Η ύπαρξη μιας αξιόπιστης πρόβλεψης εσόδων και εξόδων είναι απαραίτητη για θετικά επιχειρηματικά αποτελέσματα.
Πρόκειται για έναν σωστά διαχειριζόμενο προϋπολογισμό. Τι γίνεται όμως όταν τα έσοδα και τα έξοδα πραγματοποιούνται, αλλά υπάρχει έλλειψη κεφαλαίου; Όταν ορισμένοι πελάτες καθυστερούν τις πληρωμές; Η ταμειακή ροή είναι το βασικό εργαλείο για την ανάλυση αυτών των καταστάσεων. Και η μείωση του κόστους αποτελεί έναν τρόπο για τη βελτίωση μιας προβληματικής ταμειακής ροής και, συχνά, για τη διάσωση της επιχείρησης!
Ο προϋπολογισμός αποτελεί το βασικό εργαλείο για τον προσδιορισμό της προέλευσης των πόρων και των δαπανών και εξόδων στις οποίες θα επενδυθούν. Ωστόσο, υπάρχει ένα εργαλείο διαχείρισης το οποίο, δυστυχώς, πολλοί επιχειρηματίες και οι διευθυντές τους δεν θεωρούν προτεραιότητα στην καθημερινή τους εργασία, αλλά το οποίο θα κάνει τη διαφορά στην επίτευξη της κερδοφορίας: η ταμειακή ροή.
Αποτελεί βασικό εργαλείο για τη διαχείριση του κεφαλαίου που κυκλοφορεί στην εταιρεία και καθορίζει την οικονομική της κατάσταση σε κάθε δεδομένη στιγμή – αν μπορούμε να αναπτυχθούμε, αν πρέπει να διατηρήσουμε το status quo ή μήπως να βάλουμε τάξη στα πράγματα.
Σε ποιο στάδιο βρίσκεται η εταιρεία σας αυτή τη στιγμή; Ή μήπως αντιμετωπίζει προβλήματα ρευστότητας; Η λύση μπορεί να βρίσκεται στη μείωση του κόστους!
Αλλά πρώτα: ξέρετε τι είναι η ταμειακή ροή;
Αν δεν είστε σίγουροι, η καλή είδηση είναι ότι αυτό συμβαίνει πιο συχνά από ό,τι νομίζουμε. Στην πραγματικότητα, πολλοί θεωρούν τον προϋπολογισμό ως το κλειδί της επιτυχίας, αρκεί να τον τηρούμε.
Αυτό ισχύει εν μέρει. Ο αποτελεσματικός προϋπολογισμός είναι το πρώτο βήμα προς την επίτευξη κερδών, αλλά στον πραγματικό κόσμο, τα έσοδα και τα έξοδα κατανέμονται σε διαφορετικούς τομείς και υπόκεινται σε μια μεγάλη ποικιλία καθημερινών απρόβλεπτων γεγονότων.
Η ταμειακή ροή είναι το εργαλείο που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση αυτής της πραγματικότητας – ενώ ο προϋπολογισμός αποτελείται από μια σειρά ορισμών, η ταμειακή ροή είναι το πρακτικό αποτέλεσμα της διάθεσης πόρων σε επενδύσεις, δαπάνες και κόστη, καθώς και της είσπραξης εσόδων από πωλήσεις.
Και μπορεί να δείξει τον λόγο, όταν τελικά συμβεί αυτό, για τον οποίο, παρόλο που οι πωλήσεις έχουν φτάσει τους στόχους τους, δεν έχουν μείνει χρήματα στο τέλος του μήνα.
Και πώς πρέπει να διαχειριζόμαστε τις ταμειακές ροές;
Ο βασικός παράγοντας για την αποτελεσματική διαχείριση των ταμειακών ροών είναι η συχνότητα των ελέγχων, και το ιδανικό για όλες τις εταιρείες είναι να γίνονται καθημερινά.
Αυτό μπορεί να φαίνεται υπερβολικό, ειδικά για εταιρείες με λίγες εκδηλώσεις, αλλά παραμένει ο καλύτερος τρόπος για να προβλέψετε τυχόν προβλήματα ή να λάβετε γρήγορες αποφάσεις σε απρόβλεπτες περιστάσεις, ειδικά στην αρχή και αν το εφαρμόζετε σε ένα περιβάλλον με μεγάλη προσοχή.
