Ο Ρόναλντ Μπάτενμπουργκ στο Spend Intelligence: «Θα το καταλάβεις μόνο όταν το συνειδητοποιήσεις»

«Η χρηματοοικονομική βελτιστοποίηση περιστρέφεται γύρω από τα πέντε P», γράφει ο Ronald Batenburg στο blog του. Και υποστηρίζει τη «Spend Intelligence»: «Χωρίς τη Spend Intelligence, ακόμη και ο καλύτερος CFO λειτουργεί CFO ».

‍

«Θα το καταλάβεις μόνο όταν το συνειδητοποιήσεις»: αυτή η θρυλική φράση του Γιόχαν Κρόιφ σημαίνει ότι η διορατικότητα και η κατανόηση είναι καθοριστικές για την επιτυχία και ότι αρχίζεις να αντιλαμβάνεσαι το βαθύτερο νόημα μιας κατάστασης μόνο αφού την έχεις «συνειδητοποιήσει» ή κατανοήσει.

‍

Το θέμα εδώ είναι να μην βλέπεις μόνο τις ενέργειες, αλλά και να αναγνωρίζεις τα υποκείμενα μοτίβα, τις δυνατότητες και τις επιλογές. Δηλαδή, να βλέπεις πέρα από την επιφάνεια. Γιατί καταλαβαίνεις την πραγματική αξία ενός πράγματος όταν το «πιάσεις», κάτι που είναι μια βαθύτερη μορφή της απλής παρατήρησης. Αυτή η στιγμή που «το πιάνεις» είναι ένα σημείο καμπής όπου αναπτύσσεις την διαίσθησή σου και μπορείς να δράσεις πιο γρήγορα και αποτελεσματικά, συχνά μέσω της εμπειρίας και της δράσης.

‍

Αυτά όσον αφορά τα διδάγματα του Γιόχαν Κρούιφ. Αν και φυσικά εδώ μιλάμε για ποδόσφαιρο, η ίδια αρχή ισχύει και στον επιχειρηματικό κόσμο. Ιδιαίτερα όταν πρόκειται για οικονομική βελτιστοποίηση.

‍

Ο CFO: ανάμεσα στα δεδομένα και την κατεύθυνση

Ειδικά στον χρηματοοικονομικό κόσμο, όλα περιστρέφονται γύρω από την κατανόηση. Ωστόσο, CFOαντιμετωπίζουν ένα ολοένα και πιο περίπλοκο περιβάλλον: καλούνται να προχωρήσουν σε μετασχηματισμό, οι αγορές απαιτούν ανάπτυξη, ενώ παράλληλα κάθε ποσοστό περιθωρίου κέρδους απαιτεί προστασία από τον πληθωρισμό, τις αυξήσεις των μισθών και τις απρόβλεπτες αλυσίδες εφοδιασμού.

‍

Δεδομένα υπάρχουν αρκετά, τα dashboards δεν είναι ποτέ το πρόβλημα. Το πρόβλημα συχνά έγκειται στο ότι αυτά τα δεδομένα σπάνια παρέχουν «κατεύθυνση» — λείπουν οι «χρήσιμες πληροφορίες» που κάνουν τη διαφορά στην ανάπτυξη και την καινοτομία.

Γιατί η παραδοσιακή υποβολή εκθέσεων δεν επαρκεί

Πολλές ομάδες χρηματοοικονομικών εξακολουθούν να ακολουθούν αντιδραστικά μοντέλα: αντιμετώπιση υπερβάσεων προϋπολογισμού, έλεγχος τιμολογίων και συγκέντρωση δεδομένων προμηθειών. Οι αναφορές δείχνουν τι δαπανάται, αλλά όχι πού κρύβονται οι ανεπάρκειες ή ποια θα έπρεπε να είναι η πρώτη λογική «κίνηση βελτιστοποίησης». Σημαντικά εμπόδια σε αυτό το πλαίσιο είναι:

