Kako nastaje ovisnost o dobavljačima informacionih sistema

Informaciona tehnologija igra izuzetno složenu ulogu u organizacijama. Potrebna nam je da nam daje upute o tome kada i gdje provoditi proizvodne operacije; da mapira kuda teku sredstva; i da identificira područja tržišta na koja se možemo efikasno usmjeriti. Ne samo da je svaki član organizacije na neki način ovisan o tehnologiji; već sistemi također osiguravaju vezu s cijelim ekosistemom u kojem kompanija posluje.

Za mnoge organizacije u Češkoj Republici i inostranstvu, funkcionisanje njihovih informacionih sistema je noćna mora. Potrebno je da naprave promjene koje će podržati njihove procese, povećati efikasnost proizvodnje ili ponuditi robu novim kupcima. Počinju da pripremaju plan projekta i shvataju da će morati da naprave prilagođavanja koristeći aplikaciju koja će podržati ove nove zahtjeve. Ali čekajte - troškovi ove promjene na IT strani počinju da rastu do astronomskih visina; povrat investicije premašuje životni vijek univerzuma; a rok za njenu implementaciju odgovara ovom vremenskom horizontu. Kako je to moguće? Uostalom, kada smo implementirali informacioni sistem prije pet godina, vidjeli smo koliko će nam posla uštedjeti; kako će povećati našu efikasnost i postati naša nezamjenjiva podrška za sve što radimo. Šta se dogodilo u međuvremenu?

Prvi odgovor koji vam pada na pamet je pronaći "krivca" u vašem IT odjelu i među vašim vanjskim dobavljačima; koji su vas, po vašem mišljenju, "ulovili" i sada vas drže kao zarobljenike; cijede vas i ne isporučuju ono što vam je potrebno. Nažalost, kao što je često slučaj, ovaj odgovor nije tačan. Ova ovisnost je samo posljedica našeg lošeg planiranja i pristupa ovom području. Istina je da ovdje gašenje vatre vatrom ne funkcionira; umjesto toga, moramo zauzeti sveobuhvatan pristup rješenju; gledajući nekoliko godina unaprijed.

Struktura troškova

Svake godine trošimo značajne iznose našeg budžeta na razvoj informacionih tehnologija. Kakva je osnovna struktura tih troškova?

1. Otprilike 20% naših troškova odlazi na hardver i njegov rad. To su troškovi za koje dobijamo nešto fizičko; tj. na kraju dana imamo "kutiju" - laptop; desktop računar; server ili mrežni element.
2. Dodatnih 20% naših troškova troši se na softverske tehnologije – operativne sisteme; platforme za virtualizaciju; baze podataka i licence za specifične aplikacije.
3. Najveći dio; otprilike 60% naših troškova; troši se na administraciju sistema – osiguravanje da je sistem funkcionalan i da radi u skladu s našim zahtjevima. To je uglavnom čisto ljudski rad; obavlja ga neko ko je obrazovan u ovoj oblasti. Ovaj dio također čini najveći iznos neefikasno utrošenih sredstava; što je usko povezano s kvalitetom ljudi koje zapošljavamo. Kao konkretan primjer; mogu navesti vlastito iskustvo; gdje je dobavljač neispravnog sistema preporučio klijentu da kupi hardver i bazu podataka više klase kako bi riješio problem; po cijeni od pet miliona CZK – što je bilo otprilike dvostruko više od godišnjeg IT budžeta. Klijent nas je zamolio da provjerimo predloženi postupak; i nakon analize performansi servera baze podataka, morali smo zaključiti da problem nije u tehnologiji; već u načinu na koji je kod napisan. Nakon izmjene; ​​sistem je pružio odgovore koje je kupac zahtijevao; i pet miliona nije bilo uzalud potrošeno. Usput, ova kupovina uopće ne bi riješila probleme.
   

U prve dvije tačke; promjena dobavljača je moguća; i analiza nam može jasno reći hoće li se promjena isplatiti. U trećoj tački; ​​nije tako jednostavno.