Πώς να δημιουργήσετε και να ενημερώσετε μια ταμειακή ροή;
- Δεν υπάρχει ένας μοναδικός τρόπος για να το διαχειριστούμε· μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ένα καλά δομημένο υπολογιστικό φύλλο ή ένα σύστημα. Το σημαντικό είναι να είναι εύκολο να καταγράφουμε τα στοιχεία και να εμφανίζονται γρήγορα τα αποτελέσματα·
- Δημιουργήστε ένα αρχείο εσόδων και εξόδων με τα προϋπολογισμένα και τα πραγματικά ποσά·
- Καταγράψτε τα αρχικά υπόλοιπα όλων των τρεχούμενων λογαριασμών·
- Καταγράψτε τα προϋπολογισμένα ποσά για τα έξοδα και τα έσοδα ανά μήνα·
- Καταγράψτε κάθε δαπάνη που έχετε πληρώσει – όλες – ανά είδος, ποσό και ημερομηνία πληρωμής·
- Καταγράψτε κάθε έσοδο με τα ίδια στοιχεία και τις ίδιες προβλέψεις για κάθε πώληση που πραγματοποιείται.
Με αυτές τις αρχικές και καθημερινές ενημερώσεις, διαθέτουμε μια κατάσταση ταμειακών ροών που θα δείχνει αν το αναμενόμενο κέρδος στο τέλος του μήνα θα επιβεβαιωθεί και αν θα παρουσιάσουμε αρνητικό υπόλοιπο σε κάποια συγκεκριμένη ημέρα – και θα μπορούμε να προβλέψουμε μέτρα για την αποφυγή οικονομικών ζημιών και της αυξανόμενης ανισορροπίας.
Προβλήματα ταμειακών ροών: πώς μπορούμε να τα αναλύσουμε;
Φυσικά, η ταμειακή ροή μπορεί να γίνει αρνητική λόγω μιας συγκεκριμένης κατάστασης – για παράδειγμα, λόγω καθυστέρησης πληρωμής από έναν πελάτη – κάτι που είναι φυσιολογικό στην καθημερινή οικονομική ζωή μιας εταιρείας. Ωστόσο, αν αυτό συμβαίνει επανειλημμένα, υπάρχουν μερικά σημαντικά ερωτήματα που πρέπει να τεθούν πριν αναλάβουμε δράση:
Έχουν εισπραχθεί όλες οι πληρωμές των πελατών;
Η αθέτηση υποχρεώσεων αποτελεί εγγενή κίνδυνο, ειδικά σε ασταθείς οικονομίες όπως η δική μας. Μια απόκλιση μεταξύ των προβλέψεων και των πραγματικών αποτελεσμάτων μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια των κερδών ενός μήνα. Είναι σημαντικό να αξιολογούμε κάθε περίπτωση ξεχωριστά και να προσδιορίζουμε τον κίνδυνο να καταστεί επαναλαμβανόμενη.
Υπήρξαν τυχόν απρόβλεπτα έξοδα;
Στην περίπτωση αυτή, είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε την αιτία και να διαπιστώσουμε αν υπάρχει πιθανότητα να επαναληφθεί – για παράδειγμα, μια χαμένη εργατική αγωγή για την οποία δεν είχε γίνει πρόβλεψη θα απαιτήσει αναθεώρηση των στόχων, ανάλογα με τον αντίκτυπο του ποσού, αλλά πρόκειται για μεμονωμένο περιστατικό.
Παρουσιάζονται αρνητικά υπόλοιπα σε συγκεκριμένες ημερομηνίες και σε μηνιαία βάση;
Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι κάποια δαπάνη ή κόστος έχει όρους πληρωμής που δεν συνάδουν με τις εισπράξεις ή ότι δεν είχε υπολογιστεί σωστά στον προϋπολογισμό.
Μπορεί να προκύψουν και άλλα ζητήματα, γι' αυτό και η καθημερινή παρακολούθηση είναι σημαντική, ώστε να εντοπίζονται οι αιτίες και να βρίσκονται λύσεις το συντομότερο δυνατό.
