Μήπως οι δαπάνες για τα υπολειπόμενα προϊόντα κοστίζουν στην επιχείρησή σας; (Μέρος 1)

Η απάντηση είναι κατά πάσα πιθανότητα ναι· και ο λόγος είναι ο εξής:

Το θέμα συχνά παραβλέπεται ή θεωρείται υπερβολικά δύσκολο όταν πρόκειται για τις δαπάνες χαμηλού ποσού. Η λεπτομερής εξέταση κάθε δαπάνης φαίνεται υπερβολικά δύσκολη ή χρονοβόρα. Ίσως να μην έχετε τους πόρους ή τον χρόνο ή να θεωρείτε ότι δεν αποτελεί στρατηγική κίνηση. Αυτοί είναι μερικοί από τους λόγους ή τις δικαιολογίες που ακούω από τους CFO και τους Διευθυντές Οικονομικών, αν και οι περισσότεροι αναγνωρίζουν ότι πρόκειται για έναν τομέα με δυνατότητες εξοικονόμησης. Μου λένε ότι θα έπρεπε να κάνουν κάτι γι' αυτό, αλλά είναι απασχολημένοι. Αυτό αποτελεί πηγή απογοήτευσης για μένα, επειδή εργάζονται τόσο σκληρά για να βγάλουν χρήματα, ενώ μια γρήγορη επαλήθευση θα μπορούσε να προσθέσει χιλιάδες στα κέρδη της επιχείρησης χωρίς να χρειαστεί να κάνουν υπερωρίες.

Αυτό είναι το πρώτο μέρος μιας σειράς δύο μερών, όπου εξηγώ τι είναι οι «tail spend» και πώς μπορούν να αναλυθούν και να ελαχιστοποιηθούν χωρίς να σπαταλάτε ώρες από τον χρόνο της ομάδας σας.

Τι είναι οι «tail spend»;

Ο όρος «tail spend» ορίζεται διαφορετικά σε κάθε οργανισμό· ωστόσο, ο πιο συνηθισμένος ορισμός βασίζεται στον κανόνα 80/20 (κανόνας του Παρέτο), όπως φαίνεται στο Διάγραμμα 1.

Ο όρος αναφέρεται στο κατώτερο 20% των δαπανών, οι οποίες καλύπτονται γενικά από το 80% των προμηθευτών. Οι δαπάνες αυτές θεωρούνται συνήθως αγορές χαμηλής αξίας, καθώς αντιπροσωπεύουν μόνο ένα μικρό ποσοστό (20%) του συνολικού κόστους. Στις περισσότερες εταιρείες, θα μπορούσαν να ονομαστούν «μη ελεγχόμενες δαπάνες» ή «μη στρατηγικές» δαπάνες.

Οι δαπάνες «tail spend», γνωστές και ως «maverick» ή «rogue» δαπάνες. Και όντως δημιουργούν προβλήματα!

Διάγραμμα 1. Δαπάνες χαμηλού όγκου. Πηγή: ERA Group

Χιλιάδες αναλώσιμα και είδη αποθέματος μπορούν να εμπίπτουν στην κατηγορία των «tail spend», όπως τα μέσα ατομικής προστασίας (ΜΑΠ), τα υλικά συσκευασίας, τα είδη αποστολής και αποθήκης, τα είδη καθαρισμού και υγιεινής, τα βιομηχανικά αέρια και τα είδη γραφείου. Ο κατάλογος είναι ατελείωτος. Μπορεί να είναι ένας αρκετά εκτενής και αποθαρρυντικός κατάλογος. Τα έξοδα που δημιουργούν είναι ελάχιστα μεμονωμένα, αλλά πιστέψτε με: στο τέλος αθροίζονται!

