Όσον αφορά τη διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές, είναι εύκολο να αντιμετωπίζουμε τις συμβάσεις ως μια εφάπαξ διαδικασία: διαπραγματευόμαστε τη συμφωνία, την αρχειοθετούμε και προχωράμε. Ωστόσο, αυτή η νοοτροπία μπορεί να κοστίσει ακριβά στις επιχειρήσεις. Θέλω να αναφερθώ σε δύο διακριτικές αλλά κρίσιμες προκλήσεις που υπονομεύουν την αξία της σύμβασης με την πάροδο του χρόνου: τη σταδιακή αποκλίση από τη σύμβαση και την κόπωση από τη σύμβαση.
Η αγορά δεν μένει ποτέ στάσιμη
Ας είμαστε ξεκάθαροι: οι συμβάσεις δεν λειτουργούν τέλεια. Δεν μπορούν. Για διάφορους λόγους, από τη δυναμική φύση των αγορών έως τις συνεχώς μεταβαλλόμενες ανάγκες των επιχειρήσεων, η πραγματικότητα στο πεδίο αλλάζει συνεχώς. Και ενώ οι πελάτες συχνά αντιμετωπίζουν τη διαχείριση των συμβάσεων ως μια απλή διαδικασία τσεκαρίσματος — «το έργο ολοκληρώθηκε, προχωράμε» — εκεί ακριβώς αρχίζουν τα προβλήματα.
Εν τω μεταξύ, οι προμηθευτές – και το λέω αυτό με προσοχή – αναζητούν πάντα ευκαιρίες να αυξήσουν τα περιθώρια κέρδους τους, μερικές φορές εις βάρος του πελάτη. Δεν πρόκειται για κυνισμό, αλλά για ρεαλισμό. Οι προμηθευτές είναι εμπορικές οντότητες και, αν υπάρχει η δυνατότητα να αυξήσουν τα περιθώρια κέρδους τους, πολλοί θα την εκμεταλλευτούν. Έτσι παίζεται το παιχνίδι.
Σταδιακή επέκταση της σύμβασης έναντι κόπωσης από τη σύμβαση
Στην ERA Group, βοηθάμε τους πελάτες μας να αντιμετωπίσουν δύο διαφορετικά αλλά αλληλένδετα προβλήματα μέσω της διαδικασίας ελέγχου που ακολουθούμε: τη σταδιακή διεύρυνση των συμβάσεων και την κόπωση από τις συμβάσεις.
- Η «διαρροή» των όρων της σύμβασης συμβαίνει όταν οι προμηθευτές —ή ακόμη και οι εσωτερικές ομάδες— δεν τηρούν τους αρχικούς, συμφωνηθέντες όρους. Για παράδειγμα, ένας προμηθευτής γραφικής ύλης μπορεί να υποβάλει προσφορά για ένα προϊόν χωρίς εμπορικό σήμα. Όταν όμως ο πελάτης προσπαθεί να κάνει νέα παραγγελία, του λένε ότι το προϊόν έχει καταργηθεί ή έχει εξαντληθεί. Αντ’ αυτού, του προσφέρεται μια «εναλλακτική λύση» που τυχαίνει να είναι σημαντικά πιο ακριβή. Και σπάνια αυτή η εναλλακτική λύση συνοδεύεται από καλύτερη τιμή —το αντίθετο μάλιστα. Ο προμηθευτής τσεπώνει το επιπλέον περιθώριο κέρδους, ενώ ο πελάτης πληρώνει περισσότερα για κάτι που δεν ζήτησε.
- Η «κόπωση από τη σύμβαση», από την άλλη πλευρά, είναι πιο παθητική. Είναι αυτό που συμβαίνει όταν όλοι ξεχνούν τη σύμβαση. Διαγράφεται από τη λίστα και η ζωή συνεχίζεται. Αλλά τα οφέλη αυτής της σύμβασης; Εξαφανίζονται σιωπηλά. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν μελέτες που υποδηλώνουν ότι μέσα σε τρία χρόνια, παραμένει μόνο περίπου το 40% της αρχικά διαπραγματευθείσας αξίας. Η πτώση συμβαίνει γρήγορα — απότομη τον πρώτο χρόνο, και στη συνέχεια σταδιακή — αλλά μέχρι τότε, το 60% των οφελών έχει χαθεί.
Διατηρώντας τον έλεγχο, προσφέροντας αξία
Εδώ είναι που αναλαμβάνουμε εμείς. Η διαδικασία ελέγχου που ακολουθούμε εμβαθύνει σε βάθος — στα δεδομένα, στις συμβάσεις και στις λεπτομέρειες των όρων. Ο στόχος; Να διατηρήσουμε και να προστατεύσουμε την πλήρη αξία όσων είχαν αρχικά συμφωνηθεί. Είτε το ονομάζετε εξοικονόμηση, σχέση ποιότητας-τιμής είτε εμπορικό όφελος, φροντίζουμε να αξιοποιείται πλήρως καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής της σύμβασης.
Δεν αρκούμαστε στο να διαπραγματευόμαστε μια καλύτερη συμφωνία· φροντίζουμε ώστε η συμφωνία αυτή να υλοποιείται στο βέλτιστο επίπεδο, με συνέπεια και μακροπρόθεσμα. Αυτό αποτελεί βασικό στοιχείο που διαφοροποιεί την προσέγγιση της ERA.
Μικρές διαγωνιστικές διαδικασίες: Μια προληπτική βελτίωση
Παράλληλα, ο συνάδελφός μου ο Τζέιμς και εγώ παρακολουθούμε στενά την αγορά. Αν εντοπίσουμε τάσεις —για παράδειγμα, διακυμάνσεις στον τομέα των λιπαντικών και των ελαίων— αναλαμβάνουμε δράση. Διοργανώνουμε αυτό που ονομάζουμε «μικρούς διαγωνισμούς», διαχωρίζοντας τμήματα μιας μεγαλύτερης σύμβασης για να τα θέσουμε εκ νέου σε διαγωνισμό. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε να επαναφέρουμε τον ανταγωνισμό και συχνά να αξιοποιήσουμε νέες ευκαιρίες. Είναι ένας τρόπος να βελτιώσουμε τη σύμβαση, ώστε να μην χάσει την αξία της.
Τελικές σκέψεις
Οι πελάτες συχνά υποτιμούν το πόσο γρήγορα μπορεί να χάσει την αξία του ένα συμβόλαιο. Ωστόσο, με τη σωστή εποπτεία, τα κατάλληλα εργαλεία και τις απαραίτητες πληροφορίες για την αγορά, μπορείτε να το διατηρήσετε σε άριστη κατάσταση. Η φθορά και η σταδιακή υποβάθμιση των συμβολαίων δεν είναι αναπόφευκτες — μπορούν να αποφευχθούν. Απλώς πρέπει να ξέρετε πού να ψάξετε και να συνεχίζετε να ψάχνετε.
Αυτό ακριβώς κάνουμε στην ERA Group.
