Dzięki wprowadzeniu nowych zasad dotyczących podróży służbowych udało się obniżyć koszty o 150 000 dolarów

Sytuacja

Nasz klient jest firmą o dużym rozgłosie i posiada oddziały w całej Nowej Zelandii. W ramach prowadzonej działalności pracownicy musieli często podróżować, a to, kto konkretnie wyruszy w podróż, było znane dopiero na krótko przed wyjazdem. Ponadto występowały regularne zobowiązania związane z podróżami. Wynikiem tych praktyk było dokonywanie rezerwacji na stosunkowo krótko przed datą wyjazdu.

W rezultacie pasażerowie musieli płacić wyższe opłaty za przejazdy, a niektóre rozwiązania trzeba było zmodyfikować, aby zapewnić ludziom transport do miejsc, do których musieli dotrzeć. Praktyki w zakresie transportu były monitorowane, jednak ze względu na niewystarczające zaplecze nie udało się właściwie wdrożyć procedur i zasad dotyczących transportu.

Również kwestia zakwaterowania miała charakter doraźny – podróżni zatrzymywali się tam, gdzie chcieli, ponieważ konkretne wymagania nie zostały odpowiednio przekazane wymienionym preferowanym dostawcom.

Rozwiązanie

Analiza przeprowadzona przez ERA potwierdziła schematy podróży w organizacji i wskazała różne obszary procesów, które były źródłem problemów. W wyniku serii spotkań z kluczowymi podróżującymi oraz kierownictwem wyższego szczebla udało się sformułować i udokumentować solidne wymagania użytkowników.

Skontaktowano się z wybranymi dostawcami w celu przedstawienia ich ofert, a wybrano agencję zarządzającą podróżami (TMC), która najlepiej wykazała się zdolnością do spełnienia tych wymagań.

Zasady dotyczące podróży służbowych zostały zweryfikowane we współpracy z agencją TMC, a internetowy system rezerwacji podróży dostosowano do potrzeb. Dzięki temu udało się zagwarantować znane rezerwacje na wydarzenia, a dane podróżnych potwierdzono w późniejszym terminie.

Zmieniono procedury zatwierdzania podróży służbowych, aby uprościć ten proces i umożliwić wykorzystanie długich terminów realizacji. Stworzono bazę dostawców usług zakwaterowania, dostosowaną do konkretnych potrzeb.

„W rezultacie udało się zmniejszyć wydatki o ponad 150 000 dolarów rocznie, co stanowiło 13-procentową redukcję”.