Επιτυχίες και άλλα…

Σκέψεις για έναν αρραβώνα 7 ετών

Συχνά με ρωτούν πώς ορίζεται η «επιτυχία» στη δουλειά μου. Ξεκινά με την εξοικονόμηση πόρων, αλλά σπάνια αφορά μόνο τα χρήματα. Για ορισμένους πελάτες, είναι καθαρά οικονομικό ζήτημα — ποσοστά ή συγκεκριμένα αριθμητικά στοιχεία. Για άλλους, αφορά τη συγκέντρωση προμηθειών, την απόκτηση βαθύτερης επιχειρηματικής γνώσης, την εμπιστοσύνη στις αποφάσεις τους ή έναν συνδυασμό όλων αυτών των παραγόντων.

Σε αυτό το τεύχος του Costedge, ήθελα να αρχίσω να μοιράζομαι πώς μοιάζει η επιτυχία – ή η αποτυχία – για ορισμένους από τους πελάτες και τα έργα στα οποία εργάζομαι, καθώς και μερικά από τα διδάγματα που αποκόμισα κατά τη διάρκεια αυτής της πορείας.

Μελέτη περίπτωσης: Ιδιωτικό οικοτροφείο, Περθ

Συνεργάζομαι με αυτόν τον πελάτη —ένα ιδιωτικό οικοτροφείο στο Περθ— εδώ και πάνω από επτά χρόνια· ήταν ένας από τους πρώτους πελάτες μου όταν ίδρυσα την επιχείρηση με ERA Group. Η αρχική συνεργασία επικεντρώθηκε σε έναν βασικό τομέα: τις υπηρεσίες εστίασης για το οικοτροφείο τους. Από την πρώτη στιγμή, ο πελάτης είχε τρεις πολύ σαφείς στόχους:

Λογοδοσία του διοικητικού συμβουλίου

– Έπρεπε να είναι σε θέση να απαντήσει με σιγουριά στην επαναλαμβανόμενη ερώτηση του διοικητικού συμβουλίου: «Παίρνουμε την καλύτερη προσφορά;»

Ενισχυμένη εποπτεία

– Ήθελε να έχει καλύτερη εικόνα της απόδοσης και της λειτουργίας του εξωτερικού παρόχου υπηρεσιών εστίασης.

1. Εξοικονόμηση – Αν και δεν είχε καθοριστεί εξαρχής, η εξοικονόμηση παρέμενε βασικός στόχος.

Δεδομένου ότι η ομάδα του τμήματος οικονομικών ήταν μικρή και οι εσωτερικοί πόροι και δυνατότητες σε αυτόν τον τομέα περιορισμένοι, απευθύνθηκε στην ERA Group τον βοηθήσει να επιτύχει αυτούς τους στόχους.

Σύμφωνα με τη μεθοδολογία ERA

Ξεκινήσαμε το έργο ακολουθώντας τη μεθοδολογία 4 βημάτων της ERA:

• Ανάλυση –Συγκεντρώσαμε δεδομένα τιμολογίων 12 μηνών και τα παρουσιάσαμε σε μια έκθεση ανάλυσης.
• Αίτημα υποβολής προσφορών –Σε συνεργασία με τον πελάτη, καταρτίσαμε ένα λεπτομερές αίτημα υποβολής προσφορών (RFP) και προσκαλέσαμε τρεις προμηθευτές να συμμετάσχουν.

Επιλογή και υλοποίηση

– Ο τρέχων ανάδοχος επιλέχθηκε μεταξύ τριών προμηθευτών που κλήθηκαν να υποβάλουν προσφορά, προσφέροντας εξοικονόμηση 14% — ποσό της τάξης των εκατοντάδων χιλιάδων δολαρίων, καθώς και άλλα οφέλη.

• Παρακολούθηση –Χωρίς να απαιτείται πλήρης υλοποίηση, προχωρήσαμε γρήγορα στη φάση της παρακολούθησης.

Το πιο ενδιαφέρον σε αυτή την περίπτωση ήταν ότι ο υφιστάμενος πάροχος, αντιμέτωπος με την πιθανότητα απώλειας της σύμβασης, πέτυχε σημαντική μείωση του κόστους, προσέφερε επιπλέον οφέλη που δεν είχαν προταθεί προηγουμένως και ενίσχυσε τη δέσμευσή του — αποδεικνύοντας τη δύναμη της δοκιμής της αγοράς, ακόμη και όταν η αλλαγή δεν αποτελεί το τελικό αποτέλεσμα.

