Είναι αποτελεσματική η διαχείριση των εξόδων της εταιρείας σας; Ας συζητήσουμε για έξυπνες και βιώσιμες πρακτικές και λύσεις.
Η αποτελεσματική διαχείριση των δαπανών θα βελτιώσει σίγουρα τα περιθώρια κέρδους της επιχείρησής σας. Κάθε διευθυντής πρέπει πάντα να έχει κατά νου τα εξής: η εσωτερική πολιτική διαχείρισης δαπανών που εφαρμόζω αποφέρει τα αναμενόμενα αποτελέσματα; Οι εργαζόμενοι σε όλα τα επίπεδα έχουν πλήρη επίγνωση και συμμετέχουν ενεργά; Είμαστε εναρμονισμένοι με τις εξελίξεις της αγοράς;
Οι εταιρείες συνήθως επικεντρώνουν τις προσπάθειές τους στην επίτευξη των στόχων τους, είτε πρόκειται για ανάπτυξη, διαφοροποίηση, συγχωνεύσεις και εξαγορές, είτε ακόμη και για τη χρηματοδότηση συγκεκριμένων έργων. Ωστόσο, δεν υπάρχει πάντα μια ορθή σύνδεση με τις ταμειακές εκταμιεύσεις που προκύπτουν από έκτακτες ενέργειες οι οποίες είναι αδόμητες και έχουν βραχυπρόθεσμες επιπτώσεις που δεν αντανακλούν τη σοβαρότητα και το βάθος που πρέπει να έχει η διαχείριση των δαπανών.
Είναι σημαντικό κάθε τμήμα, αλλά και η εταιρεία στο σύνολό της, να αναπτύξει στρατηγικές αποδοτικότητας, είτε οικονομικές είτε λειτουργικές, λαμβάνοντας υπόψη ορισμένα σημαντικά ζητήματα.
Πληροφορίες
Η επεξεργασία δεδομένων είναι απαραίτητη για κάθε μορφή διαχείρισης, κάτι που είναι γνωστό, αλλά η τήρηση ενός προτύπου που επιτρέπει την ανάλυση και η διεξαγωγή ελέγχων συνέπειας είναι απαραίτητες προϋποθέσεις για την αξιοπιστία των συμπερασμάτων.
Οι μεγάλοι όγκοι πληροφοριών δεν λαμβάνουν πάντα την απαραίτητη προσοχή. Τα τμήματα Προμηθειών, Εφοδιαστικής, Εγκαταστάσεων και Τεχνολογίας έχουν να προσφέρουν πολλά, παρέχοντας κρίσιμα δεδομένα για τη διοίκηση, τα οποία επιτρέπουν τον προσδιορισμό των προτύπων δαπανών, των προμηθευτών και των ευκαιριών. Πρόκειται για μια απαιτητική εργασία που δεν μπορούν να αναλάβουν εσωτερικά όλες οι εταιρείες, καθώς απαιτεί συγκέντρωση, εξειδίκευση και πολύ χρόνο, αλλά επιτρέπει την πραγματοποίηση κριτικής ανάλυσης. Αξίζει να εξεταστεί το ενδεχόμενο εξωτερικής βοήθειας από μια εταιρεία συμβούλων που ειδικεύεται στην αποδοτικότητα.
Ακούστε τους υπαλλήλους σας
Οι υπάλληλοί σας αποτελούν τους βασικούς παράγοντες αυτής της διαδικασίας, καθώς είναι αυτοί που βιώνουν από πρώτο χέρι τις καθημερινές απαιτήσεις και συμβάλλουν με ρεαλιστικό τρόπο στη διάγνωση, διότι όσο πιο ρεαλιστική είναι αυτή, τόσο πιο αποτελεσματικές θα είναι οι λύσεις και η στρατηγική που θα εφαρμοστούν. Το πιο σημαντικό, ωστόσο, είναι η δέσμευση και η συμμετοχή τους, καθώς αισθάνονται ότι εκτιμώνται όταν οι ιδέες και οι απόψεις τους λαμβάνονται υπόψη από την ανώτερη διοίκηση της εταιρείας.