• Οι Silo ανά κατηγορία δαπανών και τοποθεσίες
• Έλλειψη πρακτικής αντίληψης: να γνωρίζεις ότι κάτι είναι αναποτελεσματικό, αλλά να μην ξέρεις πώς να το βελτιώσεις
• Χωρίς αξιόπιστα σημεία αναφοράς: δεν υπάρχει εξωτερικός κανόνας για να συγκρίνεις τις επιδόσεις σου
• Χρονοβόρα ανάλυση που καθυστερεί τη λήψη αποφάσεων

‍

Spend Intelligence: μετατρέποντας τις πληροφορίες σε δυναμική

Ποια είναι λοιπόν η λύση; Το Spend Intelligence συνδυάζει τη διαφάνεια με την ταχύτητα. Δεν πρόκειται απλώς για την κατάρτιση αναφορών, αλλά για την ικανότητα να κατανοείτε πλήρως τα έξοδά σας, να εντοπίζετε τα σημεία που χρειάζονται βελτίωση και να γνωρίζετε αμέσως ποια μέτρα πρέπει να λάβετε.

‍

Δεν πρόκειται βεβαίως μόνο για το πιο ορατό μέρος των δαπανών σας, δηλαδή την τιμή που πληρώνετε. Πρόκειται επίσης για τα πρωτόκολλα (ποια είναι η πολιτική σας), τα προϊόντα που χρησιμοποιείτε, τους συνεργάτες ( τους φορείς με τους οποίους συνεργάζεστε) και τις διαδικασίες που έχετε θεσπίσει. Ο συνδυασμός αυτών των 5 «Π»καθορίζει την τρέχουσα κατάστασή σας και αποτελεί το σημείο εκκίνησης για τη βελτιστοποίηση.

‍

Οι πλατφόρμες που υποστηρίζουν αυτό το εγχείρημα αποτελούν πραγματικό σημείο καμπής. Δεν προσφέρουν απλώς έναν πίνακα ελέγχου, αλλά λειτουργούν ως «μηχανή ευκαιριών»: συνενώνουν κατηγορίες, προμηθευτές, επιχειρηματικές μονάδες και δείκτες απόδοσης (KPI), παρουσιάζουν συγκριτικά στοιχεία και προβλέπουν το δυναμικό εξοικονόμησης, τα χρονοδιαγράμματα υλοποίησης και το προφίλ κινδύνου. Με άλλα λόγια: ο CFO άμεση καθοδήγηση και μπορεί να αναλάβει δράση.

‍

Η δύναμη της αξιολόγησης ευκαιριών

Κάθε διαδικασία βελτιστοποίησης θα πρέπει να ξεκινά με μια ανεξάρτητη αξιολόγηση ευκαιριών, δηλαδή μια εμπεριστατωμένη ανάλυση των δαπανών (τόσο των άμεσων όσο και των έμμεσων). Ο στόχος δεν είναι ο έλεγχος, αλλά η ανάδειξη του δυναμικού βελτίωσης και η παρουσίαση του αντίστοιχου αντίκτυπου, του χρονοδιαγράμματος και του απαιτούμενου κόπου. Για τους επικεφαλής των οικονομικών υπηρεσιών αυτό σημαίνει:

• Ποσοτικοποίηση των πιθανών εξοικονομήσεων
• Δημιουργία επιχειρηματικού σχεδίου επανεπένδυσης για ανάπτυξη και καινοτομία
• Εντοπισμός ευκαιριών για ενοποίηση προμηθευτών ή επαναδιαπραγμάτευση
• Αποκάλυψη και βελτιστοποίηση της συμπεριφοράς των εσωτερικών χρηστών
• Προτεραιοποίηση ενεργειών με βάση τη σχέση κόστους-απόδοσης
• Εύκολη και χωρίς κινδύνους έναρξη χωρίς ριζικές αλλαγές