Γενικά, μέσα σε έναν οργανισμό υπάρχει ελάχιστη επίγνωση του ύψους των δαπανών που αφορούν τις «μικρές δαπάνες» και ακόμη λιγότερη γνώση σχετικά με τον αποτελεσματικό τρόπο διαχείρισής τους. Αυτό συχνά έχει ως αποτέλεσμα οι εταιρείες να χάνουν χιλιάδες και, σε ορισμένες περιπτώσεις, εκατοντάδες χιλιάδες δολάρια κάθε χρόνο. Πρόκειται για χρήματα που καταβάλλουν εν αγνοία τους και χωρίς λόγο στους προμηθευτές, ενώ θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν καλύτερα.

Η πρόκληση που παρουσιάζει η «tail spend» είναι διττή: πρώτον, πρέπει να εντοπίσετε ποιες κατηγορίες παρουσιάζουν υπερβολικά υψηλό κόστος. Δεύτερον, πρέπει να βρείτε τρόπο να αξιοποιήσετε τις εξοικονομήσεις.

Πόσα χρήματα χάνετε;

Αν και οι δαπάνες μικρής κλίμακας θεωρούνται περιορισμένες σε σχέση με το συνολικό κόστος, αποτελούν επίσης έναν τομέα όπου μπορούν να επιτευχθούν σημαντικές εξοικονομήσεις. Τα χρήματα αυτά μπορούν να προστεθούν απευθείας στα κέρδη ή να χρησιμοποιηθούν για τη χρηματοδότηση ενός νέου έργου ή για την πρόσληψη προσωπικού.

Μετά από πολλά χρόνια εργασίας στον τομέα της μείωσης του κόστους, έχω παρατηρήσει ότι η εξοικονόμηση που προκύπτει από τη διαχείριση των δαπανών μικρής κλίμακας μπορεί να κυμαίνεται μεταξύ 10% και 15% κατά το πρώτο έτος. Ωστόσο, η εμπειρία μου έχει δείξει ότι συγκεκριμένες μεμονωμένες κατηγορίες μπορούν να αποφέρουν εξοικονόμηση έως και 40% όταν διαχειρίζονται σωστά.

Αυτές οι πιθανές εξοικονομήσεις συχνά παραβλέπονται ως εσωτερική πηγή χρηματοδότησης, λόγω των χαμηλών προσδοκιών απόδοσης, της έλλειψης ορατότητας, της έλλειψης εσωτερικών πόρων και της έλλειψης επαρκών δεδομένων αναφοράς.

Αν οι δαπάνες σας για μικρές προμήθειες ανέρχονται σε 1 εκατομμύριο δολάρια, μια εξοικονόμηση 10% αντιστοιχεί σε 100.000 δολάρια. Φανταστείτε να ανακτάτε αυτά τα χρήματα μέσα σε λίγους μήνες, χωρίς να ακυρώσετε συμβόλαια με προμηθευτές ή να απολύσετε προσωπικό. Είναι μια πολύ ωραία αίσθηση.

Η αποτελεσματικότητα των διοικητικών υπηρεσιών αποτελεί το άλλο αποτέλεσμα μιας αξιολόγησης των δαπανών χαμηλού ύψους και των μέτρων που λαμβάνονται για την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων. Ως αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας, επιτυγχάνεται μια πιο ομαλή ροή των λογιστικών διαδικασιών και λιγότερη σύγχυση, γεγονός που μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και πόρους.

Αναθεώρηση των δαπανών χαμηλού κόστους: από πού να ξεκινήσετε;

Η προοπτική της διαχείρισης των δαπανών χαμηλού κόστους μπορεί να φαίνεται αποθαρρυντική· συχνά, οι εταιρείες δεν διαθέτουν τους πόρους για να επεξεργαστούν δεκάδες χιλιάδες συναλλαγές, οι οποίες συνήθως δεν έχουν τη σωστή μορφή για εύκολη ανάλυση.

Πρέπει να ξεκινήσεις από κάπου και να έχεις κατά νου ότι υπάρχουν τρίτοι που μπορούν να σε βοηθήσουν σε αυτό ή ακόμα και να το κάνουν για σένα.