Θέστε ρεαλιστικούς στόχους
Μια εταιρεία χωρίς στόχους είναι σαν πλοίο χωρίς πηδάλιο, αλλά είναι σημαντικό να θέτουμε ρεαλιστικούς και εφικτούς στόχους, ώστε να μην καταλήξει να είναι μια λίστα απαιτήσεων.
Η λειτουργική αποδοτικότητα θα πρέπει να αποτελεί κορυφαία προτεραιότητα στην ατζέντα, λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς σε χρόνο και πόρους.
Ένα καλά δομημένο στρατηγικό σχέδιο είναι απαραίτητο για να εξασφαλιστεί η συνοχή των στόχων, ακόμη και αν αυτοί είναι φιλόδοξοι, καθώς η πρόκληση που πρέπει να αντιμετωπιστεί αποτελεί μέρος της διαδικασίας κινητοποίησης της ομάδας. Μια πολιτική διαχείρισης και βελτιστοποίησης του κόστους θα πρέπει επίσης να εντάσσεται στο πλαίσιο των στόχων που πρέπει να επιτευχθούν.
Σχέδιο δράσης
Ας πιάσουμε δουλειά, ήρθε η ώρα να βάλουμε σε εφαρμογή όλα όσα έχουν προγραμματιστεί. Για να γίνει αυτό, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στον καθορισμό των αρμοδιοτήτων, των προθεσμιών και των απαραίτητων πόρων. Είναι επίσης σημαντικό να καθοριστεί η σωστή συχνότητα «λογοδοσίας» για όλους τους εμπλεκόμενους.
Να είστε έτοιμοι να «διορθώσετε την πορεία» και να επανεξετάσετε συγκεκριμένα σημεία, αν χρειαστεί, καθώς δεν πρέπει να χάσετε από τα μάτια σας τους κύριους στόχους.
Η ενοποίηση αυτών των δράσεων είναι απαραίτητη για τη διαπεραστικότητα των πολιτικών βελτιστοποίησης του κόστους και λειτουργικής αποδοτικότητας, καθώς τα θετικά αποτελέσματα πρέπει να διαδίδονται ώστε να αναδειχθεί η στρατηγική τους σημασία, με έμφαση στη διαρκή ευαισθητοποίηση.
Επενδύστε στην επικοινωνία και την αναγνώριση των επιτευγμάτων
Είναι σημαντικό να επενδύσουμε σε μια αντικειμενική και ενθαρρυντική επικοινωνία για τη διάδοση των αποτελεσμάτων.
Η αναγνώριση και η διάδοση των στόχων που επιτεύχθηκαν, καθώς και του τρόπου με τον οποίο αυτό συνέβη, ενθαρρύνει τη δέσμευση των εργαζομένων και ενισχύει τη νοοτροπία αποτελεσματικότητας που πρέπει να διαδοθεί σε ολόκληρη την εταιρεία.
Προσοχή στις πληρωμές με μετρητά
Οι πολιτικές της εταιρείας όσον αφορά τους προμηθευτές και τους εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στην επιδίωξη της λειτουργικής αποδοτικότητας και της βελτιστοποίησης των δαπανών. Μερικά σημεία που αξίζει να επισημανθούν:
Προσόντα προμηθευτών
Κάθε αγορά ή σύμβαση παροχής υπηρεσιών πρέπει να προηγείται προσεκτικής αξιολόγησης, προκειμένου να διασφαλίζεται η λειτουργική ασφάλεια της συναλλαγής, ενώ πρέπει να δίνεται ακόμη μεγαλύτερη προσοχή στην περίπτωση επαναλαμβανόμενων ή μακροπρόθεσμων αγορών/συμβάσεων.
