.jpg)
Ronald Batenburg, uzman blogunda verimsizliklerin giderilmesi ve süreçlerin iyileştirilmesi konusunda verimli kuruluşların fazla beklemediğini açıklıyor.
Şu hissi bilir misin? Sanki her seferinde bir teneke kutuyu önünden uzaklaştırıyormuşsun gibi. Ele alman gereken o önemli konu var ya, ama her seferinde başka bir şey çıkıyor karşına; o da önemli, hatta belki daha da önemli. Yani erteleme. Önceliklerin belirlenmesi meselesi. Elbette.
Günlük hayatın koşuşturmacası içinde, önemli konuların bir kenara atılması sıkça rastlanan bir durumdur. Daha verimli çalışmak ve maliyetleri düşürmek için bazı şeylerin değişmesi gerektiğini biliyorsunuz, ancak ya zamanınız yok ya da aciliyet hissetmiyorsunuz. Bu durum, “Cost of Inaction” (harekete geçmemenin bedeli) olarak bilinir.
Hareketsizliğin maliyeti, kararların veya iyileştirmelerin ertelenmesi sonucu ortaya çıkan, hem ölçülebilir hem de doğrudan ölçülemeyen tüm gizli maliyetleri kapsar. Bunlar, kaçırılan tasarruflar gibi somut maliyetler olabileceği gibi, çalışanların moralinin düşmesi veya kaçırılan fırsatlar gibi dolaylı maliyetler de olabilir. Bu maliyetlerin gizli olması, birçok şirketin etkisini hafife almasına veya bu konuya yeterince öncelik vermemesine neden olmaktadır.
Peki bu maliyetler tam olarak nelerdir? Ve iş dünyasında erteleme neden bu kadar pahalıya mal olabilir?
Erteleme neden bu kadar pahalıya mal oluyor?
Örneğin maliyet optimizasyonu konusunda, hiçbir şey yapmama kararı genellikle en pahalı seçenek olur. Tedarikçilerle yapılan sözleşmeler otomatik olarak yenilenir, fiyat artışları birikir ve faturalar titizlikle kontrol edilmez. Bu mali kayıp, fark edilmeden giderek artar. Harekete geçildiğinde, bazen binlerce hatta milyonlarca avroluk potansiyel tasarruf fırsatı kaçırılmış olur.
Birçok kuruluş, harekete geçmeyi ertelemek için üç yaygın neden öne sürüyor:
- „Çok meşgulüz.” Anlaşılabilir bir durum, ancak ertelenen tasarruflar, elde edilemeyen kârdır.
- „Bu büyük bir gider kalemi değil.” 10-15 farklı gider kalemindeki küçük sızıntılar, bir araya geldiğinde tam tersine muazzam kayıplara yol açabilir.
- „Tedarikçilerimizle olan ilişkilerimizi bozmak istemiyoruz.” Çoğu zaman tedarikçiyi değiştirmek gerekmez; asıl mesele daha iyi sözleşme koşulları, şeffaflık ve sorumluluk bilincidir.
-
Ayrıca şunu da okuyun: Ronald Batenburg, Harcama Zekası hakkında: "Anladığınızda ancak görebilirsiniz"
Ertelemenin somut sonuçları
Bir uygulama örneği bu etkiyi gözler önüne seriyor. Aylardır görüşme halinde olduğum, yıllık cirosu 150 milyon avro olan potansiyel bir müşterinin, maliyet kategorilerinden birinde yıllık 7,5 milyon avroluk bir harcama kalemi bulunuyor. Bu özel kategori için, yakın geçmişteki çeşitli vakalardan da görüldüğü üzere, ortalama tasarruf potansiyeli yüzde 12'dir. Bu da, kalite kaybı olmadan yıllık bazda 900.000 €'luk bir maliyet tasarrufu anlamına gelir. Her yıl yeniden. Daha az satın alma yoluyla değil, daha verimli satın alma süreçleri ve daha iyi sözleşme şartları sayesinde.
Bu durum, şirketle ilk kez görüşmeye başlamadan çok önce de mevcuttu. Tam 2 yıldır, mesele sürekli erteleniyordu ve şirket içinde bir satın alma sorumlusu atanıp atanmayacağı ya da dışarıdan destek alınacağı konusunda tartışmalar sürüyordu. Dolayısıyla bu durumda, harekete geçmemenin maliyeti çoktan 2 milyon avroyu aşmıştı.
Yani, bu konuda bir karar alınmadığı için kaybedilen kâr. Oysa bu müşterinin kâr oranı tam olarak yüzde 3,9. Optimizasyonu gerçekleştirme kararı, kârı yüzde 15 artıracaktır. Sonuçta, gelir tablosundaki maliyetlerin düşürülmesi kârı doğrudan artırır, çünkü kâr, gelirlerden maliyetlerin çıkarılmasıyla elde edilen sonuçtur.
Hareketsizliğin Bedelini önlemek için ne yapabilirsiniz?
1. Harcamalarınızı inceleyin : Son 12 ayın masraflarını analiz edin. Yıllardır gözden geçirilmemiş kategoriler var mı? Bunlar, öncelikle ele alınması gereken alanlardır.
2. Bağımsız bir bakış açısı isteyin: Bazen şirket içi çalışanlar konuya o kadar yakın olurlar ki verimsizlikleri göremezler. Dışarıdan yapılacak bir denetim yeni içgörüler sağlayabilir.
3. Küçük başlayın, büyük düşünün: İyileştirmeler her zaman köklü değişiklikler gerektirmez. Bazen süreçlerdeki ve sözleşmelerdeki küçük değişiklikler bile önemli iyileştirmelere yol açabilir.
4. Etkiyi belirleyin ve iletin: Kurum içinde destek oluşturmak için harekete geçmemenin maliyetini somut rakamlarla ortaya koyun. Herkes ertelemenin neye mal olacağını anladığında, aciliyet duygusu oluşur.
5. Sorumluluk ve sahiplenme duygusunu sağlayın: Tasarruf ve iyileştirme planlarının gerçekten hayata geçirilmesini sağlayacak net bir şekilde belirlenmiş sorumlu kişiler atayın.
Gelecek bugün başlıyor
"Hareketsizliğin Bedeli" dersinden çıkarılacak ders açıktır: Verimli kuruluşlar, verimsizlikleri gidermek ve süreçleri iyileştirmek için fazla beklemezler. Erteleme, kârlılığın ve büyümenin gizli katilidir. Sonunda, "daha sonra" fark edilmeden "asla"ya dönüşür. Maliyetlerinizi proaktif bir şekilde yönetip mümkün olduğunda tasarruf ederek, inovasyon, büyüme ve çalışan memnuniyeti için alan yaratırsınız.
Optimizasyona bugün başlamak, yarın kaçırılan fırsatlar için pişman olmaktan iyidir. Hangi kutuyu öne doğru iteceksin?