Μείωση του κόστους μέσω της βελτίωσης της ταμειακής ροής
Ο έλεγχος των δαπανών αποτελεί έναν πολύ αποτελεσματικό τρόπο για την εξισορρόπηση της αναλογίας «έσοδα έναντι εξόδων» και την αποκατάσταση μιας υγιούς ταμειακής ροής.
1. Εξωτερική ανάθεση υπηρεσιών
Η εξωτερική ανάθεση αποτελεί μια εξαιρετική επιλογή για τη μείωση του κόστους σε τομείς που δεν σχετίζονται άμεσα με την κύρια επιχειρηματική δραστηριότητα.
Μπορούμε να αντικαταστήσουμε μια εξειδικευμένη δομή, για την οποία δεν διαθέτουμε την απαραίτητη εμπειρία ώστε να επιτύχουμε τα βέλτιστα αποτελέσματα με το καλύτερο κόστος, με μια εταιρεία που επιδιώκει τη μέγιστη αποδοτικότητα, καθώς αυτή αποτελεί την βασική δραστηριότητα. Τομείς όπως η ασφάλεια, ο καθαρισμός και διάφοροι τύποι συντήρησης μπορούν να ανατεθούν σε εξωτερικούς συνεργάτες, αναζητώντας την καλύτερη τιμή και ποιότητα μεταξύ των εταιρειών της αγοράς.
Ένα σημαντικό κόστος είναι τα μεταφορικά, αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί δικά της μεταφορικά μέσα. Οι εταιρείες διαθέτουν την απαραίτητη τεχνογνωσία και εστιάζουν σε μια αγορά που αλλάζει συνεχώς, και είναι καλύτερα προετοιμασμένες να παρέχουν ποιοτικές υπηρεσίες με χαμηλότερο κόστος.
2. Επενδύστε στο crowdsourcing
Το crowdsourcing είναι μια πλατφόρμα στην οποία η εταιρεία σας εγγράφεται σε ιστότοπους όπου μπορεί να ζητήσει υπηρεσίες και διάφορες εταιρείες υποβάλλουν τις προσφορές τους. Χρησιμοποιείται ευρέως για διάφορες δαπάνες και έξοδα που δεν σχετίζονται με την παραγωγή και μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση πόρων – υπηρεσίες πληροφορικής, συντήρηση, συμβουλευτικές υπηρεσίες και άλλα.
3. Ελέγξτε τα επίπεδα αποθεμάτων
Ενδέχεται να έχετε υψηλά επίπεδα αποθεμάτων λόγω πωλήσεων χαμηλότερων από το αναμενόμενο, ανισορροπιών στις διαδικασίες προμηθειών, ανακριβών αποθεμάτων κ.λπ. Εάν πρόκειται για προϊόντα με χαμηλή κυκλοφορία, εξετάστε το ενδεχόμενο να τα επιστρέψετε στον προμηθευτή, να τα επαναγοράσετε σε ειδική τιμή ή να προσφέρετε προωθητικές ενέργειες.
4. Επαναδιαπραγμάτευση των τιμών
Η εξέταση του καταλόγου προϊόντων και προμηθευτών και η απόπειρα επαναδιαπραγμάτευσης αποτελεί πάντα μια ενδιαφέρουσα εναλλακτική λύση, ειδικά αν υπάρχουν ανταγωνιστές με αντίστοιχα επίπεδα προσόντων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να επαναδιαπραγματευτείτε για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, προκειμένου να αποκαταστήσετε την υγεία της ταμειακής σας ροής, χάρη στις καλές σχέσεις σας με τον προμηθευτή, και να επιστρέψετε στην προηγούμενη κατάσταση.
5. Επενδύστε στη διαχείριση του κόστους
Η διαχείριση του κόστους αποτελεί σήμερα μια σημαντική έννοια για τις επιχειρήσεις – πρόκειται για την υιοθέτηση μιας εταιρικής πολιτικής που αποσκοπεί στον έλεγχο των δαπανών και του κόστους, η οποία περιλαμβάνει σχέδιο δράσης, στρατηγικές, δείκτες μέτρησης και τη συμμετοχή όλων των τμημάτων. Με αυτόν τον τρόπο, είναι δυνατό να ενεργούμε με συστηματικό τρόπο και να επιτυγχάνουμε οφέλη σε όλους τους τομείς.