Δεν αρκεί απλώς να ελέγχονται τα συνήθη στοιχεία εγγραφής· πρέπει επίσης να επαληθεύονται όλες οι άλλες απαιτήσεις όσον αφορά την ικανότητα εφοδιασμού, τις τεχνικές πιστοποιήσεις και τα επίπεδα ποιότητας/εξυπηρέτησης, ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες.
Η τιμή δεν είναι το παν
Είναι αρκετά συνηθισμένο να αναζητά κανείς την καλύτερη τιμή, αλλά κάθε επιτυχημένη διαπραγμάτευση πρέπει να επιδιώκει την κατάλληλη ισορροπία μεταξύ του επιπέδου εξυπηρέτησης και ποιότητας (ούτε πάνω ούτε κάτω από το απαιτούμενο), των προθεσμιών και άλλων τυπικών πτυχών (π.χ. απαιτήσεις πιστοποίησης, εγγυήσεις κ.λπ.).
Οι σχέσεις είναι θεμελιώδεις
Αισθάνονται οι προμηθευτές σας ασφάλεια όταν διαπραγματεύονται με την εταιρεία σας; Πρέπει να καλλιεργούμε μια αντικειμενική και υγιή σχέση με τους προμηθευτές, σεβόμενοι τις πολιτικές και τους στόχους τους.
Οι σταθερές σχέσεις με τους προμηθευτές δημιουργούν αμοιβαία δέσμευση και οδηγούν αναμφίβολα στη βελτιστοποίηση του κόστους και στη λειτουργική αποδοτικότητα. Από την άλλη πλευρά, φροντίστε να διατηρείτε πάντα ενημερωμένο το χαρτοφυλάκιο προμηθευτών σας, αναζητώντας νέους παίκτες στην αγορά· τελικά, ο ανταγωνισμός μεταξύ τους μπορεί να αποβεί επωφελής για την επιχείρησή σας.
Δημιουργήστε μια αποτελεσματική διαδικασία προμηθειών
Η διαχείριση των προμηθειών είναι θεμελιώδης για τη διαπραγμάτευση με τους προμηθευτές. Οι εσωτερικές διαδικασίες πρέπει να είναι δομημένες έτσι ώστε να ανταποκρίνονται σε κάθε απαίτηση με συγκεκριμένο τρόπο, ανάλογα με το ύψος του ποσού. Η αγορά ειδών ή η σύναψη συμβάσεων για υπηρεσίες που σχετίζονται με την κύρια δραστηριότητα της εταιρείας πρέπει να περιλαμβάνει τη συμμετοχή της ανώτερης διοίκησης σε προκαθορισμένους τομείς αρμοδιότητας κατά τη διαδικασία επικύρωσης/έγκρισης.
Φροντίστε ώστε η πρόσκληση υποβολής προσφορών που απευθύνετε στην αγορά να είναι διαρθρωμένη κατά τρόπο που να εξασφαλίζει σαφείς και λεπτομερείς προσφορές για τα είδη που χρειάζεται πραγματικά η εταιρεία σας και, πάνω απ’ όλα, ώστε οι προσφορές αυτές να είναι συγκρίσιμες μεταξύ τους.
Όποτε αυτό δικαιολογείται, καθιερώστε ως επιχειρησιακό πρότυπο τη σύναψη συμβάσεων με τους προμηθευτές. Εκτός από τη νομική ασφάλεια που παρέχει, αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα σημαντικό αρχείο καταγραφής ολόκληρης της διαδικασίας, σε περίπτωση ερωτήσεων ή πιθανών δικαστικών διαφορών.
Σας άρεσε αυτό το άρθρο; Διαθέτουμε περισσότερο περιεχόμενο που μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε ευκαιρίες για τη βελτιστοποίηση των λειτουργιών της εταιρείας σας.
Η ERA Group διαθέτει μια αναγνωρισμένη μεθοδολογία για τη λειτουργική αποδοτικότητα και τη βελτιστοποίηση του κόστους, με εξειδικευμένους επαγγελματίες και σταθερή εμπειρία στον τομέα.
