Rostoucí riziko spojené se zákonem ERISA v oblasti dobrovolného zaměstnaneckého zabezpečení

Povinnosti správců podle zákona ERISA pod drobnohledem v rámci dobrovolných benefitových programů

Zákon o zabezpečení příjmů zaměstnanců v důchodu z roku 1974 (ERISA) je již dobře zavedený, stejně jako fiduciární povinnosti, které ukládá. Zřizovatelé penzijních plánů jsou povinni jednat v nejlepším zájmu účastníků a oprávněných osob. Novinkou je však rostoucí vlna soudních sporů týkajících se zákona ERISA, které se zaměřují na dobrovolné penzijní plány.

Společnost Schlichter Bogard LLC (Schlichter) nedávno podala hromadné žaloby podle zákona ERISA proti několika velkým zaměstnavatelům, jakož i proti jejich zprostředkovatelům a poradcům v oblasti zaměstnaneckých benefitů a zdravotního pojištění. Tyto žaloby se týkají údajného porušení povinnosti jednat v nejlepším zájmu klientů v souvislosti s nabídkami dobrovolného pojištění, včetně úrazového pojištění, pojištění pro případ závažných onemocnění a pojištění hospitalizačních nákladů.

Kdy se na dobrovolné zaměstnanecké benefity vztahuje zákon ERISA?

Nedávné soudní spory poukazují na to, že se stále více zkoumá, zda dobrovolné programy zaměstnaneckých benefitů skutečně splňují podmínky pro výjimku z působnosti zákona ERISA. V hromadných žalobách ve věci Schlichter žalobci tvrdí, že někteří zaměstnavatelé nesplnili požadavky na „bezpečný přístav“ stanovené Ministerstvem práce (DOL), což vedlo k tomu, že tyto programy byly posuzovány jako programy zaměstnaneckých benefitů podléhající zákonu ERISA, na něž se vztahují povinnosti správce majetku. Obecně platí, že dobrovolné programy zaměstnaneckých benefitů nejsou považovány za programy spadající pod zákon ERISA, pokud splňují všechna čtyři kritéria podle ustanovení o bezpečném přístavu Ministerstva práce (DOL):

1. Zaměstnavatel se na placení pojistného nepodílí
2. Zaměstnavatel nedostává žádnou jinou odměnu než přiměřenou náhradu za administrativní služby
3. Účast je pro zaměstnance zcela dobrovolná
4. Zaměstnavatel tento program nijak nepodporuje, pouze zajišťuje srážky ze mzdy a umožňuje pojišťovnám či makléřům informovat o této nabídce

Nesplnění kterékoli z těchto podmínek může mít za následek, že se na daný plán bude vztahovat zákon ERISA, a s tím související povinnosti správce majetku a potenciální riziko právní odpovědnosti.

Příklady doporučení zaměstnavatele – a možné důsledky

Některé kroky zaměstnavatele mohou být vykládány jako „podpora“, což může ohrozit výjimku dobrovolného plánu z působnosti zákona ERISA:

• Zahrnutí dobrovolných benefitů do materiálů nesoucích značku zaměstnavatele (např. do průvodců benefity s názvem a logem společnosti) může vyvolat dojem, že zaměstnavatel tento program zorganizoval, vyjednal nebo jej podporuje
• Propagace skupinového pojištění jako součásti celkového balíčku odměn a benefitů během období otevřené registrace může být vnímána jako podpora
• Nabídka omezeného výběru benefitů v rámci strukturované platformy pro registraci může vyvolat dojem, že se jedná o výběr a doporučení ze strany zaměstnavatele
• Možnost, aby zaměstnanci hradili dobrovolné benefity před zdaněním prostřednictvím programu cafeteria, může být rovněž považována za podporu
  

Pokud bude potvrzeno, že se jedná o schválení, může se na tento plán vztahovat zákon ERISA, což s sebou nese povinnosti správce majetku a potenciální odpovědnost.