6. Εξέταση του κόστους παραγωγής
Πρόκειται για έναν ευαίσθητο τομέα, όπου οποιαδήποτε αλλαγή μπορεί να επηρεάσει την ποιότητα των προϊόντων. Ωστόσο, δεδομένου ότι σε αυτόν τον τομέα η επιχείρησή σας πραγματοποιεί τις μεγαλύτερες επενδύσεις, αξίζει να εξετάσετε νέους προμηθευτές πρώτων υλών ή εξαρτημάτων, με στόχο την εξεύρεση καλύτερων τιμών ή όρων πληρωμής.
7. Αναθεώρηση των διαδικασιών της εταιρείας
Συχνά εκτελούμε τις διαδικασίες με αναποτελεσματικό τρόπο, με υπερωρίες ή πιο ακριβά αναλώσιμα από τους προμηθευτές. Αξίζει να εστιάσουμε στις πιο σημαντικές διαδικασίες – ειδικά στην παραγωγή – και να αξιολογήσουμε αν είναι υπερβολικά δαπανηρές, αναζητώντας έναν νέο τρόπο εργασίας.
Άλλα μέτρα που μπορούν να βελτιώσουν τις ταμειακές ροές
Εκτός από τη μείωση του κόστους, άλλα μακροπρόθεσμα μέτρα μπορούν να επαναφέρουν την ισορροπία στις ταμειακές ροές και να αποκαταστήσουν τα θετικά αποτελέσματα.
1. Επαναδιαπραγμάτευση των όρων πληρωμής
Αντιμέτωποι με πτώση των πωλήσεων ή περιπτώσεις αθέτησης υποχρεώσεων, πρέπει να επανεξετάσουμε τους όρους πληρωμής των προμηθευτών για να αποκαταστήσουμε την ομαλή ροή των πληρωμών. Αξιολογήστε τους όρους που μπορούν να αναθεωρηθούν – αυξημένα έξοδα και κόστη.
2. Ακούστε τους υπαλλήλους σας
Οι εργαζόμενοι βιώνουν τις καθημερινές λειτουργίες και μπορούν να εντοπίσουν τυχόν προβλήματα στις διαδικασίες, τα οποία τελικά οδηγούν σε απροσδόκητα επιπλέον έξοδα. Το να τους ακούμε και να τους εμπλέκουμε αποτελεί έναν εξαιρετικό τρόπο για να παρακινήσουμε τις ομάδες να υποστηρίξουν τις αποφάσεις που λαμβάνονται.
3. Επανεξετάστε τον προϋπολογισμό σας
Συχνά, τα στοιχεία είχαν υπολογιστεί σε ένα πλαίσιο διαφορετικό από το σημερινό. Η επανεξέταση των παραμέτρων σας θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε πιο ρεαλιστικά σενάρια, ώστε να βρείτε τις πιο βιώσιμες λύσεις.
4. Αναλύετε συνεχώς το προφίλ των πελατών σας και των υποψήφιων πελατών σας
Ανάλογα με το προφίλ των πελατών σας, μπορείτε να προσαρμόσετε τις στρατηγικές πωλήσεων και πληρωμών σας – μεγαλύτερες δόσεις, εκπτώσεις, προσφορές, περισσότερες επιλογές πληρωμής. Εάν κριθεί σκόπιμο, αυτό μπορεί να λειτουργήσει ως κίνητρο για την πραγματοποίηση αγορών και να μειώσει τον κίνδυνο αθέτησης πληρωμών.
Όπως μπορούμε να διαπιστώσουμε, η ορθή διαχείριση των ταμειακών ροών είναι απαραίτητη για την οικονομική ευρωστία της εταιρείας, προκειμένου να διατηρηθεί η σταθερότητα και να αποφευχθούν απρόβλεπτες απώλειες.
ERA Group, μια παγκόσμια εταιρεία συμβούλων που ειδικεύεται στη διαχείριση κόστους, διαθέτει μια αναγνωρισμένη μεθοδολογία βελτιστοποίησης της αποδοτικότητας και εξειδικευμένους επαγγελματίες με εμπειρία στον τομέα.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Κλείστε ένα ραντεβού χωρίς καμία δέσμευση με έναν ειδικό και μεταμορφώστε την εταιρεία σας.
