Σε σύνθετα περιβάλλοντα όπου το SAP ERP είναι διαθέσιμο σε ένα ευρύ και ποικίλο χρήστη, η διαχείριση των αδειών χρήσης δεν είναι απλή υπόθεση και μπορεί, με την πάροδο του χρόνου, να οδηγήσει σε προβλήματα ασυμφωνίας μεταξύ της πραγματικής χρήσης των διαφόρων ενοτήτων του SAP και όσων έχουν συμφωνηθεί συμβατικά (και έχουν πληρωθεί).
Αυτή η κακή ευθυγράμμιση μπορεί να οδηγήσει σε δύο διαφορετικά είδη προβλημάτων, ανάλογα με την περίπτωση:
- Η βάση χρηστών της εφαρμογής έχει αυξηθεί με την πάροδο του χρόνου· και αν αυτό δεν έχει κοινοποιηθεί στη SAP και δεν έχει αποτελέσει αντικείμενο κατάλληλων διαπραγματεύσεων, η εταιρεία καταβάλλει λιγότερα χρήματα από ό,τι θα έπρεπε και ενδέχεται να υποβληθεί σε ειδικούς ελέγχους από τη SAP ή έναν από τους συνεργάτες της, με δυσάρεστες συνέπειες υπό τη μορφή κυρώσεων από τη SAP.
- Αν, από την άλλη πλευρά, η πραγματική χρήση του συστήματος έχει μειωθεί με την πάροδο του χρόνου για διάφορους λόγους, ή αν ορισμένα από τα πακέτα στα οποία έχει εγγραφεί η εταιρεία δεν έχουν χρησιμοποιηθεί ποτέ στην πράξη, τότε συμβαίνει το αντίθετο, δηλαδή η εταιρεία πληρώνει περισσότερα από όσα θα έπρεπε.
Το μοντέλο υπολογισμού αδειών χρήσης της SAP δεν βασίζεται απλώς σε ονομαστικές άδειες ανά χρήστη, αλλά καθορίζεται από έναν συνολικό δείκτη χρήσης που ονομάζεται FUE (Full Usage Equivalent). Οι χρήστες ταξινομούνται σε διάφορες κατηγορίες ανάλογα με το επίπεδο αλληλεπίδρασής τους με το σύστημα, ενώ ορισμένες κατηγορίες είναι «ισχυρότερες» από άλλες: για παράδειγμα, ένας χρήστης που έχει εξουσιοδότηση να τροποποιεί τον πηγαίο κώδικα ανήκει σε μια ισχυρότερη κατηγορία από έναν άλλο χρήστη που έχει εξουσιοδότηση μόνο να διαβάζει τις διάφορες λειτουργίες που προσφέρονται· επομένως, ο πρώτος χρήστης καταναλώνει προφανώς περισσότερο FUE από τον δεύτερο.
Η FUE είναι, από θεωρητική άποψη, παρόμοια με ένα «νόμισμα» που εκφράζει το εύρος των δικαιωμάτων που παρέχονται σε κάθε χρήστη· περιλαμβάνει έναν συνδυασμό πολλαπλών δικαιωμάτων πρόσβασης που μπορεί να διαφέρουν από ενότητα σε ενότητα.
Αυτό εξηγεί τη δήλωση στην αρχή του άρθρου, δηλαδή ότι, αν δεν αντιμετωπιστεί σωστά, η διαχείριση των αδειών χρήσης SAP μπορεί με την πάροδο του χρόνου να οδηγήσει σε καταστάσεις σημαντικής απόκλισης μεταξύ της πραγματικής χρήσης και των συμβατικών όρων.
Σε τέτοιες περιπτώσεις, ERA Group βοηθήσει τον πελάτη να αναλύει τακτικά την κατάσταση χρήσης του συστήματος SAP εντός της εταιρείας, προκειμένου να αποκτήσει μια σαφή και ενημερωμένη εικόνα της κατάστασης.
Δεύτερον, η ERA μπορεί επίσης να προσφέρει στους πελάτες της την υποστήριξη που χρειάζονται για να οργανώσουν καλύτερα τις διαπραγματεύσεις με την SAP, η οποία, όπως όλοι οι μεγάλοι πάροχοι λογισμικού, δεν παραχωρεί εύκολα τα επαναλαμβανόμενα έσοδά της, ακόμη και σε περίπτωση σφαλμάτων, προτείνοντας τεχνολογικές αναβαθμίσεις που μπορεί να ενδιαφέρουν ή όχι την εταιρεία.
Ένα πολύ επίκαιρο παράδειγμα είναι η ευρέως δημοσιευμένη αναβάθμιση της SAP στην έκδοση S/4 με τον μηχανισμό βάσης δεδομένων HANA (η SAP ανακοίνωσε πρόσφατα ότι θα διακόψει την υποστήριξη για όλες τις εκδόσεις R/3 ECCS έως τα τέλη του 2027).
Για τον λόγο αυτό, εκτός από τη διαθεσιμότητα σαφών και αντικειμενικών στοιχείων, είναι απαραίτητο να καταρτιστεί μια κατάλληλη στρατηγική διαπραγμάτευσης, με σαφή κατανόηση των αναγκών και των στρατηγικών της εταιρείας σας όσον αφορά την εξέλιξη του εργαλείου.
