Πώς να αποκτήσετε μεγαλύτερο έλεγχο και καλύτερη διαχείριση των εταιρικών δαπανών τηλεφωνίας

Ο έλεγχος και η διαχείριση των δαπανών μιας επιχείρησης αποτελεί πάντα μια δύσκολη αποστολή για κάθε εταιρεία, ανεξάρτητα από τον κλάδο και το μέγεθός της. Και όταν μιλάμε για δαπάνες τηλεφωνίας, τα πράγματα γίνονται ακόμη πιο περίπλοκα. Άλλωστε, η τηλεφωνία είναι παρούσα σε όλους τους τομείς της επιχείρησης, με μεγαλύτερη ή μικρότερη σημασία. Η διαχείριση των τηλεφωνικών εξόδων απαιτεί πολύ περισσότερα από το να γνωρίζουμε τι χρεώνουν οι πάροχοι, πότε λήγουν οι λογαριασμοί και να συγκρίνουμε τα προϋπολογισμένα ποσά με τα πραγματικά. Μια σειρά καθημερινών μέτρων μπορεί να συμβάλει στον καλύτερο έλεγχο και τη διαχείριση των εταιρικών τηλεφωνικών εξόδων. Ας μιλήσουμε για μερικά από αυτά.

Αξιολόγηση των προφίλ κατανάλωσης των εργαζομένων στη διαχείριση της τηλεφωνίας

Στις επιχειρήσεις, υπάρχουν τομείς όπου η τηλεφωνία αποτελεί απλώς ένα βοηθητικό μέσο για τη λειτουργία τους και τομείς όπου το κόστος αυτό είναι καθοριστικό για την απόδοση – για παράδειγμα, η εξυπηρέτηση πελατών.

Και εντός των ίδιων των τομέων, αυτή η διαφοροποίηση μπορεί να υπάρχει. Για τον λόγο αυτό, η κατανόηση του προφίλ εργασίας των εργαζομένων και των τομέων αποτελεί το πρώτο βήμα για την εκτίμηση των αναγκών, την ατομική επανεκτίμηση του κόστους και, κατά συνέπεια, όχι μόνο τη μείωση του κόστους, αλλά και τη βελτίωση της απόδοσης σε ορισμένους τομείς.

Ενθάρρυνση της συμμετοχής των εργαζομένων στη διαχείριση της τηλεφωνίας

Αυτό είναι ένα θέμα που πολλές εταιρείες δεν εξετάζουν επαρκώς, αλλά συνήθως αποφέρει πολύ καλά αποτελέσματα, ειδικά όσον αφορά τα έξοδα κινητής τηλεφωνίας, όπου κάθε υπάλληλος φέρει ατομική ευθύνη.

Ένας πωλητής, για παράδειγμα, μπορεί να αναφέρει ότι αντιμετωπίζει δυσκολίες στη χρήση του τηλεφωνικού κέντρου σε ορισμένες περιοχές. Ένας υπάλληλος του τμήματος προμηθειών μπορεί να επιθυμεί να χρησιμοποιεί μια συσκευή με περισσότερες τεχνολογικές δυνατότητες για την επικοινωνία με προμηθευτές, η οποία δεν χρειάζεται να γίνεται μέσω τηλεφωνικών κλήσεων.

Έτσι, κάθε εργαζόμενος μπορεί να μιλήσει για τις δυσκολίες, τους ισχύοντες περιορισμούς και τις προτάσεις του, όχι μόνο όσον αφορά τη δουλειά του, αλλά και την εταιρεία.

Συνιστάται να διεξαχθεί μια έρευνα σχετικά με τις συνήθειες και τις ανάγκες των χρηστών και να συγκεντρωθούν τυχόν προτάσεις που μπορεί να προκύψουν. Οι χρήστες επισημαίνουν πάντα ζητήματα που η μακροσκοπική προσέγγιση δεν καταφέρνει πάντα να αντιμετωπίσει, καθώς τείνει να να περιορίζει όλους σε συγκεκριμένα καταναλωτικά πρότυπα.

Κάθε τμήμα μπορεί να έχει εξαιρετικές ιδέες για τη βελτίωση της διαχείρισης της τηλεφωνίας της εταιρείας.

Δημιουργία διαδικασιών για τη διαχείριση της τηλεφωνίας

Τα έξοδα τηλεφωνίας αφορούν όλους τους τομείς της εταιρείας και προκύπτουν ξεχωριστά, ανάλογα με τις ανάγκες χρήσης κάθε υπαλλήλου. Ως εκ τούτου, είναι φυσιολογικό κάθε άτομο και κάθε τομέας να διαθέτει τον δικό του τρόπο διαχείρισης, με διαφορετικούς βαθμούς προτεραιότητας.