‍

Εξειδικευμένη υποστήριξη: εμβάθυνση, όχι αντικατάσταση

Η βελτιστοποίηση απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις που συχνά δεν διατίθενται εσωτερικά. Ιδιαίτερα στον τομέα των έμμεσων δαπανών, οι οποίες είναι συχνά κατακερματισμένες και εξειδικευμένες, ένας μόνο υπάλληλος δεν μπορεί να έχει πλήρη γνώση όλων των πτυχών, και ως εκ τούτου απαιτείται συμπληρωματική εμπειρογνωμοσύνη. Η γνώση των ειδικών, οι συγκριτικές αναλύσεις και η διαπραγματευτική ισχύς συμπληρώνουν αυτές των εσωτερικών ομάδων, έτσι ώστε να εντοπίζονται τα «τυφλά σημεία» στις συμβάσεις και οι ανεπάρκειες, χωρίς να αντικαθίσταται η υπάρχουσα δυναμικότητα.

‍

Το αποτέλεσμα: βελτιώσεις συχνά διψήφιου ποσοστού

Στο προηγούμενο άρθρο μου, ακριβώς αυτή η προσέγγιση οδήγησε τον πελάτη σε σημαντικές διαρθρωτικές εξοικονομήσεις (στην συγκεκριμένη περίπτωση 2,4 εκατομμύρια δολάρια ετησίως), χωρίς να επιδεινωθεί η σχέση με τους υφιστάμενους προμηθευτές και χωρίς να προκληθούν λειτουργικές διαταραχές.

Μερικοί τρόποι με τους οποίους επιτεύχθηκε αυτό:

• Να βελτιστοποιούμε τις διαδικασίες από κοινού με τους προμηθευτές, αντί να εστιάζουμε αποκλειστικά στις τιμές.
• Να προσαρμόζουμε τις συμβάσεις με μεγαλύτερη προσοχή στις πραγματικές συνθήκες της αγοράς.

‍

Spend Intelligence: από τα δεδομένα στη δράση

Αυτό που ο Κρούιφ αποκαλεί «κατανόηση» μεταφράζεται στην πράξη: CFOπου αξιοποιούν το Spend Intelligence μπορούν να απελευθερώσουν δεσμευμένο κεφάλαιο για:

• Ψηφιακή μεταμόρφωση
• Επένδυση στην ανάπτυξη ταλέντων
• Προετοιμασία για συγχωνεύσεις ή εκποίηση τμημάτων

Με αυτόν τον τρόπο καθίσταται δυνατή η προληπτική δημιουργία χρηματοδοτικού περιθωρίου, αντί της εκ των υστέρων αναζήτησης πόρων. Οι εξοικονομήσεις αξιοποιούνται άμεσα για στρατηγικά έργα, με αποτέλεσμα κάθε «ναι» του CFO να λειτουργεί CFO ανάπτυξης.

‍

Το κόστος της αδράνειας

Ειδικά σε μια αγορά όπου τα περιθώρια κέρδους βρίσκονται υπό πίεση, δεν αποδίδει να μένεις στάσιμος. Χωρίς το Spend Intelligence, ακόμη και ο καλύτερος CFO κινείται CFO και στερείται της καθοδήγησης που απαιτείται για την επίτευξη του επόμενου στόχου περιθωρίου κέρδους. Από τα δεδομένα στην κατεύθυνση, από τα dashboards στις αποφάσεις και από την «περικοπή δαπανών» στην «εύρεση εξοικονόμησης για τη διασφάλιση του μέλλοντος» — αυτό είναι το βήμα που μετατρέπει τη βελτιστοποίηση από «Καλή» σε «Εξαιρετική».

‍

Θέλετε να μάθετε περισσότερα για το πώς η Spend Intelligence μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας να προχωρήσει μπροστά; Ξεκινήστε με μια απλή αξιολόγηση ευκαιριών και ανακαλύψτε πού το «ναι» σας θα γίνει ο καταλύτης για την ανάπτυξη.

‍