Proč mohou být zaměstnavatelé a zprostředkovatelé považováni za osoby s povinností jednat v nejlepším zájmu

Žalobci v nedávných soudních sporech tvrdí, že zaměstnavatelé – a v některých případech i jejich zprostředkovatelé – plní na základě své role při dohledu nad penzijními plány a jejich správě funkci správců majetku. Mezi hlavní tvrzení patří:

• Zaměstnavatelé disponují při správě penzijního plánu diskreční pravomocí, z čehož vyplývá jejich povinnost jednat obezřetně a v nejlepším zájmu účastníků
• Zaměstnavatelé mají povinnost sledovat odměňování poskytovatelů služeb a zajistit, aby jejich poplatky byly přiměřené
• Od zaměstnavatelů se očekává, že budou posuzovat pojistné, pojistitele, historii pojistných událostí, provize a celkovou hodnotu programu ve srovnání s tržními standardy
• V některých případech údajně provize makléřů převyšovaly částky vyplacené z pojistných smluv
• Dobrovolné programy financované výhradně zaměstnanci nebyly dostatečně prověřeny z hlediska nákladové efektivnosti ani konkurenceschopnosti
• Zaměstnavatelé zanedbali sledování a vyjednávání klíčových aspektů, jako je výběr pojistitele, provize a škodovost

Důležité informace pro zaměstnavatele při poskytování dobrovolných benefitů

Za účelem snížení rizik a posílení správy a řízení by zaměstnavatelé měli zvážit:

• Zřízení interního poradního výboru, který bude posuzovat nabídku dobrovolných benefitů a ověřovat jejich soulad s požadavky na bezpečné přístavy stanovenými Ministerstvem práce (DOL)
• Zavedení formálních postupů pro sledování výkonnosti plánu, včetně odměňování makléřů, struktury poplatků a škodovosti
• Provádění důkladného prověřování dodavatelů, včetně posouzení jejich finanční stability, historie vyřizování pojistných událostí a schopností poskytovat služby
• Zajištění úplné transparentnosti všech forem odměňování zprostředkovatelů a dodavatelů, včetně provizí a nepřímých plateb
• Pravidelné srovnávání plánů s alternativami na trhu za účelem posouzení konkurenceschopnosti a hodnoty pro zaměstnance
• Vedení přehledné dokumentace rozhodovacích procesů za účelem prokázání obezřetnosti a dohledu
• Zajišťování neutrální a pečlivě formulované komunikace se zaměstnanci, aby se předešlo nechtěnému vyjádření podpory
• Školení týmů pro lidské zdroje a zaměstnanecké benefity v oblasti dopadů zákona ERISA a povinností správců majetku
• Zajištění souladu s platnými předpisy, včetně zákona ERISA (v příslušných případech), zákona COBRA a zákona o dostupném zdravotním pojištění (Affordable Care Act), a pravidelné přezkoumávání a aktualizace souhrnných popisů plánů (SPD)
• Zajištění odpovídajícího pojištění proti zpronevěře, je-li to relevantní, za účelem dodržení předpisů zákona ERISA
• Sladění dobrovolných benefitů s širší strategií v oblasti benefitů, aby se předešlo zdvojování nebo mezerám v pokrytí

Hlavní závěr

Vzhledem k tomu, že se právní spory neustále vyvíjejí, měli by zaměstnavatelé zaujmout proaktivní přístup při posuzování toho, jak jsou dobrovolné zaměstnanecké benefity nastaveny, jak jsou zaměstnancům prezentovány a jakým způsobem jsou spravovány. To, co bylo v minulosti považováno za nabídku s nízkým rizikem hrazenou ze strany zaměstnanců, je nyní předmětem zvýšené pozornosti, a proto jsou důkladný dohled, dokumentace a transparentnost důležitější než kdy jindy.

O autorovi

Marlys Schmitt je zkušenou konzultantkou ve ERA Group Minnesotě. Jako poradkyně a zastánkyně se zaměřuje na budování pevných vztahů a poskytování komplexních řešení pro snižování nákladů svým CFO z řad generálních ředitelů a CFO . Během svého působení ve ERA Group vedla Schmitt prověrky výdajů v celkové výši přes 20 milionů dolarů a realizovala více než 100 klientských projektů.

‍