Ο Ιανουάριος και ο Φεβρουάριος ήταν πάντα μήνες με έντονη δραστηριότητα, και φέτος δεν ήταν διαφορετικά. Συνεργαζόμαστε στενά με δύο μακροχρόνιους πελάτες μας, ιδρύματα εσωτερικής φοίτησης, βοηθώντας τους να διαχειριστούν τα λειτουργικά τους έξοδα και να εντοπίσουν νέες ευκαιρίες για μείωση του κόστους. Όπως λένε οι ίδιοι, κάθε δολάριο που εξοικονομούν συμβάλλει στη διατήρηση των διδάκτρων σε χαμηλά επίπεδα.
Αν και το έργο αυτό δεν ακολουθεί απαραίτητα την παραδοσιακή ERA Group , ο βασικός στόχος παραμένει ο ίδιος: η αύξηση της αποδοτικότητας και η βελτίωση των οικονομικών αποτελεσμάτων. Ιστορικά, το έργο αυτό επικεντρωνόταν στα τρόφιμα και την εστίαση στα τμήματα εσωτερικών μαθητών, αλλά τα τελευταία δύο χρόνια, και οι δύο έχουν επιδιώξει να επεκτείνουν το πεδίο δράσης τους ώστε να συμπεριλάβουν και άλλους τομείς, όπως τα κυλικεία, τις στολές και τα είδη γραφείου. Ως αποτέλεσμα, μεγάλο μέρος του Ιανουαρίου αφιερώθηκε στο κλείσιμο του 2024 και στη θέσπιση των βάσεων για το 2025.
Κύρια πεδία στα οποία επιτύχαμε αποτελέσματα τον Ιανουάριο
Παρακολούθηση κόστους γευμάτων: Ένα σχολείο εξέφρασε την ικανοποίησή του για την αύξηση του κόστους ανά γεύμα κατά λιγότερο από 2% το 2024, ένα ευχάριστο αποτέλεσμα δεδομένων των τρεχουσών συνθηκών της αγοράς. Η διαδικασία αφορούσε την ανασκόπηση των δαπανών του 2024, την αναζήτηση περαιτέρω ευκαιριών βελτιστοποίησής τους και τη σύγκριση του κόστους των γευμάτων με αντίστοιχα στοιχεία της αγοράς.
Αξιολόγηση της απόδοσης της καντίνας: Διαπιστώσαμε διαφορά 40% στις δαπάνες ανά μαθητή μεταξύ των σχολείων, επισημαίνοντας δυνατότητες για βελτιωμένο έλεγχο του κόστους ή/και αύξηση των ευκαιριών.
Πωλήσεις και αναπροσαρμογές τιμών: Εξετάσαμε τις τιμές και τις τάσεις των πωλήσεων της καντίνας, προκειμένου να διασφαλίσουμε τη συμμόρφωση με τα σχέδια του προϋπολογισμού για το 2025, εντοπίζοντας παράλληλα ευκαιρίες για εξοικονόμηση (και ναι, υπήρχαν μερικές).
Διαδικασία διαγωνισμού για την κατηγορία τροφίμων: Επιτεύχθηκε εξοικονόμηση 9% σε μια κατηγορία για την οποία δεν είχε προηγουμένως υπογραφεί σύμβαση, η οποία προστίθεται στην εξοικονόμηση 21% που εξασφαλίστηκε πρόσφατα σε άλλη κατηγορία τροφίμων.
Ανάλυση της χρήσης χαρτιού γραφείου: Μια από τις σημαντικότερες μεμονωμένες δαπάνες του σχολείου. Συγκρίνοντας τα στοιχεία με τον αριθμό των μαθητών, διαπιστώσαμε ότι η κατανάλωση χαρτιού ανά μαθητή παρέμεινε σταθερή στα ~1,25 δεσμίδες ανά μαθητή ετησίως, πράγμα που σημαίνει ότι η αύξηση των δαπανών που παρατηρήσαμε το 2024 οφειλόταν στην αύξηση των εγγραφών και όχι σε αυξήσεις των τιμών, όπως είχε αρχικά υποτεθεί (οι τιμές είχαν μειωθεί). Δεδομένης της στροφής προς την ψηφιακή μάθηση και τη χρήση υπολογιστών, περιμέναμε να μειωθεί η χρήση χαρτιού, αλλά τα δεδομένα φαίνεται να υποδηλώνουν το αντίθετο.