Ωστόσο, αυτό καταλήγει να εμποδίζει τη διοίκηση, ειδικά όσον αφορά την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων.

Η ιδανική προσέγγιση είναι να σχεδιάζουμε και να δημιουργούμε διαδικασίες που καλύπτουν όλα τα στάδια, από τη σύναψη μιας σύμβασης έως την καθημερινή κατανάλωση, αναλύοντας το κόστος και τις ενέργειες σε κάθε στάδιο. Μια άλλη σημαντική πτυχή είναι να κατανοήσουμε πώς οι διαδικασίες επηρεάζουν και επηρεάζονται από κάθε τομέα της εταιρείας.

Η βασική ιδέα είναι να καθοριστεί μια διαδικασία που θα τυποποιεί τον τρόπο ελέγχου και διαχείρισης.

Εφαρμογή συστήματος διαχείρισης τηλεπικοινωνιών

Ένα σύστημα διαχείρισης αποτελεί πολύτιμο σύμμαχο σε όλες τις εργασίες ελέγχου, παρακολούθησης, επιθεώρησης και ανάλυσης των τηλεφωνικών δαπανών της εταιρείας. Οι δαπάνες αυτές περιλαμβάνουν μεγάλο όγκο δεδομένων και, όταν συγκεντρωθούν, επιτρέπουν τη διενέργεια διαφόρων αναλύσεων και ερμηνειών.

Τα υπολογιστικά φύλλα μπορεί να αποτελούν μια καλή λύση για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις με λίγες γραμμές δεδομένων, αλλά γενικά, ειδικά στις μεγάλες επιχειρήσεις, εμποδίζουν την ταχεία αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και την ανταλλαγή αναλύσεων.

Οι καλές λύσεις εταιρικών συστημάτων που διατίθενται στην αγορά προσφέρουν ενότητες μέσω των οποίων μπορούμε να διαχειριζόμαστε διάφορες πληροφορίες σχετικά με την τηλεφωνία της εταιρείας:

• Το χαρτοφυλάκιο περιουσιακών στοιχείων·
• Συμβάσεις, με τις λεπτομέρειες, τις αξίες και τις ημερομηνίες λήξης τους·
• Γραμμές, χρήστες, το αντίστοιχο πρόγραμμα και το ιστορικό πληρωμών·
• Πληρωμές που έχουν πραγματοποιηθεί και πιστώσεις προς ανάκτηση.

Μπορούμε επίσης να βρούμε εξειδικευμένες λύσεις συστημάτων με συγκεκριμένες λειτουργίες. Αυτό που πρέπει να έχουμε κατά νου είναι η ευκολία χρήσης κατά την εισαγωγή δεδομένων (ή τη διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων από τους χειριστές) και η ευελιξία στην εξαγωγή δεδομένων από διάφορες επιλογές και αναφορές απόδοσης.

Καταγραφή και απογραφή του τηλεφωνικού εξοπλισμού της εταιρείας

Με τον όρο «τηλεφωνικός εξοπλισμός» εννοούμε τις σταθερές και κινητές συσκευές, καθώς και τους τηλεφωνικούς κέντρους, τις γραμμές τους και τα προγράμματα χρήσης για κάθε μία από αυτές. Πρόκειται για το σύνολο των στοιχείων που έχουν στη διάθεσή τους οι ομάδες εργασίας για τις δραστηριότητές τους.

Ο έλεγχος και η περιοδική απογραφή σας επιτρέπουν να κατανοήσετε διάφορες πτυχές που επηρεάζουν την ποιότητα και το κόστος των τηλεφωνικών υπηρεσιών στην εταιρεία:

Ελέγξτε τον αριθμό των συσκευών

1. Πολλά μοντέλα είναι παλιά και δεν υποστηρίζουν τις σύγχρονες τεχνολογίες άμεσης επικοινωνίας, οι οποίες συμβάλλουν στη μείωση της κατανάλωσης φωνητικών κλήσεων μέσω της χρήσης φθηνότερων υπηρεσιών δεδομένων και δικτύων Wi-Fi.
   
2. Ένα άλλο σημαντικό θέμα είναι οι αχρησιμοποίητες συσκευές, που ανήκουν σε υπαλλήλους που έχουν αποχωρήσει ή έχουν αλλάξει τμήμα. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν από νέους υπαλλήλους ή να πωληθούν – υπάρχουν διαθέσιμες εσωτερικές προσφορές.
   

