Σας δελεάζει η προσφορά δωρεάν αποστολής από τους προμηθευτές; Ή μήπως σας έχει τύχει ποτέ να παραβλέψετε τους μικρούς χαρακτήρες σε ένα συμβόλαιο; Αν ναι, δεν είστε οι μόνοι. Ωστόσο, αυτό μπορεί να αποβεί ένα δαπανηρό λάθος αν δεν σταματήσετε να κάνετε τις απαραίτητες ερωτήσεις πριν πραγματοποιήσετε τις αγορές σας.
Κάθε επιχειρηματίας που σέβεται τον εαυτό του θα πει ότι ο έλεγχος του κόστους είναι απαραίτητος – συχνά αναφέροντάς τον ως μία από τις σημαντικότερες προτεραιότητες για τη διαχείριση μιας επιτυχημένης επιχείρησης. Ωστόσο, η πραγματικότητα είναι ότι οι περισσότερες εταιρείες διαχειρίζονται τα κόστη τους με ασαφή τρόπο, αποσπασματικά ή καθόλου. Ο λόγος για αυτό το κενό είναι ίσως πιο απλός από ό,τι θα περίμενε κανείς: η διαχείριση του κόστους είναι πραγματικά δύσκολη.
Τα έξοδα καθορίζονται από αμέτρητες αποφάσεις που λαμβάνονται σε πολλά τμήματα – μερικές προβλέψιμες, άλλες αντιδραστικές. Τομείς όπως η ενέργεια, οι τηλεπικοινωνίες, η εφοδιαστική και οι εγκαταστάσεις συχνά δεν βρίσκονται στο επίκεντρο του ενδιαφέροντος μιας διοικητικής ομάδας. Θεωρούνται «δουλειά κάποιου άλλου» μέχρι να εξελιχθούν σε κρίση. Ακόμη και όταν οι οργανισμοί εστιάζουν στα έξοδα, τα δεδομένα είναι συχνά απομονωμένα, τα σημεία αναφοράς ασαφή και το περιθώριο δράσης περιορισμένο.
ERA Group πάνω από 30 χρόνια τους οργανισμούς να καλύψουν αυτό το κενό. Μέσα από χιλιάδες έργα, έχουμε παρατηρήσει να αναδύονται τα ίδια μοτίβα – κοινές παγίδες που εμποδίζουν τις επιχειρήσεις να επιτύχουν τις εξοικονομήσεις που είναι σε θέση να πραγματοποιήσουν.
Ακολουθούν τρία από τα πιο συχνά:
1. Η αντιμετώπιση των αποφάσεων αγοράς ως μεμονωμένων περιστατικών
Πολλές επιχειρήσεις διαπραγματεύονται μια σύμβαση, καθορίζουν μια τιμή και προχωρούν – επιστρέφοντας μόνο όταν λήξει η σύμβαση ή προκύψει κάποια κρίση. Όμως, οι αγορές μεταβάλλονται συνεχώς. Οι τιμές των προμηθευτών αλλάζουν. Προκύπτουν νέες επιλογές. Αυτό που ήταν ανταγωνιστικό πριν από δύο χρόνια μπορεί τώρα να σημαίνει ότι χάνεται σημαντική αξία.
Η λύση δεν είναι να επαναδιαπραγματευόμαστε συνεχώς, αλλά να ενσωματώνουμε συστηματικές αναθεωρήσεις στον επιχειρηματικό κύκλο. Στην ERA Group, διαπιστώνουμε συχνά ότι πελάτες με «καλές» συμβάσεις εξακολουθούν να έχουν ανεκμετάλλευτο δυναμικό εξοικονόμησης – απλώς και μόνο επειδή η αγορά έχει αλλάξει και κανείς δεν το έχει εξετάσει.
2. Υποτίμηση της πολυπλοκότητας των έμμεσων δαπανών
Τα άμεσα έξοδα – πρώτες ύλες, παραγωγή, εργατικό κόστος – συνήθως τραβούν την προσοχή. Τα έμμεσα έξοδα, δηλαδή τα γενικά έξοδα που εξασφαλίζουν τη λειτουργία της επιχείρησης, σπάνια λαμβάνουν υπόψη. Ωστόσο, τα έμμεσα έξοδα αντιπροσωπεύουν συνήθως το 15–30% των συνολικών δαπανών μιας εταιρείας.
Η πρόκληση έγκειται στο γεγονός ότι οι κατηγορίες έμμεσων δαπανών είναι συχνά κατακερματισμένες, στερούνται εσωτερικών υπευθύνων και απαιτούν εξειδικευμένη γνώση της αγοράς για να γίνει σωστή σύγκριση επιδόσεων. Πολλές ομάδες προμηθειών είναι ήδη επιβαρυμένες με τις βασικές τους αρμοδιότητες και απλώς δεν διαθέτουν τη δυνατότητα ή την εμπειρογνωμοσύνη να βελτιστοποιήσουν όλα τα θέματα, από τη διαχείριση αποβλήτων έως τις ασφαλίσεις και τις εκτυπώσεις.
Αυτός είναι ο τομέας όπου η εξωτερική εμπειρογνωμοσύνη προσφέρει ανεκτίμητη αξία. ERA Group διαθέτουν βαθιά, εξειδικευμένη γνώση σε τομείς στους οποίους οι εσωτερικές ομάδες συχνά δεν μπορούν να δώσουν προτεραιότητα.
3. Η σύγχυση μεταξύ δράσης και αποτελεσμάτων
Η διεξαγωγή διαδικασίας διαγωνισμού, η συλλογή τριών προσφορών ή η αλλαγή προμηθευτή μπορεί να φαίνεται ως σημαντική πρόοδος. Ωστόσο, χωρίς σαφή κατανόηση της αρχικής κατάστασης, των τιμών της αγοράς και του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας, είναι δύσκολο να γνωρίζουμε αν το αποτέλεσμα ήταν πράγματι θετικό.
Συχνά βλέπουμε οργανισμούς που έχουν περάσει από πολλαπλούς κύκλους πρωτοβουλιών μείωσης του κόστους, αλλά δεν έχουν ποτέ πραγματικά συγκρίνει τις δαπάνες τους με τα επίπεδα της αγοράς. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι προσπάθειες δεν έχουν ακριβώς αποτύχει – απλώς λειτουργούν χωρίς έναν αξιόπιστο οδηγό.
Στην ERA Group, κάθε συνεργασία ξεκινά με μια αυστηρή ανάλυση βασισμένη σε δεδομένα: πού βρίσκεστε σήμερα, πόσα θα έπρεπε να πληρώνετε και ποια είναι η ρεαλιστική πορεία για να φτάσετε εκεί; Αυτή η βάση κάνει όλη τη διαφορά.
Συμπέρασμα
Η διαχείριση του κόστους δεν αφορά απλώς τη μείωση των δαπανών. Αφορά τη λήψη καλύτερων αποφάσεων με βάση καλύτερες πληροφορίες, με συνέπεια και σε μακροπρόθεσμη βάση. Οι οργανισμοί που το επιτυγχάνουν αυτό τείνουν να είναι πιο ανθεκτικοί, πιο ανταγωνιστικοί και σε καλύτερη θέση να επενδύσουν στην ανάπτυξη.
Αν θέλετε να ανακαλύψετε σε ποια σημεία η επιχείρησή σας ενδέχεται να χάνει ευκαιρίες για αξία, ERA Group μια αρχική αξιολόγηση χωρίς καμία δέσμευση. Το μοντέλο μας είναι απλό: αμείβονται μόνο όταν επιτυγχάνουμε αποτελέσματα.