Τάσεις στις σχολικές στολές: Αν και ένα από τα σχολεία ήταν γενικά ικανοποιημένο με την απόδοση του καταστήματος σχολικών στολών του, επιθυμούσε μια πιο εμπεριστατωμένη ανάλυση των προτύπων αγορών. Ένα από τα ευρήματα έδειξε ότι οι μαθητές αγοράζουν πλέον κατά μέσο όρο 1,5 πουκάμισα ετησίως, έναντι 1 πουκάμισου ετησίως μόλις πριν από τέσσερα χρόνια, ενώ ο συνολικός αριθμός των ειδών που αγοράζονται ανά μαθητή έχει αυξηθεί κατά 50% σε σύγκριση με την περίοδο πριν από την πανδημία του COVID-19. Επίσης, αποδείξαμε ότι ο κύριος προμηθευτής αύξησε τις τιμές κατά περίπου 5% πέρυσι.
Πραγματοποιούμε αυτή την άσκηση κάθε τρίμηνο, ώστε τα σχολεία να γνωρίζουν πώς εξελίσσεται η κατάσταση σε σχέση με τον προϋπολογισμό. Οποιεσδήποτε αποκλίσεις εξηγούνται και, αν χρειαστεί, λαμβάνονται διορθωτικά μέτρα. Απλές και μικρές πληροφορίες όπως αυτές βοηθούν τα σχολεία να βελτιώσουν τη διαχείριση των αποθεμάτων τους, να βελτιστοποιήσουν τα έξοδά τους και να βελτιώσουν τον προϋπολογισμό τους.
Η αυξανόμενη ζήτηση για συγκριτική αξιολόγηση
Η συγκριτική αξιολόγηση αποτελεί ένα όλο και πιο σημαντικό εργαλείο για την εσωτερική ανάλυση και τη σύγκριση με ομοειδείς φορείς, τόσο για τα σχολεία όσο και για τις επιχειρήσεις. Κατά τη διάρκεια των τελευταίων επτά ετών συνεργασίας με αυτά τα σχολεία, η συγκριτική αξιολόγηση εξελίχθηκε από μια κατάσταση όπου «δεν διαθέτουμε τα δεδομένα» σε ένα κρίσιμο εργαλείο λήψης αποφάσεων.
Ένα παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο ένα σχολείο αξιοποιεί την ανάλυση είναι η περίπτωση της κατανάλωσης χαρτιού. Μόλις διαπιστώσαμε ότι η κατανάλωση χαρτιού δεν ανταποκρινόταν στις προσδοκίες, το σχολείο μπόρεσε να εντοπίσει γρήγορα πού βρισκόταν το πρόβλημα και να λάβει ορισμένα διορθωτικά μέτρα.
Αυτά τα σχολεία ρωτούν:
«Πώς τα πάμε; Σε ποια σημεία μπορούμε να βελτιωθούμε; Και σε ποια σημεία τα πάμε ήδη καλά;»
Η χρήση των στοιχείων για τους φοιτητές μας επέτρεψε να αναλύσουμε τις τάσεις των δαπανών σε βασικές κατηγορίες, ώστε να αποκτήσουμε βαθύτερη εικόνα. Ορισμένα από τα δεδομένα μας χρονολογούνται πλέον από το 2017, πριν από την πανδημία του COVID-19, και προσφέρουν μια πολύτιμη μακροπρόθεσμη προοπτική.
Η τάση για συγκριτική αξιολόγηση με ομοτίμους και για πιο εμπεριστατωμένη ανάλυση δεδομένων αυξάνεται, καθώς τα σχολεία συνειδητοποιούν τα οικονομικά διακυβεύματα. Και όπως μου υπενθυμίζουν συνεχώς και τα δύο σχολεία, τα διακυβεύματα είναι αρκετά σημαντικά.
Αν σας ενδιαφέρει η συγκριτική αξιολόγηση ή η διαχείριση του κόστους στο σχολείο ή στον οργανισμό σας, θα χαρώ πολύ να συζητήσουμε και να δούμε τι μπορεί να γίνει.
Θα χαρώ να παρουσιάσω το θέμα στα διοικητικά συμβούλια ή στην ανώτατη διοίκηση, αν αυτό τους βοηθήσει να κατανοήσουν τις ευκαιρίες που προσφέρει. Το θέμα είναι πολύ σημαντικό για να το αγνοήσουμε ή να το παραβλέψουμε.
