Καθώς πλησιάζουμε στο δεύτερο τρίμηνο, η προσοχή μας στρέφεται στη συλλογή εκθέσεων και στοιχείων για την υποβολή εκθέσεων του πρώτου τριμήνου, σε διάφορους τομείς.
Ακολουθεί μια επισκόπηση των βασικών παραδοτέων και δραστηριοτήτων του περασμένου μήνα.
Σίτιση μαθητών & Παρακολούθηση προϋπολογισμού
Για τους πελάτες μας από τον εκπαιδευτικό τομέα, η προσοχή και οι προετοιμασίες αρχίζουν να στρέφονται προς τις εκθέσεις του πρώτου τριμήνου σχετικά με τη διατροφή και την εστίαση, οι οποίες παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες για την οικονομική απόδοση των αγορών τροφίμων.
Δεδομένου ότι τα σχολεία αυτά λειτουργούν με προϋπολογισμό που καλύπτει το ημερολογιακό έτος, η παρούσα αρχική έκθεση αποτελεί μια κρίσιμη πρώτη εικόνα της πορείας τους σε σχέση με τον προϋπολογισμό, συμπεριλαμβανομένων των τελευταίων εκτιμήσεων για ολόκληρο το έτος (LE). Η έκθεση αυτή μας βοηθά να εντοπίσουμε τις τάσεις και επισημαίνει τους τομείς που απαιτούν προσοχή.
Αποτελεί καθοριστικό παράγοντα για τη διαχείριση του κόστους.
Τριμηνιαία υποβολή εκθέσεων για μονάδες φροντίδας ηλικιωμένων (Q30)
Αυτή τη στιγμή ολοκληρώνουμε την έκθεση του 30ου τριμήνου για έναν πελάτη μας που δραστηριοποιείται στον τομέα της φροντίδας ηλικιωμένων, με σκοπό την παρουσίασή της. Η έκθεση αυτή περιγράφει λεπτομερώς τις τριμηνιαίες εξοικονομήσεις, αναλύει τις τάσεις στις αγορές, εντοπίζει ανωμαλίες, όπως αποκλίσεις στις τιμές σε σχέση με τους όρους των συμβάσεων, και παρέχει συστάσεις και προτάσεις για διορθωτικές ενέργειες.
Οι παρουσιάσεις αυτών των εκθέσεων που πραγματοποιούμε αυτοπροσώπως δίνουν αφορμή για ενδιαφέρουσες και εμπεριστατωμένες συζητήσεις, συμβάλλοντας στη λήψη στρατηγικών αποφάσεων και τροφοδοτώντας τις εσωτερικές αναφορές. Παρόλο που συντάσσουμε αυτές τις εκθέσεις εδώ και 30 τρίμηνα, συνεχίζουμε να εντοπίζουμε ευκαιρίες για μείωση του κόστους.
Μόλις η έκθεση υποβληθεί στην οικονομική ομάδα, αφιερώνουμε επίσης χρόνο για να μιλήσουμε με τον επικεφαλής σεφ και να τον ενημερώσουμε για την τρέχουσα κατάσταση.
Προετοιμασία του φακέλου διαγωνισμού για μονάδα φροντίδας ηλικιωμένων
Λόγω των αλλαγών στις συμφωνίες με τους προμηθευτές, η ίδια μονάδα φροντίδας ηλικιωμένων ζήτησε μια ολοκληρωμένη ανασκόπηση της αγοράς για όλες τις κατηγορίες τροφίμων, με σκοπό να εντοπιστούν περαιτέρω δυνατότητες μείωσης του κόστους προμήθειας τροφίμων. Λαμβάνοντας υπόψη τις μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς και το χρόνο που έχει παρέλθει από την τελευταία έρευνα αγοράς, αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για την εν λόγω ανασκόπηση. Ως εκ τούτου, ξεκινάμε την προετοιμασία των εγγράφων του διαγωνισμού που θα αποσταλούν σε επιλεγμένους προμηθευτές.
Νέα έργα στην κατηγορία των βιομηχανικών αναλωσίμων
Ένας νέος πελάτης μας ανέθεσε να εντοπίσουμε δυνατότητες εξοικονόμησης σε δύο βιομηχανικούς τομείς, στο πλαίσιο μιας ευρύτερης πρωτοβουλίας διαχείρισης κόστους. Το πρώτο βήμα είναι η ανάλυση των στοιχείων του γενικού καθολικού των τελευταίων 12 μηνών, προκειμένου να προσδιοριστούν όλοι οι σχετικοί προμηθευτές — μια διαδικασία που προσφέρει αρκετά ενδιαφέρουσες γενικές πληροφορίες ως σημείο εκκίνησης.
