Το πραγματικό κόστος της αδράνειας: όταν το «αργότερα» μετατρέπεται αθόρυβα σε «ποτέ»

«Οι αποδοτικές επιχειρήσεις δεν περιμένουν πολύ για να αντιμετωπίσουν τις ανεπάρκειες και να βελτιώσουν τις διαδικασίες τους», εξηγεί ο Ronald Batenburg στο blog του.

‍

Ξέρεις εκείνη την αίσθηση, σαν να σπρώχνεις συνέχεια ένα κουτάκι μπροστά σου; Εκείνο το σημαντικό θέμα που πρέπει να αντιμετωπίσεις, αλλά δεν καταφέρνεις να το κάνεις γιατί πάντα υπάρχει κάτι άλλο που είναι εξίσου σημαντικό, ή ακόμα πιο σημαντικό. Δηλαδή, αναβολή. Είναι θέμα προτεραιοτήτων. Φυσικά.

‍

Στην καθημερινή φασαρία, συμβαίνει συχνά σημαντικά θέματα να παραμελούνται. Γνωρίζετε ότι πρέπει να γίνουν αλλαγές για να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά και να μειώσετε το κόστος, αλλά δεν υπάρχει ούτε ο χρόνος ούτε η αίσθηση του επείγοντος. Αυτό το φαινόμενο είναι γνωστό ως «κόστος της αδράνειας», δηλαδή το κόστος της μη ανάληψης δράσης.

‍

Το κόστος της αδράνειας περιλαμβάνει όλα τα κρυφά κόστη, τόσο τα μετρήσιμα όσο και τα μη άμεσα μετρήσιμα, που προκύπτουν όταν αναβάλλονται αποφάσεις ή βελτιώσεις. Αυτά μπορεί να είναι συγκεκριμένα κόστη, όπως χαμένες ευκαιρίες εξοικονόμησης, αλλά και έμμεσα κόστη, όπως η πτώση του ηθικού των εργαζομένων ή χαμένες ευκαιρίες. Λόγω του κρυφού τους χαρακτήρα, πολλές επιχειρήσεις υποτιμούν τον αντίκτυπό τους ή απλώς δεν τους αποδίδουν επαρκή προτεραιότητα.

‍

Αλλά τι ακριβώς είναι αυτά τα έξοδα; Και γιατί η αναβολή μπορεί να αποβεί τόσο δαπανηρή σε επαγγελματικό πλαίσιο;

Γιατί η αναβολή κοστίζει τόσο πολύ;

Για παράδειγμα, στον τομέα της βελτιστοποίησης του κόστους, η απόφαση να μην γίνει τίποτα είναι συχνά η πιο δαπανηρή επιλογή. Οι συμβάσεις με τους προμηθευτές ανανεώνονται αυτόματα, οι αυξήσεις των τιμών συσσωρεύονται και οι τιμολόγια δεν ελέγχονται διεξοδικά. Αυτή η οικονομική ζημιά συνεχίζει να αυξάνεται χωρίς κανείς να το αντιλαμβάνεται. Όταν τελικά λαμβάνονται μέτρα, έχουν ήδη χαθεί πιθανές εξοικονομήσεις που ανέρχονται σε χιλιάδες έως εκατομμύρια ευρώ.

‍

Πολλές οργανώσεις αναφέρουν τρεις συνηθισμένους λόγους για την αναβολή της ανάληψης δράσης:

• «Είμαστε πολύ απασχολημένοι.» Κατανοητό, αλλά οι περικοπές που αναβάλλονται είναι κέρδη που χάνουν.
• «Δεν πρόκειται για μεγάλο κόστος.» Μικρές διαρροές σε 10-15 διαφορετικές δαπάνες μπορούν, όμως, να οδηγήσουν συνολικά σε τεράστιες απώλειες.
• «Δεν θέλουμε να διαταράξουμε τη σχέση μας με τους προμηθευτές μας.» Συχνά δεν χρειάζεται να αντικατασταθεί κάποιος προμηθευτής, αλλά το ζητούμενο είναι καλύτεροι όροι σύμβασης, διαφάνεια και υπευθυνότητα.
• ‍

Διαβάστε επίσης: Ο Ronald Batenburg για το Spend Intelligence: «Θα το καταλάβετε μόνο όταν το συνειδητοποιήσετε»