Ελέγξτε τον αριθμό των γραμμών, τα προγράμματα και τις διαστάσεις

1. Αχρησιμοποίητες γραμμές ή γραμμές με ακατάλληλο μέγεθος για την περιοχή· το απόθεμα επιτρέπει την ανακατανομή σε περιοχές όπου υπάρχει έλλειψη, αποφεύγοντας έτσι περιττές συμβάσεις.
   
2. Προγράμματα που δεν καλύπτουν τις ανάγκες ή είναι υπερτιμημένα – περιλαμβάνουν παροχές που δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες του χρήστη ή υπηρεσίες που δεν είναι απαραίτητες, γεγονός που καθιστά δυνατή τη μείωση του προγράμματος και της αξίας του.

Μια αρχική απογραφή μπορεί να επισημάνει όλα αυτά τα στοιχεία, και από εκεί μπορούμε να καταλήξουμε στις πιο κατάλληλες λύσεις, ανάλογα με το προφίλ κατανάλωσης του χρήστη και της εταιρείας.

Ελέγξτε και εξετάστε τους τηλεφωνικούς σας λογαριασμούς

Εξίσου σημαντικό με την επαναδιαπραγμάτευση και την εξασφάλιση των καλύτερων τιμών για κάθε γραμμή είναι να ελέγχετε κάθε λογαριασμό που λαμβάνετε κάθε μήνα, ειδικά για τυχόν επιπλέον χρεώσεις.

Μπορεί να πρόκειται για ανάγκες που δεν καλύπτονται από το πρόγραμμα, και είναι σημαντικό να αξιολογηθεί ο λόγος για τον οποίο προκύπτουν, προκειμένου να διαπιστωθεί αν θα είναι επαναλαμβανόμενες και αν η συμπερίληψη του στοιχείου στο πρόγραμμα θα ήταν πιο οικονομική. Ή μπορεί να πρόκειται για αδικαιολόγητα έξοδα, που οφείλονται σε πρακτικές των χρηστών ή σε χρεώσεις από τον πάροχο χωρίς σύμβαση.

Αυτοί οι έλεγχοι θα συμβάλουν όχι μόνο στην παρακολούθηση της εργασίας των χειριστών, αλλά και των καταναλωτικών συνηθειών των χρηστών, απαιτώντας από αυτούς μεγαλύτερη δέσμευση έναντι των στόχων της εταιρείας και των βέλτιστων πρακτικών.

Ο έλεγχος αποτελεί σημαντικό σημείο εκκίνησης για τη διαδικασία των ελέγχων, καθώς δίνει τη δυνατότητα να εντοπιστούν αναδρομικά αδικαιολόγητες χρεώσεις και να ληφθούν μέτρα κατά του φορέα εκμετάλλευσης. Υπολογίζεται ότι, κατά μέσο όρο, το 7% των ποσών που χρεώνονται στους λογαριασμούς είναι αδικαιολόγητα.

Με άλλα λόγια, πρόκειται για ένα σημαντικό ποσό που πρέπει να ανακτηθεί.

Να επαναδιαπραγματεύεστε πάντα και να αναζητάτε νέους προμηθευτές

Η αναζήτηση νέων προμηθευτών μπορεί να φαίνεται περίπλοκη σε μια αγορά με τέσσερις ή πέντε μεγάλες, γραφειοκρατικές εταιρείες. Ωστόσο, η σημερινή πραγματικότητα είναι πολύ διαφορετική.

Υπάρχει η δυνατότητα μεταφοράς, η οποία επιτρέπει γρήγορες αλλαγές. Και το βασικότερο είναι η ανταγωνιστικότητα του κλάδου· οι πάροχοι προσφέρουν όλο και πιο ευέλικτα πακέτα για να προσελκύσουν πελάτες με καλύτερες τιμές.

Οι συμβάσεις προμήθειας πρέπει να διαπραγματεύονται με τους καλύτερους δυνατούς όρους, καθώς πρόκειται για μακροπρόθεσμες συμβάσεις που περιλαμβάνουν αυστηρούς όρους καταγγελίας.

ERA Group, μια παγκόσμια εταιρεία συμβούλων που ειδικεύεται στη διαχείριση κόστους, διαθέτει μια αναγνωρισμένη μεθοδολογία βελτιστοποίησης της αποδοτικότητας και εξειδικευμένους επαγγελματίες με εμπειρία στον τομέα.