ERA Group representa 16,8% poupanças para a cozinha comunitária do nordeste

O cliente

Uma cozinha comunitária sem fins lucrativos, dedicada a alimentar pessoas em situação de insegurança alimentar. Oferece também programas que promovem a autossuficiência e melhoram a qualidade de vida.

‍

Além de servir refeições, a organização oferece formação profissional que prepara pessoas desempregadas para carreiras no setor alimentar. Como muitas organizações sem fins lucrativos, opera com recursos limitados e depende muito de donativos. Controlar os custos operacionais — principalmente os custos com a alimentação — é fundamental para garantir que cada euro é utilizado da melhor forma possível para apoiar a sua missão.

O desafio

Cinco anos antes de ERA Group Com o envolvimento da [empresa/organização], o refeitório comunitário deixou de ter uma relação com um distribuidor que seria considerada particularmente vantajosa do ponto de vista do baixo custo. Em vez disso, a organização começou a comprar a um novo fornecedor que, inicialmente, parecia oferecer preços mais baixos. A mudança pareceu benéfica, a princípio. O vendedor ofereceu preços introdutórios mais baixos para garantir o negócio. No entanto, sem as proteções de preços normalmente oferecidas pela [empresa/organização], estes preços aumentaram gradualmente ao longo do tempo.

‍

Quando a ERA analisou a conta, a organização estava a pagar aproximadamente mais 16,8% por produtos alimentares do que pagaria ao abrigo do acordo anterior. Para uma organização sem fins lucrativos que opera com recursos limitados, estes custos adicionais reduziram diretamente a sua capacidade de servir refeições e apoiar a comunidade.

A solução

A ERA realizou uma revisão abrangente das despesas com os serviços de alimentação do refeitório comunitário e conduziu um processo competitivo de RFP (Solicitação de Propostas) para avaliar as opções de fornecedores.

‍

Em vez de simplesmente negociar preços mais baixos, a ERA concentrou-se em criar uma estrutura que protegesse a organização sem fins lucrativos de futuros aumentos de preços. A equipa trabalhou com organizações de compras em grupo (GPOs, na sigla em inglês) conhecidas por manterem a disciplina de preços e impedirem os distribuidores de aumentar as margens de lucro após a assinatura dos contratos.

‍

Por fim, o cliente optou por manter o distribuidor existente, acrescentando uma parceria com um Grupo de Compras (GPO). Isto proporcionou preços negociados e mecanismos de controlo que limitaram a capacidade dos representantes de vendas de ajustar as margens ao longo do tempo. Isto garantiu que a organização sem fins lucrativos beneficiasse de preços competitivos não só imediatamente, mas também no futuro, mesmo após o término do contrato com a ERA.

O resultado

O refeitório comunitário atingiu os 16,8%. poupanças nos seus custos anuais com serviços de alimentação. Igualmente importante, a nova estrutura proporciona estabilidade de preços a longo prazo. O modelo GPO impede os distribuidores de aumentar gradualmente as margens de lucro e protege a organização sem fins lucrativos do tipo de alterações incrementais de preços que anteriormente inflacionavam os custos.

‍

Com preços mais baixos e controlos de preços mais rigorosos, o refeitório comunitário consegue tirar melhor partido das contribuições dos doadores, permitindo à organização servir mais refeições e apoiar mais pessoas na comunidade que serve.

‍