U prvom dijelu serije razgovarali smo o tome kako možemo postati nezdravo ovisni o našem dobavljaču i, prije svega, koje probleme to može uzrokovati našoj kompaniji.
Danas ćemo pogledati šta možemo učiniti da izbjegnemo takvu zavisnost.
1. Zadržite vlasništvo nad znanjem o procesima i sistemima i planovima za njihov razvoj
Ako odlučite da ne želite brinuti o IT-u i dajete općenite upute svom IT dobavljaču, na najboljem ste putu ka ovisnosti. Ono što vas može iznenaditi je da ovaj pristup često uzrokuje probleme samom dobavljaču, jer nakon nekog vremena zahtjevi klijenta počinju se preklapati i zapetljati, a ispunjavanje novih zahtjeva postaje glavni problem za dobavljača.
Za kompaniju koja želi ostati konkurentna, važno je da IT posmatra kao alat za podršku, poboljšanje i mjerenje svojih procesa. Nije teško shvatiti kako to učiniti, jer danas imamo dovoljno metodologija i standarda koji nam omogućavaju da održimo pregled nad procesima i provedemo efikasno planiranje:
- Arhitektura preduzeća – način opisivanja ciljeva organizacije; načini na koje se ovi ciljevi postižu putem poslovnih procesa; i kako se ovi procesi mogu podržati tehnologijom. Za više informacija pogledajte članak "Nemojte se zaglaviti" u lošoj arhitekturi preduzeća. Dva najpoznatija pristupa arhitekturi preduzeća mogu se pronaći na web stranicama The Open Group i Zachmann .
- Opis procesa – najpoznatije i najšire korištene standarde kreirala je Open Management Group (www.omg.org). Opisivanje procesa prema BPMN (Business Process Model and Notation) specifikaciji omogućava menadžmentu kompanije da lako čita i evidentira procese koji se odvijaju u njihovoj kompaniji.
- Korisnička dokumentacija – ovo ne mora biti dokument koji je napisao dobavljač i stavio u ladicu da skuplja prašinu. Dobar pristup je snimanje videa koji korisnicima pokazuju kako koristiti aplikaciju u svakodnevnom radu; time se pojednostavljuje podrška za proizvod i obuka za nove korisnike. Videi često traju samo nekoliko minuta i opisuju sve što trebate znati da biste efikasno koristili sistem. Na primjer, pogledajte vodič za korištenje Yammera u istraživačkom projektu ili vodič kako naručiti robu iz online trgovine .
Sve standarde i metodologije prati sveobuhvatna dokumentacija i studijski materijali koji detaljno opisuju svako područje. Po mom iskustvu, isplati se angažovati stručnjaka koji će odabrati dijelove metodologije koji su prikladni za određenu kompaniju.
Ako obradite svoje znanje u standardiziranom obliku, ne samo da ćete imati alat za raspravu o temama koje vode ka unapređenju kompanije, već ćete steći i sigurnost da ćete pronaći zajednički jezik s velikom većinom svojih trenutnih i potencijalnih dobavljača.
Ako želite nešto promijeniti u svojim procesima i protoku informacija, počnite s promjenama u organizaciji rada, bilo na nivou modela ili kroz pilot eksperiment – testirajte hoće li promjena donijeti očekivane koristi. Zatim izračunajte koristi od promjene i troškove njene implementacije. Ako je sve kako treba, počnite s modifikacijom sistema, a ako ne, možete zaustaviti akciju bez ikakvih problema. Kada ovo u potpunosti povjerite vanjskom dobavljaču, malo ko ima hrabrosti zaustaviti projekat u koji smo već uložili resurse.
2. Podaci moraju biti vaši pod svim okolnostima
Podaci se pohranjuju kod našeg dobavljača; sada smo se posvađali s njima i rekli su nam da su podaci njihovi... Nažalost, ova situacija nije toliko neobična koliko biste mogli pomisliti. To se ne događa često s dobavljačima cloud usluga i hostinga; kako ljudi često pretpostavljaju; ali najčešće s prilagođenim sistemima; gdje se podaci pohranjuju unutar crne kutije koju u potpunosti kontrolira dobavljač.
Ovo je tradicionalni način držanja kupca pod kontrolom dobavljača. Problem se uglavnom može riješiti na dva načina – direktnom kontrolom podataka ili osiguravanjem pouzdanog načina njihovog dobijanja u upotrebljivom formatu.