Με τη συμμετοχή περισσότερων από 300 προμηθευτών, η διαδικασία συλλογής δεδομένων θα είναι εκτεταμένη και θα απαιτήσει την εξαγωγή κρίσιμων στοιχείων από έναν τεράστιο αριθμό τιμολογίων σε μορφή PDF, αρχικά στο Excel και στη συνέχεια στο Power BI. Παρά τον τεράστιο φόρτο εργασίας, αυτό το αρχικό στάδιο είναι απαραίτητο για να διασφαλιστεί μια ολοκληρωμένη ανάλυση κόστους.
Η σημασία της παρακολούθησης στη διαχείριση του κόστους
Επιστρέφοντας στη φάση της παρακολούθησης, η οποία αποτέλεσε το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας τον τελευταίο μήνα: αυτή η φάση ενός έργου είναι εξίσου κρίσιμη —αν όχι περισσότερο— με τις φάσεις της ανάλυσης και της δημοπρασίας. Είναι εδώ που διασφαλίζουμε ότι όλη η σκληρή δουλειά που έχει γίνει μέχρι τώρα αποδίδει καρπούς και είναι βιώσιμη. Στην ERA Group, η φάση της παρακολούθησης διαρκεί έως και 3 χρόνια. Είναι επίσης εδώ που αρχίζουν να παίζουν ρόλο οι πρόσθετες πληροφορίες και οι συγκριτικές αξιολογήσεις.
Επιστρέφοντας στη φάση της παρακολούθησης, η οποία αποτέλεσε το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας τον τελευταίο μήνα· η φάση της παρακολούθησης ενός έργου είναι εξίσου κρίσιμη —αν όχι περισσότερο— με τις φάσεις της ανάλυσης και της προκήρυξης διαγωνισμού.
Η συνεχής παρακολούθηση διασφαλίζει ότι οι πελάτες λαμβάνουν τις συμφωνημένες τιμές και υπηρεσίες, ενώ παράλληλα επιλύονται τυχόν προβλήματα που ενδέχεται να προκύψουν μεταξύ του πελάτη και των προμηθευτών. Μερικά παραδείγματα προβλημάτων που έχουν προκύψει στο παρελθόν είναι:
- Ο προμηθευτής ανέβασε ένα αρχείο τιμών με λάθη, το οποίο εντοπίστηκε μόνο κατά τη διάρκεια ενός τριμηνιαίου ελέγχου· διαφορετικά, το λάθος θα μπορούσε να είχε περάσει απαρατήρητο.
- Συμβατικά είδη που κατά λάθος εξαιρέθηκαν από τον κατάλογο των συμβατικών ειδών και χρεώθηκαν με σημαντικά υψηλότερες τιμές εκτός συμβολαίου, με αποτέλεσμα να προκύψουν σημαντικές υπερβολικές πληρωμές με την πάροδο του χρόνου.
Παρά τις καλές προθέσεις όλων των εμπλεκόμενων, τα λάθη είναι αναπόφευκτα.
Δομή αμοιβών βάσει απόδοσης ERA Group
Επίσης, κατά τη διάρκεια αυτών των τριμηνιαίων αναφορών καθορίζεται η τελική αμοιβή ERA Group. Ενώ στην αρχή του έργου η δομή αμοιβών συμφωνείται ως ποσοστό των εξοικονομήσεων, οι τελικές πληρωμές αρχίζουν να υπολογίζονται με βάση τις πραγματικές εξοικονομήσεις που υπολογίζονται κατά τη διάρκεια της τριμηνιαίας περιόδου αναφοράς.
Σε αντίθεση με τα παραδοσιακά μοντέλα παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών, η προσέγγισή μας προβλέπει την καταβολή των αμοιβών σε δόσεις καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου. Αυτό εξασφαλίζει ελάχιστη επίπτωση στις ταμειακές ροές του πελάτη, ενώ το έργο χρηματοδοτείται από τις εξοικονομήσεις που πραγματοποιούνται. Φυσικά, αν δεν υπάρχουν εξοικονομήσεις, δεν υπάρχουν αμοιβές και το έργο δεν προχωρά ποτέ σε αυτό το στάδιο.
Ανυπομονώ να μοιραστώ περαιτέρω ενημερώσεις καθώς προχωράμε στη συλλογή δεδομένων, την ανάλυση, την εφαρμογή και τις φάσεις παρακολούθησης τους επόμενους μήνες.