‍

Συγκεκριμένες συνέπειες της αναβολής

Ένα πρακτικό παράδειγμα καταδεικνύει τον αντίκτυπο. Ένας υποψήφιος πελάτης με ετήσιο κύκλο εργασιών 150 εκατομμυρίων ευρώ, με τον οποίο βρίσκομαι σε διαπραγματεύσεις εδώ και μήνες, έχει ετήσιες δαπάνες ύψους 7,5 εκατομμυρίων ευρώ σε μία από τις κατηγορίες εξόδων του. Για αυτή τη συγκεκριμένη κατηγορία, το μέσο δυναμικό εξοικονόμησης είναι 12 τοις εκατό, όπως αποδεικνύεται από διάφορες περιπτώσεις του πρόσφατου παρελθόντος. Αυτό σημαίνει, σε ετήσια βάση, 900.000 ευρώ σε έξοδα που μπορούν να περικοπούν χωρίς απώλεια ποιότητας. Κάθε χρόνο εκ νέου. Όχι με τη μείωση των αγορών, αλλά με πιο αποτελεσματικές διαδικασίες προμηθειών και καλύτερους συμβατικούς όρους.

‍

Η κατάσταση αυτή υπήρχε ήδη πολύ πριν από την πρώτη μου επαφή με την εταιρεία. Εδώ και πάνω από δύο χρόνια, το πρόβλημα απλώς αναβαλλόταν συνεχώς, ενώ εσωτερικά γινόταν συζήτηση για το αν θα έπρεπε να προσληφθεί υπεύθυνος προμηθειών ή να ζητηθεί εξωτερική υποστήριξη. Στην περίπτωση αυτή, το κόστος της αδράνειας είχε ήδη ξεπεράσει τα 2 εκατομμύρια ευρώ.

‍

Κέρδη που χάνουν, επειδή δεν λαμβάνεται καμία απόφαση για την αντιμετώπιση του προβλήματος. Ενώ το κέρδος αυτού του πελάτη ανέρχεται ακριβώς στο 3,9%. Η απόφαση να προχωρήσουμε στην βελτιστοποίηση θα αύξανε λοιπόν τα κέρδη κατά 15%. Άλλωστε, η μείωση των εξόδων από την κατάσταση αποτελεσμάτων ωφελεί άμεσα τα κέρδη, καθώς τα κέρδη είναι το αποτέλεσμα των εσόδων μείον τα έξοδα.

‍

Τι μπορείς να κάνεις για να αποφύγεις το κόστος της αδράνειας;

1. Αναλύστε τις δαπάνες σας: Κάντε μια ανάλυση των δαπανών των τελευταίων 12 μηνών. Υπάρχουν κατηγορίες που δεν έχουν αναθεωρηθεί εδώ και χρόνια; Αυτές είναι οι πρώτες που πρέπει να εξετάσετε.

2. Ζητήστε μια ανεξάρτητη άποψη: Μερικές φορές, οι εσωτερικοί υπάλληλοι είναι πολύ κοντά στο θέμα για να εντοπίσουν τις ανεπάρκειες. Ένας εξωτερικός έλεγχος μπορεί να προσφέρει νέες πληροφορίες.

3. Ξεκινήστε με μικρά βήματα, σκεφτείτε μεγαλόπνοα: Οι βελτιώσεις δεν χρειάζεται πάντα να είναι ριζοσπαστικές. Μερικές φορές, μικρές αλλαγές στις διαδικασίες και τις συμβάσεις οδηγούν σε σημαντικές βελτιώσεις.

4. Επίδραση στη συνάντηση και την επικοινωνία: Υπολογίστε το κόστος της αδράνειας για να εξασφαλίσετε την υποστήριξη εντός του οργανισμού. Όταν όλοι κατανοούν το κόστος της αναβολής, δημιουργείται αίσθημα επείγοντος.

5. Εξασφαλίστε την ανάληψη ευθύνης και την υπευθυνότητα: Ορίστε σαφείς υπεύθυνους που θα φροντίζουν ώστε τα σχέδια εξοικονόμησης και βελτίωσης να εφαρμόζονται στην πράξη.

‍

Το μέλλον ξεκινά σήμερα

Το μάθημα που μας δίνει το «Κόστος της Αδράνειας» είναι σαφές: οι αποδοτικοί οργανισμοί δεν περιμένουν πολύ για να αντιμετωπίσουν τις ανεπάρκειες και να βελτιώσουν τις διαδικασίες τους. Η αναβολή είναι ένας σιωπηλός δολοφόνος της κερδοφορίας και της ανάπτυξης. Τελικά, το «αργότερα» μετατρέπεται, χωρίς να το καταλάβουμε, σε «ποτέ». Με τον προληπτικό έλεγχο των δαπανών και την εξοικονόμηση όπου είναι δυνατόν, δημιουργείτε περιθώρια για καινοτομία, ανάπτυξη και ικανοποιημένους εργαζόμενους.

‍

Καλύτερα να ξεκινήσεις σήμερα την βελτιστοποίηση, παρά να μετανιώσεις αύριο για τις χαμένες ευκαιρίες. Ποιο βήμα θα κάνεις μπροστά;

‍