Η φάση παρακολούθησης: Μια πλατφόρμα για διαρκή αξία

Η διαδικασία παρακολούθησης αποδείχθηκε απαραίτητη. Με τη συνεργασία της εταιρείας τροφοδοσίας, καθιερώσαμε ουσιαστικούς δείκτες και μηχανισμούς εποπτείας:

• Πραγματικός αριθμός γευμάτων
• Τακτική, λεπτομερής καταγραφή των αποθεμάτων (SOH)
• Τακτικές εκθέσεις σχετικά με τη σπατάλη τροφίμων
• Μηνιαίες συναντήσεις με τους προμηθευτές
• Τριμηνιαίες εκθέσεις επιδόσεων με σημεία προς συζήτηση και αναλυτικές πληροφορίες

Αυτό επέτρεψε τόσο στο σχολείο όσο και στην εταιρεία τροφοδοσίας να βελτιώσουν τις λειτουργίες τους και να εντοπίσουν επιπλέον δυνατότητες εξοικονόμησης. Εισαγάγαμε επίσης νέα οφέλη που δεν περιλαμβάνονταν στην αρχική περιγραφή του έργου, όπως ετήσιες υποτροφίες και υποστήριξη για έργα υποδομής — αξία που ο πελάτης δεν είχε προβλέψει ούτε είχε απολαύσει στο παρελθόν.

Λοιπόν, ήταν επιτυχία;

Ναι…

Ακολουθεί μια σύγκριση του έργου με τους αρχικούς στόχους:

1. Ανταγωνιστικές τιμές; ✔ Ναι. Μέσω του διαγωνισμού, καταφέραμε να συγκρίνουμε τις προσφορές. Με μια αναθεωρημένη προσφορά, ο υφιστάμενος ανάδοχος αποδείχθηκε ο πιο ανταγωνιστικός· και ο πελάτης μπορεί πλέον να ανταποκριθεί με σιγουριά σε οποιαδήποτε εξέταση από το διοικητικό συμβούλιο.
2. Βελτιωμένη εποπτεία; ✔ Ναι. Η υποβολή εκθέσεων, η διαφάνεια και ο διάλογος με τους προμηθευτές έχουν βελτιωθεί σημαντικά και έχουν αποδειχθεί επωφελείς.
3. Εξοικονόμηση; ✔ Ναι. Επιτεύχθηκε εξοικονόμηση 14%, ενώ με την πάροδο του χρόνου διαπιστώθηκαν επιπλέον σταδιακές εξοικονομήσεις.

Με τα λόγια του πελάτη: «Επιτύχαμε αποτελέσματα που δεν θα μπορούσαμε να επιτύχουμε χωρίς τη βοήθεια της ERA.»

Τώρα που εισέρχεται στην τρίτη περίοδο ανανέωσης της σύμβασης και στον όγδοο χρόνο παρακολούθησης, η συγκεκριμένη συνεργασία αποτελεί ένα εξαιρετικό παράδειγμα του πώς η διαρκής συνεργασία και η τακτική αξιολόγηση μπορούν να προσφέρουν πραγματική και μακροπρόθεσμη αξία.

Τα διδάγματα από αυτό το έργο…

• Είναι εκπληκτικό το τι μπορούν να προσφέρουν οι μακροχρόνιοι προμηθευτές όταν τους προσεγγίζεις και η συνεργασία επισημοποιείται. Το βλέπω αυτό ξανά και ξανά. Νομίζεις ότι γνωρίζεις έναν προμηθευτή με τον οποίο συνεργάζεσαι εδώ και πολύ καιρό…
• Η δύναμη της παρακολούθησης: Στην περίπτωση αυτή, η παρακολούθηση επέτρεψε τον εντοπισμό ορισμένων βασικών τομέων που πρέπει να αντιμετωπιστούν, όπως η σπατάλη τροφίμων.
• Πώς η συνεργασία με έναν προμηθευτή μπορεί να προσφέρει επιπλέον οφέλη και να βοηθήσει στην αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων.
• Η εισαγωγή και η δύναμη της συγκριτικής αξιολόγησης για την καλύτερη κατανόηση της επιχείρησης.

Στην επόμενη έκδοση θα επικεντρωθώ σε ένα άλλο σχολείο με εντελώς διαφορετικούς στόχους· στην ίδια κατηγορία.

Grant Morrow
Κύριος Σύμβουλος
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com