A ERA Group ajudou a Catholic Charities of Denver a direcionar milhões para a sua missão.

O Cliente

Catholic Charities of Denver A instituição alberga, alimenta, abriga, educa, aconselha e presta assistência de emergência e serviços essenciais para pessoas no norte do Colorado. Sendo uma das maiores das 167 filiais da Catholic Charities nos Estados Unidos, Catholic Charities of Denver O trabalho da [nome da organização] centra-se num amplo espectro de ministérios, incluindo habitação acessível e educação infantil. education ; bem como abrigo, serviços para mulheres, idosos, famílias, familiares, paróquias, comunidades e aconselhamento.

Ao longo do último ano, a CCD atendeu mais de 53.000 pessoas, ofereceu mais de 125.000 dormidas em abrigos e serviu 400.000 refeições. A organização opera com um orçamento anual de 60 milhões de dólares e cerca de 600 colaboradores.

O Desafio

A falta de recursos humanos internos centralizados e externos procurement As práticas impediram a CCD de expandir os serviços, consolidar fornecedores e aumentar a eficiência — e poupança dinheiro.

O ministério da habitação da CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – “AHI”) é responsável por aproximadamente metade de todos os serviços oferecidos pela organização anualmente. A AHI inclui 30 propriedades com 1.700 unidades, servindo cerca de 3.500 residentes. A gestão das instalações é uma das despesas fundamentais de todo o ministério e emprega muitos recursos internos, incluindo técnicos de manutenção, zeladores, empregados de limpeza, pessoal de limpeza e outros. A organização também contrata centenas de fornecedores externos para serviços de manutenção relacionados com as propriedades.

Tal como muitas organizações sem fins lucrativos , a CCD opera sem uma estrutura centralizada. procurement Função que analisa a organização como um todo e identifica onde a escala, a consolidação de fornecedores e o poder de compra podem ser utilizados para poupar dinheiro e aumentar a eficiência e a qualidade dos serviços. CFO Phil Vottiero sabia Catholic Charities of Denver beneficiaria de tal função, mas percebeu que talvez fosse necessário trazê-la de fora da organização.

O desafio

A ERA criou um modelo híbrido de gestão de instalações internas para supervisionar os fornecedores e a mão-de-obra interna, mantendo padrões de serviço rigorosos.

No final de 2020, Vottiero trouxe ERA Group . ERA Group A tarefa da [nome da pessoa] era analisar a totalidade das despesas da agência e criar diferentes fluxos de trabalho que permitissem ao CCD avaliar as suas despesas em diversas áreas, com destaque para a habitação.

“Ter um especialista como a ERA que entre em cena e seja isso independent “Esta análise independente permitiu-nos examinar como estavam a ser feitos os gastos e onde estávamos a perder oportunidades – algo que nunca teríamos conseguido sozinhos”, afirma Phil Votterio.

ERA Group Ao perceberem que reduzir os gastos com fornecedores externos era apenas parte da oportunidade, decidiram, para além de elaborar um plano para melhor gerir estes fornecedores, analisar a força de trabalho interna da CCD para gerar um impacto real.

A CCD estava totalmente empenhada em tratar bem os seus colaboradores, pelo que a externalização dos serviços nunca foi uma opção. Além disso, a empresa insistiu que o elevado nível de serviço a que os seus residentes estavam habituados precisava de ser mantido.

A ERA concebeu um modelo híbrido para a organização — um “projeto de instalações integradas” — em que a utilização dos colaboradores seria maximizada em toda a agência e a gestão de fornecedores seria centralizada numa empresa de gestão integrada de instalações (IFM) externalizada. Nenhum funcionário seria despedido ou recolocado.

À medida que a rotatividade de pessoal ocorre, o IFM (Integrated Management Manager) – em coordenação com o CCD (Current Development Center) – avaliará a posição e determinará se tal função necessita de ser substituída ou simplesmente complementada com horas de serviço prestadas pelo IFM. Este plano a longo prazo honrou todos os compromissos da organização com a equipa, ao mesmo tempo que permitiu um modelo muito mais eficiente e económico ao longo do tempo.

A ERA ajudou a recrutar o gestor de instalações integrado ideal para lidar com todas as operações de manutenção diárias, tanto com os colaboradores como com os fornecedores, e para gerir projetos de investimento de capital.

“É um processo em constante evolução.” poupanças programa porque temos uma componente dinâmica — as pessoas — que estamos a tentar recalibrar para que possamos começar a alcançar alguns destes objetivos maiores poupanças "A ERA tem analisado isto de uma forma única", diz Vottiero. "Estamos a ver como é possível obter um ganho de eficiência, bem como como o reposicionamento das responsabilidades do trabalho e a capacidade de analisar propriedades e entidades comerciais em diferentes áreas podem reformular o cenário. Nunca tinha conseguido fazer isto antes."

O resultado

A CCD está posicionada para alcançar a máxima eficiência e um crescimento superior a 30% ao ano. poupança Só no Ministério da Habitação, tal levou o governo a solicitar que a ERA alargasse a sua atividade a toda a organização.

A pedido de Vottiero, a ERA criou um programa abrangente para atuar em todos os ministérios de forma a alcançar resultados financeiros. poupanças e eficiências.

“Se não gerirmos com prudência o que nos é dado, além de desperdiçarmos dinheiro, recursos e energia, estaremos a ir contra o que somos chamados a fazer, que é pegar no que nos é dado e utilizá-lo com a máxima eficiência”, afirma Vottiero.

Cada dólar poupado pela CCD permite-lhe auxiliar mais pessoas necessitadas em todos os seus ministérios. Só através do projeto de instalações integradas, Catholic Charities of Denver está em condições de poupar mais de 30 milhões de dólares ao longo de 10 anos.

“A ERA é um parceiro, não um fornecedor”, diz Vottiero. “Não posso enfatizar isto o suficiente. Todos nós já trabalhámos com muitos consultores e empreiteiros, e muitos deles criam mais trabalho do que resolvem. O que a ERA fez desde o início foi criar um modelo fácil de seguir, que não sobrecarregasse nenhum indivíduo ou área em particular e nos permitisse avançar numa vasta gama de projetos”.

“A ERA proporcionou-nos uma enorme oportunidade de fazer avançar a nossa missão, aproveitando os recursos que nos foram concedidos e permitindo-nos redistribuí-los.” poupanças em programação adicional de alto impacto.”

"Se não gerirmos com prudência o que nos é dado, evitando o desperdício de dinheiro, recursos e energia, estaremos a ir contra o que somos chamados a fazer, que é pegar no que nos é dado e utilizá-lo com a máxima eficiência." [Phil Votterio] CFO de Catholic Charities of Denver ]