Το πρώτο βήμα είναι να εντοπίσετε και να προσδιορίσετε τις δαπάνες χαμηλού ποσού της εταιρείας σας. Αυτές πιθανότατα θα διαφέρουν από εταιρεία σε εταιρεία· γι’ αυτό και αξίζει τον κόπο να ακολουθήσετε αυτή τη διαδικασία. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, ο κανόνας του Παρέτο είναι ο απλούστερος τρόπος για να τις προσδιορίσετε.

Μόλις όλοι κατανοήσουν τι είναι οι «tail spend», το επόμενο βήμα είναι η συλλογή των δεδομένων για ανάλυση. Όταν βοηθάω τους πελάτες, συχνά μου δίνουν μια στοίβα εγγράφων σε μορφή PDF ή τιμολογίων, τα οποία στη συνέχεια μετατρέπω σε ψηφιακή μορφή.

Μόλις τα δεδομένα καταστούν κατάλληλα για ανάλυση και έχουν τυποποιηθεί και καθαριστεί, η ανάλυση θα αποκαλύψει πού κατευθύνονται οι δαπάνες και ποιοι είναι οι προμηθευτές. Υπάρχει επίσης λογισμικό που καθιστά αυτή τη διαδικασία ευκολότερη και ταχύτερη, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε τρόπους εξοικονόμησης σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Τελικά, θέλουμε να κατανοήσουμε ποιοι και τι συνθέτουν τις δαπάνες χαμηλού κόστους της εταιρείας σας. Μόνο τότε θα μπορέσουμε να κάνουμε κάτι για αυτό.

Μόλις εντοπίσουμε πού γίνονται οι υπερβολικές δαπάνες και ποιος ευθύνεται για αυτές (μπορεί να πρόκειται για λάθος στην τιμολόγηση ή για κάποιον που ξοδεύει χωρίς να έχει την εξουσιοδότηση να το κάνει), βοηθάμε να βρούμε τον κατάλληλο τρόπο αντιμετώπισης του προβλήματος.

Ορισμένα εργαλεία λογισμικού, όπως το SpendVue™ της ERA, παρέχουν στα ανώτατα στελέχη λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις δαπάνες του οργανισμού τους, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών χαμηλού ποσού. Με τη βοήθεια αυτού του εργαλείου, πιστοποιημένοι αναλυτές εξετάζουν διεξοδικά τα οικονομικά δεδομένα και εφαρμόζουν τα ιδιόκτητα κριτήρια αναφοράς της ERA για τον κλάδο, προκειμένου να εντοπίσουν ανωμαλίες στις δαπάνες. Το αποτέλεσμα είναι μια σειρά από σαφείς, άμεσες και εφαρμόσιμες πληροφορίες, διαθέσιμες σε μια μορφή εύκολη στην κατανόηση. Στη συνέχεια, ο σύμβουλός σας θα συνεργαστεί μαζί σας για να προσδιορίσει την πορεία προς τη βελτίωση της ταμειακής ροής που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της εταιρείας σας. Μπορείτε να δείτε ένα σύντομο βίντεο για^{το SpendVueTM} στον παρακάτω σύνδεσμο https://vimeo.com/680583659.

Στο Μέρος 2 αυτής της σειράς, θα εξετάσουμε τι μπορείτε να κάνετε με τις δαπάνες χαμηλού ποσού, αφού κατανοήσετε καλύτερα από τι αποτελούνται.

Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση των δαπανών χαμηλού κόστους, παρακαλώ επικοινωνήστε με τον Grant Morrow.

Ο Grant Morrow είναι κύριος σύμβουλος στην ERA Group πιστοποιημένος σύμβουλος της SpendVue. Διαθέτει πάνω από 30 χρόνια πρακτικής εμπειρίας στη συνεργασία με μικρομεσαίες επιχειρήσεις, βοηθώντας τις να εντοπίζουν τους τομείς όπου πραγματοποιούν υπερβολικές δαπάνες και να αναπτύσσουν στρατηγικές για την καλύτερη διαχείριση του κόστους.