Na primjer; usluga za upravljanje email kontaktima koje dobijamo registracijom na web stranici našeg dobavljača. Prvi pristup je osigurati da se podaci repliciraju u našim vlastitim sistemima; a drugi je redovno preuzimanje informacija pohranjenih u sistemima dobavljača i njihovo pohranjivanje kod nas "za svaki slučaj".
Čak i u našem vlastitom sistemu, gdje je pohrana podataka dobro dokumentirana, metodologija izvoza podataka u standardnu tabelu, bazu podataka ili XML može uveliko olakšati integraciju novog sistema. Važno je uspostaviti procedure za ekstrakciju podataka, provjeru funkcionalnosti izvoza i dobrog dokumentiranja formata, jer je kritični trenutak kada trebamo preuzeti podatke upravo najgori trenutak za otkrivanje da izvoz ne radi ili da su savršeno izvezeni podaci kodirani u formatu s kojim ne možemo raditi.
Gore navedene zahtjeve treba provjeriti prilikom prihvatanja bilo kakve nove funkcionalnosti ili promjena sistema od dobavljača.
3. Zadržite prava intelektualnog vlasništva nad aplikacijama
Vlasništvo nad aplikacijama sastoji se od vlasništva nad izvornim kodom ili dizajnom aplikacije. Ako nemamo kontrolu nad izvornim kodom, riskiramo da kada želimo promijeniti dobavljača, otkrijemo da postojeći dobavljač posjeduje kritični dio koda i neće biti spreman da ga pruži besplatno. To možemo izbjeći jasnim definiranjem vlasništva u ugovoru; navodeći da je kod razvijen kao rezultat traženih promjena isključivo naše vlasništvo; ili da su te promjene kreirane pod licencom koja nam omogućava da ih koristimo i distribuiramo besplatno.
Čak i ako smo ugovorno osigurali vlasništvo, to ne znači da će nam dobavljač s kojim ćemo raskinuti ugovor odobriti pristup kodu. Iz tog razloga, toplo se preporučuje da se sistem za kontrolu izvornog koda, wiki i ostali dokumenti pohranjuju kod treće strane i da partner bude obavezan da podatke pohrani na određenom mjestu i u određeno vrijeme kako bismo imali pristup trenutnim verzijama.
4. Integracija sistema umjesto proširenja funkcionalnosti
API-ji web servisa (interfejsi za programiranje aplikacija) sada su uobičajena karakteristika mnogih komercijalnih i aplikacija otvorenog koda. To znači da su sve karakteristike ili funkcije dostupne korisnicima aplikacija dostupne i za korištenje između različitih sistema i aplikacija.
Korištenjem protokola i standarda za definiranje ovog interfejsa, ovi servisi predstavljaju jedinstveno sredstvo komunikacije i platformu; aplikacija napisana na jednom jeziku ili na jednom operativnom sistemu dostupna je sistemima napisanim na potpuno drugačiji način. Podaci se prenose u zajedničkom formatu, kao što su XML ili JSON, a kodne baze oba sistema ostaju potpuno nezavisne.
Danas svaki korisnik može zamisliti kako izgleda integracija sistema. Uostalom, svi koristimo web aplikacijske servise koji su međusobno integrirani - na primjer, Google kalendar s Google kontaktima i Gmailom. Ako odlučimo početi koristiti drugi kalendar umjesto postojećeg, potrebno ga je samo povezati s postojećim podacima. Ova metoda promjene sistema nije moguća ako imamo vlastiti sistem, koji smo prvobitno kupili samo za računovodstvo, a dobavljač nam je postepeno razvijao CRM modul, servisni modul itd.
Ista logika se primjenjuje i na integraciju sa sistemima koje pružaju kao uslugu pružatelji usluga u oblaku (SaaS – Software as a Service). Korištenje web servisa odvaja pojedinačne aplikacije jednu od druge; čineći cijeli sistem fleksibilnijim i transparentnijim. Naprotiv; fiksne veze između različitih modula olakšavaju dobavljaču da poveća našu ovisnost o njima; povećavaju složenost koda; a fleksibilnost sistema je jednaka najmanje fleksibilnom dijelu.
5. Pokušajte smanjiti modifikacije standardnog sistema
Pokušajte implementirati potreban sistem uz minimalne izmjene standardne implementacije. Obično niste prvi kupac dobavljača. Pokušajte maksimalno iskoristiti iskustvo dobavljača s drugim klijentima tokom implementacije. Vjerovatno ćete se iznenaditi koliko efikasnije se neki procesi mogu implementirati ili da će određeni podaci koje smo ranije previdjeli postati naša konkurentska prednost.
