας, δύο στοιχεία που συνήθως επιβαρύνουν σημαντικά τον προϋπολογισμό των επιχειρήσεων.
Ένα άλλο σημαντικό σημείο είναι η εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών στον καθαρισμό και στη χρήση του προστατευτικού εξοπλισμού, όχι μόνο για να εξοικονομηθεί χρόνος και υλικά, αλλά και για λόγους υγείας, μέσω της υιοθέτησης σωστών στάσεων του σώματος.
3. Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή των άλλων εργαζομένων
Εδώ εφαρμόζουμε την ίδια λογική που ακολουθούν οι ομάδες καθαρισμού των πόλεων και των δημόσιων χώρων: η ύπαρξή τους δεν σημαίνει ότι πρέπει να παραμελούμε την καθαριότητα και την υγιεινή των χώρων εργασίας. Η εταιρεία πρέπει να θεσπίσει ως τυπική διαδικασία την τήρηση απλών κανόνων από όλους, ώστε ο χώρος εργασίας να παραμένει καθαρός, χωρίς σημεία συσσώρευσης ακαθαρσιών, υπολειμμάτων τροφίμων και εντόμων, συμπεριλαμβανομένων των συρταριών.
Επιπλέον, είναι απαραίτητο να απορρίπτονται τα περιττά υλικά, είτε ως σκουπίδια είτε για ανακύκλωση. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να μειωθεί η κατανάλωση προϊόντων και εξοπλισμού και, ενδεχομένως, ακόμη και η συχνότητα των ομάδων καθαρισμού – κάτι που, τελικά, θα βελτιστοποιούσε τον αριθμό των εργαζομένων για αυτό το είδος υπηρεσίας.
4. Βελτιστοποιήστε όσο το δυνατόν περισσότερο το απόθεμα των προϊόντων σας
Με έναν κατάλογο προμηθευτών που διατηρούν καλές σχέσεις με την εταιρεία και προσφέρουν λογικές τιμές, ίσως να μην είναι απαραίτητο να αποθηκεύονται υλικά καθαρισμού σε μεγάλες ποσότητες. Το σημαντικό είναι να υπάρχει καλός έλεγχος των αποθεμάτων, ώστε να είναι δυνατή η γρήγορη αναπλήρωσή τους. Αυτό καθιστά δυνατή την παράταση των όρων αγοράς και πληρωμής.
5. Υιοθέτηση πρακτικών συλλογής ανακυκλώσιμων υλικών
Οι εταιρείες συνειδητοποιούν όλο και περισσότερο τη σημασία της επαναχρησιμοποίησης υλικών και της συμβολής τους στην προστασία του περιβάλλοντος. Το ιδανικό σε αυτή την περίπτωση είναι να θεσπιστεί μια πολιτική για όλους τους υπαλλήλους – είτε ασχολούνται με τον καθαρισμό είτε όχι – ώστε να διαχωρίζουν τα ανακυκλώσιμα υλικά. Μάλιστα, σε ορισμένες εταιρείες, τα υλικά αυτά πωλούνται στη συνέχεια και αποφέρουν μάλιστα έσοδα.
6. Εξετάστε το ενδεχόμενο της εξωτερικής ανάθεσης
Όπως έχουμε δει μέχρι τώρα, ο τομέας της καθαριότητας και της υγιεινής χαρακτηρίζεται από μεγάλη ποικιλία διαδικασιών και δαπανών, ενώ παράλληλα απαιτεί συνεχή εμπλοκή ανθρώπινου δυναμικού.
Μερικές φορές, καταλήγει να αποτελεί μια ελαφρώς πιο περίπλοκη διοικητική εργασία, καθώς δεν αποτελεί τη βασική δραστηριότητα της εταιρείας και απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις. Όσο οργανωμένη κι αν είναι η εταιρεία, ενδέχεται να μην διαθέτει τις απαραίτητες γνώσεις για να βρει λύσεις σε καθημερινά προβλήματα και σε ορισμένα έξοδα που δεν συνάδουν με τον προϋπολογισμό.
Η εξωτερική ανάθεση μπορεί να αποτελεί μια καλή επιλογή για τη διαχείριση των υπηρεσιών καθαρισμού και υγιεινής μέσω μιας εταιρείας που διαθέτει έμπειρους επαγγελματίες και ειδικούς του κλάδου, οι οποίοι αναζητούν πάντα τις βέλτιστες πρακτικές και τις καλύτερες τιμές για τους πελάτες, στην περίπτωση αυτή, για την εταιρεία σας.
Η εξωτερική ανάθεση των υπηρεσιών καθαρισμού συμβάλλει στη μείωση του κόστους;
Υπάρχουν διάφορα άλλα μέτρα που μπορούν να συμβάλουν στη μείωση του κόστους, ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης, το μέγεθος της εταιρείας και το επενδυτικό κεφάλαιο.
Όπως καταλαβαίνουμε από αυτό το άρθρο, ο τομέας της καθαριότητας και της υγιεινής έχει θεμελιώδη σημασία για την ποιότητα ζωής των εργαζομένων στην καθημερινότητά τους, δεδομένου ότι περνούν πολλές ώρες εντός των εταιρειών. Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι πρόκειται για ένα κέντρο κόστους που πρέπει να παρακολουθείται συνεχώς, με στόχο την εξεύρεση βέλτιστων πρακτικών για τη βελτιστοποίηση του κόστους.
ERA Group, μια παγκόσμια εταιρεία συμβούλων που ειδικεύεται στη διαχείριση κόστους, διαθέτει μια αναγνωρισμένη μεθοδολογία βελτιστοποίησης της αποδοτικότητας και εξειδικευμένους επαγγελματίες με εμπειρία στον τομέα.