Kako nastaje ovisnost o našem dobavljaču?

Iako često smatramo dobavljača vanjskim entitetom, možemo postati ovisni i o našem internom dobavljaču. To bi mogao biti, na primjer, određeni programer koji je naš zaposlenik.

Dobro je odmah na početku shvatiti da ova ovisnost može biti i nezdrava i simbiotička, tj. korisna za obje strane. Ipak, vjerujem da kupac uvijek treba imati cijelo područje pod svojom kontrolom; i da osoba iz višeg menadžmenta kompanije mora biti odgovorna za to.

Dakle; kako postajemo ovisni?

• Svjesno – nemamo znanja u datoj oblasti i ne isplati se održavati ga. Jasno je da ako u našoj kompaniji imamo jednu Oracle bazu podataka, onda je jeftinije angažovati stručnjaka na nekoliko sati mjesečno da obavlja zadatke potrebne za njen rad. To nam štedi troškove obuke naših zaposlenih, a stručnjak koji se bavi ovom tehnologijom samo u nekoliko organizacija je u stanju da rutinski, brzo i efikasno rješava ove probleme.
  
• " Kratkoročna rješenja" – kratkoročna i mala rješenja imaju karakteristiku da vrlo brzo rastu i brzo se šire na cijelu kompaniju. Počelo je kreiranjem baze podataka naših postojećih i poslovnih partnera. Nakon nekog vremena; tražili smo mogućnost praćenja aktivnosti koje provodimo s tim kontaktima – pa je dobavljač programirao novi modul prema našim idejama; zatim je uslijedilo praćenje zahtjeva za uslugama; komunikacija putem EDI-ja... I odjednom; mali dobavljač postao je dobavljač ključne aplikacije. Niko u kompaniji ne zna tačno kako to funkcioniše; i samo jedan programer ima ideju o tome šta se tamo nalazi; odakle i kuda podaci teku; i šta se s tim dešava.
  

Korištenje samo jednog dobavljača

– ako smo definirali usluge koje dobavljač obavlja za nas i povezani SLA (Sporazum o nivou usluge); onda se ništa ne događa. Kao dio konsolidacije dobavljača; najvjerovatnije smo dobili povoljnije uslove. Nažalost; 90% kompanija nema pojma šta njihov dobavljač radi za njih. Nisu opisane ni usluge ni SLA; i kao rezultat toga; izgubili su kontrolu nad svojim ključnim procesima i IT podrškom.

Namjera dobavljača

– Iskreno, nikada se nisam susreo s ovakvim slučajem. Međutim, činjenica je da ako dobavljač sklopi ugovor s kupcem koji ne obraća pažnju ili ne posvećuje energiju ovom području, mogu iskoristiti ovu situaciju i manipulirati klijentom te ga dovesti u takav neravnopravan odnos.

Rizici nezdrave zavisnosti od IT dobavljača su isti kao i u bilo kojem drugom slučaju:

Gubitak kontrole nad rokovima isporuke i kvalitetom

– moramo koordinirati sve naše zahtjeve i njihovo ispunjenje s određenim dobavljačem. Ako su preopterećeni, možda neće biti u mogućnosti isporučiti u obimu i u roku koji zahtijevamo.

Odlazak ključne osobe

– programer koji je bio jedini upoznat s našom aplikacijom odlučio je promijeniti svoj način života i otišao je meditirati u Indiju. Šta možemo učiniti povodom toga?

Nemogućnost konkurencije dobavljača

– željeli bismo pronaći novog dobavljača; ali nemamo pojma kako organizirati takmičenje jer ne znamo šta i kako tražiti. Zbog općeg zadatka; novi dobavljač mora uračunati rizik u cijenu; što njihovu ponudu čini skupljom. Zar to nije šteta?

Gubitak autonomije kompanije i stvaranje konkurentske prednosti

– vratimo se na početak mog bloga. Oni koji kreiraju naše sisteme odlučuju o našoj konkurentnosti. Dobijamo samo ono što dobavljač može isporučiti; ne ono što mi zaista želimo i zahtijevamo.