Ako su potrebne veće promjene u funkcionalnosti aplikacije, to može značajno zakomplicirati prelazak na nove verzije u budućnosti, a svaki prelaz će biti izazovan u smislu razvoja i implementacije.
6. Koristite više dobavljača
Pokušajte sami upravljati cijelim dizajnom, razvojem, implementacijom i radom sistema, a ne prepuštajte to dobavljaču. Dobra je ideja odvojiti poslovne analitičare od programera; na primjer. Dobra je ideja da sistem testiraju testeri koji su izvan razvojnog tima. Oni će posao obavljati efikasnije; a vjerovatnoća da ćete dobiti besprijekoran proizvod je mnogo veća. Ako je neka druga strana odgovorna za rad (npr. pružatelj usluga u oblaku); pobrinite se da će oni podsticati programere da isporuče proizvod koji minimizira probleme u radu sistema.
7. Navedite postupak raskida ugovora; uključujući kazne za dobavljača
Kako je u ugovoru specificiran prekid saradnje? Otkazni rok od tri mjeseca; nakon čega prestajete plaćati, a dobavljač prestaje pružati podršku? To je krajnje neadekvatno.
Potrebno je navesti koju dokumentaciju i u kojem kvalitetu dobavljač mora dostaviti vama; ili direktno novom dobavljaču; tokom otkaznog roka. Ako ste osigurali prava intelektualnog vlasništva na dizajn; izvorni kod i ostale dijelove dokumentacije navedene u tački 3; tim bolje. Prilikom sklapanja ugovora s dobavljačem, dobra je ideja provjeriti s kompanijama koje su zauzele 2. i 3. mjesto šta će im biti potrebno ako žele preuzeti razvoj i održavanje od pobjednika.
8. Obavijestite dobavljače o budućim razvojnim planovima
Radite na dugoročnom partnerstvu sa svojim dobavljačima. Ako redovno razgovarate o svojim razvojnim planovima i strateškim pitanjima s njima, a ne samo o trenutnim promjenama u funkcionalnosti, dobavljač može dati prijedloge koji će stvoriti sistemsku arhitekturu koja je stabilna, efikasna i isplativa, ne samo za vaše trenutne zahtjeve, već i za buduće zahtjeve. Da biste razjasnili svoje zahtjeve, možete koristiti, na primjer, MuSCoW metodu, koja zahtjeve dijeli u sljedeće kategorije:
- Mora imati – mora imati
- Trebalo je – trebalo je
- Moglo je – bilo bi lijepo imati
- Neću imati ovaj put – ne mora imati u ovom trenutku
9. Prikupite ideje i mišljenja od drugih stranaka
Nemojte se zaglaviti na jednom mjestu; pratite trendove; tražite najbolje pristupe i prakse; i pratite sve. Unajmite kompaniju da dobijete treće mišljenje – oni će procijeniti vaše odluke i sa tehničke i sa strateške perspektive. Ne mora biti skupo. A takve konsultacije se isplate jer će vam pomoći da izbjegnete greške. Iz mog iskustva; znam za slučaj kada je dobavljač prisilio kupca da uloži nekoliko miliona kruna u rješavanje problema koji je sam uzrokovao; a konsultant je utvrdio da investicija uopće neće riješiti problem jer problem leži negdje drugdje.
Konsultant vam može pomoći da definirate svoju strategiju; kreirate potražnju; procijenite opcije; i sagledate stvari iz neočekivanog ugla. Također vam može pomoći da provjerite svoje dobavljače i osigurate najbolji mogući ishod za vas. Konsultant uvijek treba imati na umu da želite biti nezavisni od određenog dobavljača i da prepoznajete vrijednost svog znanja kao konkurentsku prednost.
Pravi izbor dobavljača se odnosi na upravljanje rizicima
Vjerujem da nakon čitanja ovog članka imate jasniju ideju o tome kako pretvoriti svoje dobavljače u partnere u vašem uspjehu, a ne postati njihovi vazali. Sprečavanje neugodnih situacija se odnosi na dosljedno upravljanje rizicima i odabir rješenja koja uravnotežuju trenutne zahtjeve s budućom fleksibilnošću. Pridržavajući se gore navedenih principa, osigurat ćete pravi izbor dobavljača i novih sistema.
